Op zoek naar een uitdagende baan als planner bij verschillende opdrachtgevers?

Het belang van onderzoek bij het ontwikkelen van een thuiswerkbeleid

thuiswerkbeleid

Nu het (deels) thuiswerken normaal is geworden, hebben veel organisaties behoefte aan een helder thuiswerkbeleid. Maar hoe kom je als organisatie tot een goed werkbaar en breed gedragen beleid? Volgens onze divisie Research, moet je daarvoor eerst een aantal belangrijke zaken goed onderzoeken. Hoe beleven de medewerkers het thuiswerken bijvoorbeeld? En hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich verbonden blijven voelen met het team en de organisatie? Ook binnen dit thema voert de divisie Research onafhankelijk, deskundig en toepassingsgericht onderzoek uit voor opdrachtgevers in diverse sectoren. Charlotte Peppelman, Business Analyst & Researcher bij Déhora, vertelt in dit interview hoe (en waarom) de beleving van thuiswerkende medewerkers in kaart wordt gebracht om zo, in co-creatie met de opdrachtgever, een goed thuiswerkbeleid te ontwikkelen.

Jullie brengen als afdeling Research van Déhora de thuiswerkbeleving bij organisaties in kaart. Wat maakt jullie experts op dit gebied?
“Vanuit Déhora hebben we jarenlange ervaring op het gebied van planning en workforce management. Waar en wanneer je werkt is daar een belangrijk onderdeel van, omdat het ook te maken heeft met de organisatievan arbeid. Die kennis en jarenlange ervaring kunnen we goed toepassen op vraagstukken op het gebied van thuiswerken. Daarnaast hebben wij bij de afdeling Research veel ervaring op het gebied van onderzoek. Dat maakt dat wij goed weten hoe we op maat, dus specifiek toegesneden op het vraagstuk van de opdrachtgever, onderzoek kunnen doen.”

 Waarom is het in kaart brengen van de beleving rondom thuiswerken volgens jullie nodig?
“Het is nodig omdat we tijdens de COVID-19 pandemie hebben geleerd dat de thuiswerkbeleving voor alle medewerkers anders is en er bovendien door het thuiswerken veel minder zicht op is op de thuiswerksituatie van medewerkers. Terwijl deze voor medewerkers behoorlijk kan verschillen. Denk bijvoorbeeld aan de starter die in een kleine studio zit te werken of in een gedeeld huis, met andere huisgenoten erbij. Of ouders met jonge kinderen die tijdens de werkdag thuis zijn. Iedere medewerker bevindt zich in een andere thuissituatie en beleeft het thuiswerken anders. Daarom is het belangrijk om aan die beleving aandacht te besteden.”

Hoe pakken jullie dat aan?
“Dat kan op verschillende manieren. Met een vragenlijstonderzoek breng je op een heel gestructureerde manier in kaart hoe de medewerkers het thuiswerken ervaren, waar ze knelpunten zien en wat mogelijke verbeterpunten zijn. Bij deze aanpak betrekken we zowel de medewerker als de werkgever, bijvoorbeeld door middel van een werkgroep waarin we samen de vragenlijst opstellen. Maar we voeren ook gesprekken met HR-medewerkers, het management en OR-leden. Op die manier wordt het, als het doel een thuiswerkbeleid is, een gedragen beleid. In plaats van vragenlijsten nemen we soms ook interviews af of organiseren we werksessies om te kijken wat de verschillende opvattingen zijn.”

thuiswerkbeleidMerken jullie bij die verschillende opvattingen en beleving nog verschil in het soort organisatie?
“Ik denk dat het minder met het soort organisatie te maken heeft. Het heeft vooral met het soort werk te maken. Sommige werkzaamheden lenen zich nou eenmaal beter dan andere voor online werken. Voor sommige werkzaamheden is het heel belangrijk om face to face in contact te zijn en dan is thuiswerken een uitdaging. Zeker als mensen net starten bij een nieuwe werkgever, is het lastig om samen te werken met collega’s die ze nog moeten leren kennen. En zoals ik eerder aangaf heeft de privésituatie er een grote invloed op. Heeft iemand bijvoorbeeld een partner of schoolgaande kinderen over de vloer? Dat zijn factoren die van invloed zijn op de beleving. En verder zien we dat alleenstaanden door thuiswerken meer in een isolement kunnen raken. Dus dat is ook een aandachtspunt.”

Het inzicht in de belevingen gebruiken jullie als uitgangspunt om een goed thuiswerkbeleid op te stellen?
“Ja, dat vormt inderdaad wel het uitgangspunt, omdat het zorgt voor een gedragen beleid, waarin rekening kan worden gehouden met de diverse behoeftes en situaties van thuiswerkers. Het opstellen van het beleid zelf doen we vervolgens altijd samen met belanghebbende partijen. Vaak in de vorm van een werkgroep, om de juiste mensen bij het opstellen van het beleid te betrekken, input te laten leveren en mee te laten lezen. Zodoende hebben we beter inzicht in hoe het beleid wordt ontvangen in de organisatie.”

Waarom is zo’n thuiswerkbeleid eigenlijk nodig? Kunnen organisaties niet gewoon onderling met elkaar afspraken over thuiswerken maken?
“Om thuiswerken tot een succes te maken zijn heldere afspraken nodig. Werknemer en werkgever weten op die manier goed waar zij aan toe zijn. Denk bijvoorbeeld aan de verschillende faciliteiten die worden geboden voor de thuiswerkplek of de manier waarop er wordt samen gewerkt. Een uniforme werkwijze zorgt voor rust in de organisatie en zorgt ervoor dat medewerkers hun energie kunnen steken in hun werkzaamheden. Ook schept het duidelijkheid. Je wilt voorkomen dat een medewerker bijvoorbeeld besluit om vanuit de Spaanse zon in te bellen, terwijl dat wellicht niet is wat je als organisatie verstaat onder thuiswerken. Hoe (strak) je het beleid en de bijbehorende regels wil vastleggen hangt mede van de organisatiecultuur af. Je ziet bij sommige organisaties dat men gewend is om regels in beleid te gieten. Het is voor organisaties wel goed om hierover na te denken. Besluit je dan vervolgens als organisatie om het besluit over het al dan niet thuiswerken bij teams zelf neer te leggen, dan is het goed om ook dat vast te leggen.”

Je zei net iets over cultuur. Brengen jullie de bedrijfscultuur standaard ook in kaart bij het opstellen van een beleid?
“Het is maatwerk. Dus een en ander hangt daarbij wel af van de wensen van de opdrachtgever. Maar wij vinden zelf cultuur wel een belangrijke factor om mee te nemen in het traject en waarin we organisaties willen stimuleren. Hoe wil je bijvoorbeeld die cultuur behouden als er standaard thuisgewerkt wordt? Stel, je bent bijvoorbeeld een organisatie die altijd met elkaar luncht, om te faciliteren dat de verbinding wordt aangegaan. Hoe ga je dat dan vormgeven, als bijvoorbeeld de helft van het personeel thuiswerkt? Zorgt dat voor een kloof tussen thuiswerkers en kantoorwerkers of lopen medewerkers elkaar mis?”

Wat levert zo’n thuiswerkbeleid organisaties in het algemeen concreet op?
“Een helder beleid op thuiswerken dwingt organisaties na te denken over hun visie op wat ze uit willen dragen en het helpt hen ervoor te zorgen dat er met thuiswerken zodanig wordt omgegaan dat de bedrijfscontinuering wordt gewaarborgd, in het licht van die visie. Maar ook zaken als medewerkerstevredenheid en goed werkgeverschap worden in een goed doordacht thuiswerkbeleid geborgd.”

Kun je een voorbeeld noemen van een thuiswerkbeleid dat jullie hebben opgesteld, waarbij het ook echt aantoonbaar voor een positieve verandering heeft gezorgd?
“Een van onze opdrachtgevers is een organisatie waar nooit werd thuisgewerkt, en waar ze dat vanwege corona ineens wel moesten doen. Omdat zij geen zicht hadden op hoe medewerkers dit ervoeren, vroegen ze ons dit in kaart te brengen. Uit ons onderzoek bleek dat medewerkers veel aspecten uit het thuiswerken heel prettig vonden. Denk daarbij aan aspecten als: thuis geconcentreerder en efficiënter kunnen werken, minder afleiding, minder reistijd, meer vrijheid om zelf je dag in te delen Dit heeft deze organisatie ertoe aangezet na te denken over hoe deze positieve aspecten, ook na corona, te behouden en is vastgelegd in het thuiswerkbeleid. In dat beleid staat onder andere hoe vaak een medewerker maximaal vanuit huis kan werken, voor een balans tussen thuis en kantoor. Zo blijven de eerder genoemde positieve elementen behouden, maar zorg je ook voor het op peil houden van de binding met de organisatie en collega’s.”

Jullie bieden ook een workshop over thuiswerken aan. Wat is het doel van deze workshop?
“Doel van de workshop is om medewerkers concrete handvatten en tips te geven over het zo goed mogelijk thuiswerken. Medewerkers lopen tegen zaken aan als ‘hoe deel ik mijn dag nu optimaal in?’, ‘hoe kan ik de juiste mensen bereiken?’ en ‘hoe hou ik mijn werk-privébalans goed?’. Deze training helpt daarbij. Door deze workshop als team te doen, ontdek je bepaalde patronen binnen het team. En dit levert concrete inzichten op in het omgaan met thuiswerken.”

Merken jullie dat er veel behoefte aan de workshop is?
“We merken dat de behoefte van medewerkers aan ondersteuning bij thuiswerken groot is, zowel bij grote als kleine organisaties. Omdat we de groepen klein willen houden vanwege ruimte voor persoonlijke ervaringen -mensen blijken dat in de praktijk heel prettig te vinden- geven we de workshop binnen grotere organisaties vaker.”

Wat voor vragen leven er vooral?
“De werk-privébalans komt veel ter sprake. Begrijpelijk, mensen zijn gaan werken vanuit de plek waar ze normaal gesproken hun vrije tijd doorbrengen. En mensen werken ‘nog even door’ omdat hun reistijd is weggevallen, waardoor de werkdagen ineens veel langer worden. We merken dat mensen daar moeite mee hebben, om daarin grenzen te stellen. Dus daar gaan we tijdens de workshop op in, op verschillende flexstijlen. Er wordt gekeken naar de verschillende manieren om daarmee om te gaan en wat dan de beste manier is voor de deelnemer. We krijgen overwegend van deelnemers te horen dat ze met de tips die ze in de workshop krijgen ook echt aan de slag kunnen. Dus dat het heel toepasbaar is.”

Als je als expert organisaties maximaal drie tips ten aanzien van gezond en efficiënt thuiswerken zou mogen geven, wat zouden die dan zijn?
“Ten eerste: blijf de verbinding faciliteren. Dus ook al blijft (een deel van) de organisatie thuiswerken, zorg ervoor dat iedereen elkaar onderling blijft spreken en op de hoogte blijft van wat er speelt. Dat is met name voor de organisatiecultuur van belang. Ten tweede, betrek de medewerker bij de ontwikkeling van een thuiswerkbeleid. Niet alleen bij het in kaart brengen van de beleving, maar ook op het moment dat je het beleid gaat opstellen zodat je kunt blijven toetsen of mensen zichzelf er nog in herkennen en zich erin kunnen vinden. Derde tip is tenslotte om het niet te laten bij het in kaart brengen van de beleving en het opstellen van een beleid, maar om ook te blijven toetsen hoe het in de praktijk landt. Dus evalueer regelmatig.”

Meer weten?

Wil je in kaart brengen hoe jouw medewerkers het thuiswerken beleven? Of wil je op weg geholpen worden met een thuiswerkbeleid? Neem gerust contact met ons op.

Mogelijk ook interessant voor u:

aandachtspunten-voor-thuiswerken-tijdens-en-na-de-lockdown
Aandachtspunten bij thuiswerken; tijdens en na lockdown

Thuiswerken en het beleid dat daarbij komt kijken, is de afgelopen maanden een belangrijk agendapunt binnen veel organisaties. Hoe verliep het thuiswerken de afgelopen maanden? Wat ging goed en wat kan er anders of beter? Welke vorm van ondersteuning hebben medewerkers nodig? En wat voor (aanvullende) afspraken moeten er worden gemaakt over thuiswerken? Zowel medewerkers als werkgevers zijn zoekende naar handvatten om het thuiswerken — ook op de langere termijn — tot een succes te maken. Déhora helpt u graag op weg.

blog vijf voorwaarden voor succesvol thuiswerken
Vijf voorwaarden voor succesvol thuiswerken

We werken steeds meer thuis. Vorig jaar werkten ruim 1,2 miljoen Nederlanders bijna altijd thuis en nog eens 2 miljoen Nederlanders deden dit incidenteel, zo blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Opgeteld gaat het om 37 procent van Nederlandse werknemers en zelfstandigen. Het aandeel thuiswerkers neemt over de jaren nog steeds toe.