Déhora is ISO 27001 gecertificeerd
Planners in de zorg staan momenteel voor een ongekende uitdaging: het plannen van personeel in crisistijd. Het is momenteel belangrijker dan ooit om het personeel gezond in te roosteren en tevens de organisatie draaiende te houden. Daar komt best veel bij kijken. Is er voldoende personeel om te plannen, wie heeft er verlof? Zo zijn er tal van uitdagingen waar planners mee te maken hebben. In onderstaande blog beschrijven wij de top 3 uitdagingen met mogelijke oplossingen.
Uitdaging 1 – Virusverspreiding voorkomen
Een eerste uitdaging waar de zorg momenteel voor staat is het voorkomen van besmetting tussen medewerkers en patiënten. Uitgangspunt van veel zorgorganisaties is daarom dat medewerkers in vaste teams op vaste locaties werken om de kans op besmetting zo klein mogelijk te houden. De inzet van externe krachten is zeker nog mogelijk, mits zij worden geplaatst in één team op één locatie. Deze uitdaging vraagt veel van de planner. Een oplossing kan het (tijdelijk) inrichten van ploegendiensten zijn, zodat medewerkers structureel in eenzelfde ploeg werken. Op onze website hebben wij uitvoerig beschreven welke vormen van ploegendiensten mogelijk zijn.
Uitdaging 2 – Teruggave verlof
We zien dat veel zorgmedewerkers hun geplande verlof willen intrekken. De beweegredenen daarvoor zijn tweezijdig: enerzijds kan de geplande vakantie niet doorgaan, anderzijds is er momenteel veel hulp nodig om de zorg draaiende te houden.
Voor de planning is dit een uitdaging, zowel op de korte als de lange termijn. Niet iedere afdeling heeft (per direct) behoefte aan extra medewerkers. Daarnaast is er doorgaans al vervanging geregeld voor de medewerkers die met verlof zouden zijn. Bovendien vormt het een risico als medewerkers door het niet opnemen van verlof eerder oververmoeid raken en (eerder) ziek worden. Op de lange termijn ontstaat er een groeiend verlofstuwmeer indien iedere medewerker het geplande verlof intrekt. Wanneer zullen dan al deze verlofuren worden opgenomen?
Tips van Déhora professionals:
- Verlof is bedoeld om de werk- privébalans goed te houden. Deze balans is belangrijker geworden dan ooit. Medewerkers die verlof willen teruggeven dienen per geval beoordeeld te worden. Wanneer er geen noodzaak is in de capaciteit van het team waar zij toe behoren, dan raden aan wij het verlof te laten staan. Kortom, maatwerk.
- De werkgever is niet verplicht om teruggave van verlof te honoreren. Dit kan uiteraard in overleg wel. Het is belangrijk om als organisatie een eenduidig beleid te voeren, zodat er tussen leidinggevenden geen verschillende aanpakken met betrekking tot verlof terugname bestaan. Wij adviseren medewerkers om niet al hun verlof terug te geven, maar tenminste een deel van het geplande verlof op te nemen. Leg vanuit het perspectief van de werkgever de belangrijkste oorzaken uit, zodat medewerkers begrip krijgen voor de keuze om het verlof niet terug te geven. De strijd tegen corona blijkt namelijk geen sprint maar een marathon te zijn, samenwerking en een goede verstandhouding is daarom erg belangrijk.
- Indien medewerkers de mogelijkheid krijgen hun verlof terug te geven adviseren wij een organisatie (of afdeling) breed een planning te maken wanneer medewerkers hun verlof wel kunnen opnemen. Zorg daarbij voor een goede spreiding van verlofopname tussen de medewerkers, anders ontstaat het risico dat elders in het jaar een piek in de verlofopname ontstaat.
- Overweeg eventueel om bovenwettelijke verlofuren uit te betalen. Zo voorkom je het verlofstuwmeer en tekorten in het najaar.
- Overweeg een capaciteitsplanning op korte termijn (wekelijks-dynamisch) in te voeren; afstemming van werk en beschikbare formatie. Is de formatie nog op orde ten opzichte van het werkaanbod? Breng in kaart hoeveel verlof er wekelijks is aangevraagd en zet dit weg tegen het werkaanbod.
Uitdaging 3 – behouden van overzicht en een blik op de toekomst
De basis waarop doorgaans wordt gepland is totaal verstoord. Een gemaakte forecast zal momenteel tijdens de coronacrisis waarschijnlijk anders uitpakken dan men op voorhand dacht. Desondanks dient er toch een planning gemaakt te worden, scenario’s uitgeschreven te worden en een voorlopig plan van aanpak opgesteld te worden voor komende maanden. Vraag je je af op basis van welke data? Dan is het antwoord: op basis van getallen van gisteren en gezond verstand! Maar daar komen veel onzekerheden bij kijken, zoals: hoe lang gaat de coronacrisis duren, hoe lang blijven locaties gesloten, hoeveel medewerkers worden ziek en hoeveel medewerkers gaan wel/niet op vakantie? Deze factoren zorgen er voor dat de middellange termijn minder goed te voorspellen is dan wij normaal gesproken gewend zijn.
Tips van Déhora professionals:
- Een eerste tip van onze planners is om kort cyclisch te plannen. Maak bijvoorbeeld een basisrooster voor komende twee tot vier weken, zodat medewerkers houvast hebben op korte termijn. Neem daarbij eventuele verlofaanvragen in ogenschouw.
- Een tweede tip is het ontwikkelen en gebruiken van scenario’s waarmee je kan inspelen op de te verwachte uitdagingen. Bijvoorbeeld een scenario om besmetting te beperken: als er op een afdeling corona wordt geconstateerd, rapporteert de planning wie er de voorgaande 14 dagen op die afdeling hebben gewerkt. Vanaf dat moment worden desbetreffende medewerkers alleen nog op de besmette afdeling ingezet. Andere denkbare scenario’s hebben betrekking op ziekteverzuim. Bijvoorbeeld waarin rekening wordt gehouden met een percentage gezonde en zieke medewerkers. Hieruit wordt vervolgens een conclusie getrokken over de benodigde inzet van externe medewerkers.
- Een derde tip is gericht op het opzetten van een crisisteam. Maak een directie of management lid verantwoordelijk voor de aanpak van de coronacrisis met aandacht voor:
a) De gezondheid en het welzijn van medewerkerszodat zij hun taken kunnen blijven vervullen. Een belangrijk onderdeel is uiteraard de planning!
b) Breng de financiële positie van de organisatie in kaart: hoeveel uitval wordt verwacht door ziekte en welke mogelijkheid is er om externe inhuur in te zetten.
c) Aanpassing van werkaanbod: stel bij aan de hand van veranderde vraag.
d) Coördinatie en communicatie: zorg voor heldere boodschappen aan alle relevante actoren en luister ook naar wat zij kunnen vertellen.
Hulp nodig bij uw planning a.g.v. het coronavirus? Bel ons Crisisteam Personeelsplanning op 020-797 1234. Zij staan 7 dagen per week van 8.00-20.00 uur voor u klaar! Of bekijk deze pagina voor meer informatie.
Mogelijk ook interessant voor u:
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
4 tips voor gezondere ploegendienst medewerkers
Ongeveer een op de vijf medewerkers in Nederland werkt in onregelmatige diensten of nachtdiensten. Behoren uw medewerkers tot deze groep? Dan bent u er vast mee bekend dat dit soort diensten niet alleen fysieke, maar ook mentale en sociale gevolgen met zich meebrengt. Gezonde ploegendienst medewerkers zijn waardevol voor iedere organisatie. Lees hier 4 tips voor vitale ploegendienst medewerkers.
