De rol van big data bij uw personeelsplanning

Big data artikel

De term big data klinkt veel mensen waarschijnlijk bekend in de oren. Er wordt immers in de media veel over geschreven en gesproken en wellicht ook wel bij u in de organisatie. Maar wat het nu precies is, daar kunnen maar weinig mensen een goed en eenduidig antwoord op geven. Ook omdat de term vaak op veel verschillende manieren wordt gebruikt. Een goede definitie van big data is: een grote set aan gegevens die mathematisch geanalyseerd moet worden om patronen, trends en verbanden (vooral in relatie tot menselijk gedrag) weer te geven. Dat laatste, de patronen, trends en verbanden in relatie tot menselijk gedrag, maakt dat big data ook op het vlak van personeelsplanning of workforce planning de laatste jaren steeds relevanter is geworden.

Een goed stappenplan cruciaal bij de ontwikkeling van gezonde roosters

Bij workforce planning is vaak sprake van grote hoeveelheden gegevens, oftewel big data, over bedrijfsprocessen, diensten, medewerkers en het werkaanbod. Deze gegevens worden echter vaak niet goed geanalyseerd en gebruikt, waardoor suboptimale keuzes worden gemaakt tijdens het planproces. Deze keuzes kunnen grote gevolgen hebben voor de (resultaten van de) organisatie. Een goed stappenplan om tot gezonde roosters te komen is daarom cruciaal.

De rol van big data bij uw personeelsplanning2
Diagram 1: Roostervormgevingsproces als stappenplan tot gezonde rooster

 

Allereerst adviseren de experts van Déhora om, met gegevens die intern beschikbaar zijn, een werkaanbodanalyse te maken. Deze analyse geeft een duidelijk beeld van de uit te voeren werkzaamheden en het werkaanbod. Wanneer het werkaanbod inzichtelijk is gemaakt, kunnen hier netto bezettingseisen voor vast worden gesteld, waarin aangegeven wordt hoeveel medewerkers op welk moment van de dag minimaal aanwezig moeten zijn. Vervolgens kan dan in combinatie met de beschikbare en/of de gewenste formatie een bruto roostersleutel worden opgesteld. Aan de hand van de bruto roostersleutel kunnen er roosters worden gemaakt die daadwerkelijk aansluiten bij het werkaanbod.

Werkaanbodanalyse blijkt een lastige klus

Nu blijken veel organisaties nieuwe roosters te baseren op de huidige start- en eindtijden uit de huidige roosters en op roosterpatronen en –uren die de medewerkers gewend zijn. Maar op deze manier worden de tijden waarop het werk daadwerkelijk plaatsvindt niet meegenomen, de hoeveelheid werk en de verwachte afwijkingen hierop. Een gedegen werkaanbodanalyse speelt hierbij een cruciale rol. Dit blijkt in de praktijk nog best een lastige klus. Zo is er in veel organisaties, door de intensieve betrokkenheid bij het bedrijfsproces en beperkte planeducatie, een gebrek aan goed opgeleide planprofessionals met een helikopter view, die deze analyse kunnen uitvoeren.

Scherper aan de wind gaan zeilen

Het analyseren en vertalen van big data blijkt in de praktijk vaak complex, wat mede komt door het gebrek aan data analisten binnen organisaties. Organisaties kunnen hier veel gevolgen van ondervinden zoals een lage tevredenheid van het personeel en de klant en daarnaast heeft het ook effect op de bedrijfsresultaten van de organisatie. Als mensen werken op momenten dat zij niet nodig zijn of extra moeten komen werken als er tekorten zijn, werkt dat demotiverend en kan dit leiden tot onnodig ziekteverzuim. Als de organisatie scherper aan de wind gaat zeilen, door het juiste aantal medewerkers op het juiste moment in te zetten – in overeenstemming met het werkaanbod – zal dit direct een positieve invloed hebben op de medewerkerstevredenheid en de bedrijfsresultaten. Goede data analyse speelt hierbij een cruciale rol.

Voorbeeld van werkaanbodanalyse (week)
Diagram 2: Voorbeeld van werkaanbodanalyse

Déhora helpt u graag met de optimale inzet van uw big data

Wilt u op weg geholpen worden bij de optimale inzet van uw big data bij uw planproces? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Mogelijk ook interessant voor u

personeelsrooster
Het maken van een personeelsrooster

Bij het opstellen van een gezond personeelsrooster biedt de roostermethodiek ‘In 6 stappen een nieuw rooster’’ van Déhora uitkomst. Wij lichten hier de methodiek en haar voordelen toe.