Team Selectie van de Politie, onderdeel van de sector IDU (Instroom, Doorstroom en Uitstroom), heeft de expertise van Déhora ingeschakeld om grip te krijgen op hun capaciteit. Binnen de afdeling Selectie werken verschillende teams samen om selecties uit te voeren voor een breed scala aan functies binnen de Politie. Hierbij worden zij ondersteund door een ‘externe schil’ en collega’s die dit werk mogelijk maken.
CapPlanTool
De doelstelling van het project was helder; inzicht krijgen in wat de (netto) beschikbaarheid is en hoe de capaciteitsplanning er de komende maanden uitziet. Samen met Déhora is besloten om, voor een deel van het planproces, een capaciteitsplanningstool (de CapPlanTool) te ontwikkelen. Hierin komt het verwachte werk samen met de personele capaciteit. Dit biedt de juiste stuurinformatie, op basis waarvan er afwegingen gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld over de benodigde hoeveelheid personeel en keuzes over de hoeveelheid inhuur.
Werken met een sprint-aanpak
Het ontwikkelen van de CapPlanTool is onderverdeeld in een aantal sprints, na iedere sprint werd een nieuwe versie met handleiding opgeleverd.
‘’Het werken met sprints was erg fijn. Dit gaf ons de mogelijkheid om de details van de CapPlanTool goed door te spreken en aan het einde van de sprint direct feedback mee te geven aan Déhora. Deze feedback werd dan gelijk verwerkt in de volgende sprint, waardoor de CapPlanTool voldoet aan onze eisen.’’, aldus Weiyi Lee, Coördinator Selectieplanning.
De CapPlanTool is gebouwd in Excel en is op maat gemaakt, zodat deze precies past op het planproces bij Team Selectie. Er is in kaart gebracht wie de suppliers van de tool zijn, dit zijn de mensen die de data moeten aanleveren. Bijvoorbeeld de teamcoördinatoren die de personele beschikbaarheid moeten aanleveren, of de proceseigenaren die moeten aanleveren hoeveel en welk soort selecties er de komende maanden worden aangevraagd. Vervolgens wordt deze input in de CapPlanTool verwerkt door een capaciteitsplanner. De capaciteitsplanner kan in de tool het type selectie invoeren en de bijbehorende aantallen worden ingevuld in de selectiekalender. De tool berekent vervolgens hoeveel beschikbaarheid er nodig is bij de psychologen en adviseurs om de selecties uit te kunnen voeren. Vervolgens vult de capaciteitsplanner de beschikbare capaciteit in. De CapPlanTool geeft automatisch weer hoe de gevraagde capaciteit zich verhoudt tot de beschikbare capaciteit in de capaciteitsplanning:
De huidige situatie
Middels de CapPlanTool heeft Team Selectie meer grip gekregen op hun capaciteit. Het is voor hen inzichtelijker hoe hun beschikbare capaciteit is opgebouwd, welke schommelingen er de komende maanden aankomen en wat dit betekent voor de inhuur of uitbesteding van werk. Middels de rapportages die automatisch worden gecreëerd door de CapPlanTool, beschikt Team Selectie over de juiste informatie om optimaal om te gaan met de capaciteit. Doordat de CapPlanTool heel exact ingevuld moet worden, is correcte input en heldere output essentieel. Om de juiste input te verzamelen zijn daarom heldere werkafspraken gemaakt en zijn de onderlinge verwachtingen op elkaar afgestemd.
”Door de CapPlanTool hebben wij meer zicht op onze capaciteit en zijn wij beter in staat om vraag en aanbod efficiënt op elkaar af te stemmen. Dit geeft ons de mogelijkheid om beter te anticiperen op wat er op ons afkomt.”
aldus Weiyi Lee, Coördinator Selectieplanning.
