Déhora verhoogt de efficiëntie en betrokkenheid en verlaagt de externe inhuur met 15% bij ‘Sportbedrijf Rotterdam’.

Sportbedrijf Rotterdam exploiteert, onderhoudt, en ondersteunt sportlocaties in de gemeente Rotterdam. Van gymzalen en sporthallen tot atletiekbanen, hockeyvelden en zwembaden. Sportbedrijf Rotterdam organiseert onder andere de ‘Rotterdam Qualification Meet’ (RQM), waar nationale en internationale zwemprofessionals toewerken naar de Olympische Spelen.

Vraag vanuit de klant

Plan professional Suzanne van Groningen is in eerste instantie gestart bij het Sportbedrijf omdat er op korte termijn interim ondersteuning nodig was voor de zwembaden.

Eline de Zwart – Schuitman, locatiemanager bij Sportbedrijf Rotterdam:

‘’Echter bleek al snel dat dit slechts een tijdelijke oplossing was voor een groter vraagstuk, namelijk het op korte termijn implementeren van een nieuw, onbekend plansysteem. Daarnaast was het nodig om meer in- en overzicht te creëren in de huidige planning: hoeveel personeel is er nodig en hoeveel personeel is er beschikbaar?’’

De personeelsplanners van het Sportbedrijf plannen alle medewerkers die nodig zijn om het zwembad draaiende te houden. Vaak komen de planners zelf ook uit de zwembadwereld, en hebben geen specifieke ‘plan’ opleiding gevolgd. De nadruk in de planning lag voornamelijk op het plannen van medewerkers op basis van hun persoonlijke wensen, in plaats van ook rekening te houden met het werkaanbod en de begroting. Bovendien ontbrak het aan een goede planningssoftware. Dit resulteerde in verminderde efficiëntie en productiviteit bij het opstellen van de roosters en het plannen van personele inzet. Déhora kreeg de opdracht om de nieuwe planningssoftware te implementeren en de huidige planorganisatie te herstructureren.

Oplossingen vanuit Déhora

Binnen het bedrijf heeft een werkgroep de verschillende fases van de software- en de planningsimplementatie opgezet en uitgevoerd. Fase 1 omvatte het installeren en implementeren van de hardware, het zorgen voor compatibiliteit tussen het HR-systeem en het plansysteem en het invoeren van de bestaande personeelsroosters. Fase 2 focuste zich op het inrichten van nieuwe dienstensets, het efficiënter inzetten van medewerkers o.b.v. vastgestelde beschikbaarheid en roosteren o.b.v. jaarurensystematiek. Fase 3 richtte zich op optimalisatie van alle processen. Binnen de eerste 3 maanden is de hardware opgezet, en een periode van één jaar werd gebruikt om de systemen, werkwijzen en planningsorganisatie te verfijnen.

Eerst is de nieuwe plansoftware geïmplementeerd en eigen gemaakt door de organisatie. Vervolgens heeft de werkgroep nieuwe roosterspelregels en een gestructureerd plan proces met duidelijke taak omschrijvingen (denk hierbij aan het onderscheid tussen een tactische en operationele planning) geïmplementeerd én is er een herzien planbureau opgezet. Het planbureau realiseert een centrale optimale ad-hoc planning en capaciteitsplanning in nauwe samenwerking met het management. Deze maatregelen zorgen voor een verbeterde organisatorische structuur en heldere richtlijnen en communicatie binnen het Sportbedrijf.

Verder zijn er duidelijke werkwijzen vastgesteld voor het plannen van de interne en externe flexpool in samenwerking met de betrokken uitzendbureaus. Ook kunnen collega’s zich nu inschrijven op opengestelde diensten náást de diensten die zij al werken binnen hun cyclisch rooster. Werknemers hebben op deze manier een beter gevoel van eigenaarschap over hun eigen roosters en uren, wat resulteert in een grotere medewerkersbetrokkenheid en  -tevredenheid.

Met veel expertise en geduld heeft Déhora een cultuur van efficiëntie en betrokkenheid gecreëerd binnen het Sportbedrijf Rotterdam. Door de efficiëntere planning en de nieuwe planprocessen heeft 15% minder externe inhuur plaatsgevonden. Het Sportbedrijf heeft nu continu de regie over het urenmanagement van de medewerkers. Daarnaast is de zichtbaarheid van planners op locaties versterkt, wat resulteert in een betere samenwerking tussen planners, (locatie)managers én medewerkers.

Ervaring van de klant

Eline de Zwart – Schuitman, locatiemanager bij Sportbedrijf Rotterdam:

‘’In dit proces was het fijn om bijgestaan te worden door kundige inzet en ervaring vanuit Déhora. Er was altijd ruimte en tijd voor de cultuur in de eigen organisatie. We werden stap voor stap meegenomen in het proces van implementatie en tegelijk ook inzichtelijk maken wat er nodig was. Dit hadden we zonder de kennis van Déhora niet zo kundig en met hoogwaardige kwaliteit kunnen doen. De samenwerking voelde als samenwerking met een collega, niet als een externe inhuur.’’