Kom op 5 oktober naar PLAN! Event in Sneek
De huidige coronacrisis vraagt veel van de planners onder ons. Om ons heen zien wij dan ook dat de focus van de planners ligt bij het rond krijgen van het rooster, de inzet van extra personeel en overige urgente zaken op de korte termijn. Voor organisaties die een zelfroostermethode toepassen, is het momenteel lastig om te richten op de lange termijn. Zelfroosteren is namelijk een methodiek die zich focust op een termijn van een aantal maanden vooruit. In praktijk is momenteel te zien dat met name fase 2 van het zelfroostermethodiek stilvalt. Dit is de fase waarin gezamenlijk het rooster kloppend wordt gemaakt. Daarnaast is het lastig om bezettingseisen vast te stellen. Niemand weet namelijk hoe het werk er over twee maanden uit zal zien. Vanwege de grote onzekerheid en de constant veranderende omstandigheden, schiet het zelfroosteren voor een langere periode er nu bij in. Hoe ga je hier als organisatie mee om? In deze blog geven wij een 8 gouden tips voor zelfroosteren in crisistijd.
Tip 1 – Betrek de medewerkers bij de planning
Wij merken dat er – tijdens deze coronacrisis – veel met medewerkers wordt gecommuniceerd over werkdagen, extra werken of juist minder werken. Voor organisaties/afdelingen die zelfroosteren, adviseren wij om ook over dit onderwerp frequent te communiceren. Het is belangrijk om medewerkers op de hoogte te stellen waar je als organisatie nu tegenaan loopt. Maar ook hoe deze coronacrisis invloed heeft op het zelfroosteren. Kortom, zorg ervoor dat jouw werknemers begrip krijgen voor het feit dat planningszaken anders lopen dan normaal.
Tip 2 – Verkort de roosterperioden
Bij zelfroosteren wordt het rooster meestal voor een maand of per vier weken gemaakt. Omdat de nabije toekomst onzeker is, is het ook onzeker hoeveel medewerkers op welk moment moeten gaan werken. Ook is niet duidelijk hoelang deze coronacris zal aanhouden. Daarom adviseren wij om tijdelijk over te stappen naar kortere roosterperioden, van bijvoorbeeld twee weken. Hierbij worden roosters bijvoorbeeld ook twee weken van tevoren gepubliceerd. Zorg er wel voor dat de medezeggenschap instemt met deze tijdelijke verandering.
Tip 3 – Een roosteraar voert tijdelijk fase 2 uit
In de huidige situatie is het moeilijk is om personeel en werk op elkaar af te stemmen, door ziekte of wisselend werkaanbod. Wij adviseren daarom om voor fase 1 de gebruikelijke zelfrooster manier te hanteren, maar fase 2 tijdelijk door een planner te laten uitvoeren. Dit zorgt ervoor dat medewerkers nog wel hun wensen kunnen opgeven, maar dat de planner het rooster kloppend maakt. Hanteer hierbij ook tip 2.
Tip 4 – Gebruik tijdelijk een basisrooster
Mochten medewerkers tijdens deze coronacrisis geen tijd hebben om zelf hun diensten in te plannen, dan adviseren wij om tijdelijk het zelfroosteren on-hold te zetten. De planner kan voor een periode weer basisroosters maken voor medewerkers. De planner maakt de roosters kloppend op basis van beschikbaar personeel en het werk. Wij adviseren daarnaast ook om met basisroosters te werken wanneer er tijdelijk personeel bijspringt om tekorten in het rooster op te vangen. Hanteer hierbij ook tip 2.
Tip 5 – Herstart zo snel mogelijk weer met zelfroosteren
Mocht zelfroosteren in – wat voor vorm dan ook – tijdelijk zijn aangepast, zorg er dan voor dat je zo snel mogelijk weer de draad oppakt en terug gaat naar zelfroosteren. Mocht de zomervakantieperiode dan net zijn aangebroken, start hier dan direct na de zomerperiode mee.
Tip 6 – Zelfroosteren na publicatie
Als personeel op korte termijn extra ingezet moet worden terwijl het rooster al is gepubliceerd, is het goed om medewerkers zelf openvallende of extra diensten te laten inroosteren (zogenoemde “shift picking”). Wij merken dat deze vorm van inspraak medewerkers extra betrokkenheid maakt. Het geeft ze een gevoel dat ze hulp bieden waar nodig is.
Tip 7 – Beschikbaarheidsroosteren
Is de toekomst dusdanig onzeker dat je niet weet hoeveel werk er straks is en wie er beschikbaar zal zijn? In zo’n geval adviseren wij om tijdelijk over te stappen naar een beschikbaarheidsrooster. Medewerkers kunnen via een app hun beschikbaarheid opgeven en een roosteraar plant hen vervolgens in. Aangezien dit een tijdelijke wijziging van een werktijdregeling is, zal een medezeggenschap hier mee moeten instemmen, ook al is het tijdelijk van aard.
Tip 8 – Betrek medezeggenschap
Wij merken dat organisaties ad-hoc keuzes moeten maken, die impact hebben op de inzet van hun personeel. Wees ervan bewust dat wijzigingen in een werktijdregeling instemmingsplichtig zijn. Al gaat het om een wijziging van tijdelijke aard, zorg te allen tijde dat de medezeggenschap vanaf de beginfase aangesloten is bij de problematiek, mogelijke oplossingen, keuzes en afspraken.
Eerste hulp nodig bij uw planning a.g.v. het coronavirus? Bel ons Crisisteam Personeelsplanning op 020-797 1234. Zij staan 7 dagen per week van 8.00-20.00 uur voor u klaar! Of bekijk deze pagina voor meer informatie.
Mogelijk ook interessant voor u:
De voordelen van zelfroosteren in de industrie
Waarom zelfroosteren een oplossing kan zijn Steeds vaker bevelen bonden werkgevers aan te sturen op flexibiliteit en zelfstandigheid bij hun…
4 tips voor gezondere ploegendienst medewerkers
Ongeveer een op de vijf medewerkers in Nederland werkt in onregelmatige diensten of nachtdiensten. Behoren uw medewerkers tot deze groep? Dan bent u er vast mee bekend dat dit soort diensten niet alleen fysieke, maar ook mentale en sociale gevolgen met zich meebrengt. Gezonde ploegendienst medewerkers zijn waardevol voor iedere organisatie. Lees hier 4 tips voor vitale ploegendienst medewerkers.
