De bloemenveiling FloraHolland in Aalsmeer zorgt van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat voor de aanvoer en doorvoer van bloemen uit Europa en Afrika. Achter de afdeling aanvoer zit een enorm logistiek proces met sterke pieken en dalen in het werk. Te allen tijde beschikken over de juiste hoeveelheid medewerkers is voor deze afdeling dus cruciaal.
Kostbaar en tijdrovend planproces
Bij de inzet van personeel liepen de planners tegen een probleem aan. Er was een sterk vermoeden dat er een mismatch bestond tussen de aanwezige medewerkers en het uit te voeren werk. Maar data om dit vermoeden te bevestigen, ontbraken.
Door deze mismatch leenden afdelingen onderling regelmatig medewerkers aan elkaar uit om piekmomenten in het werk aan te kunnen. Voor de minder populaire weekenddiensten riepen de planners bovendien regelmatig de hulp in van een uitzendbureau. Gevolg: een kostbaar en tijdrovend planproces. Het maken van nieuwe roosters lag voor de hand. Daarbij was het belangrijk om de roosters zacht te laten landen bij het personeel.
Inventarisatie van alle werkprocessen FloraHolland
Begin 2015 begonnen de analisten van FloraHolland met een inventarisatie van alle werkprocessen. ”We moesten het vermoeden van die mismatch hard zien te maken”, licht Dolf de Groot, senior projectmanager bij de bloemenveiling, toe. ”Hoe laat hebben we hoeveel werk? Vertonen de pieken en dalen een patroon? Tijdens deze inventarisatie kwamen er ook allerlei verborgen diensten in beeld.”
Vier mogelijke roosterscenario’s
Na het afronden van de inventarisatie van het werkaanbod kwamen de consultants van Déhora in beeld. Zij vertaalden het werk in passende roostersleutels, die werden doorberekend in vier verschillende roosterscenario’s. Belangrijk in dit complexe traject was om draagvlak te creëren voor de nieuwe roosters. Door de mismatch tussen het huidige rooster en het werkaanbod inzichtelijk te maken in grafieken, werd voor werknemers begrijpelijk waar de knelpunten zaten.
Vervolgens werd er een klankbordgroep opgezet bestaande uit leidinggevenden en medewerkers. Elke stap op de weg naar de nieuwe roosters werd zorgvuldig aan hen teruggekoppeld. Ook werd de klankbordgroep de vier roosterscenario’s voorgelegd, om zo samen met de medewerkers tot een keuze te komen. Na instemming van de klankbordgroep zetten wij het gekozen scenario om in een set nieuwe, individuele roosters.
Nieuwe roosters bieden oplossing
De roosters zijn nog niet van kracht. Maar de belangrijkste stappen zijn inmiddels gezet. Het voorkeursscenario van de klankbordgroep werd in oktober 2016 ter instemming voorgelegd aan de ondernemingsraad, en in november goedgekeurd. De individuele roosters werden afgelopen november gepresenteerd aan het personeel. De meningen van medewerkers lopen uiteen, merkt De Groot: ”Maar de lusten en de lasten van het werk zijn nu wel eerlijker verdeeld.”
Voor de organisatie zelf zijn de resultaten glashelder. ”Het belangrijkste is dat er gewerkt wordt wanneer er werk is”, zegt De Groot. ”De administratieve druk voor teamleiders rondom het in- en uitlenen van personeel is gedaald. Ook worden er worden minder uitzendkrachten ingezet. Dat is een noodzakelijke kostenbesparing voor de onderneming.”
Dolf de Groot, senior projectmanager bij FloraHolland:
”De consultants van Déhora zijn deskundig, flexibel, altijd bereikbaar en behulpzaam. Voor ons was het de investering zeker waard.”