In de zorg draait alles om continuïteit en kwaliteit, een efficiënte en uitgebalanceerde personeelsplanning is daarbij essentieel. Voor UMCG Ambulancezorg staat het optimaliseren van de zorgverlening, het creëren van meer rust in de roosters en het verhogen van medewerkerstevredenheid centraal. Samen met Déhora Consultancy werkt UMCG Ambulancezorg al meer dan vier jaar aan het realiseren van deze doelstellingen. Door nieuwe werkwijzen te introduceren en strategische keuzes te maken, wordt er voortdurend gewerkt aan een efficiëntere en effectievere planning.
Een andere werkwijze
De overgang naar een efficiëntere en meer medewerker gerichte personeelsplanning vergde een omslag in werkwijzen, wat niet zonder uitdagingen ging. “Het loslaten van vaste gewoontes was niet makkelijk,” vertelt Robert van Barneveld van UMCG Ambulancezorg, “maar het was noodzakelijk om vooruitgang te boeken.”
“Het loslaten van vaste gewoontes was niet makkelijk, maar het was noodzakelijk om vooruitgang te boeken.”
Déhora Consultancy speelde een belangrijke rol in dit proces door UMCG Ambulancezorg te ondersteunen bij het identificeren van knelpunten in de bestaande planning en het implementeren van praktische oplossingen, zoals advies over lange termijn capaciteitsplanning en het anticiperen op piek- en dal momenten in de beschikbaarheid van medewerkers.
UMCG Ambulancezorg heeft een belangrijke verandering doorgevoerd in het verleggen van verantwoordelijkheden. Waar leidinggevenden voorheen belast waren met het finaliseren van de roosters, heeft UMCG Ambulancezorg deze taak deels uit handen gegeven middels outsourcing. Het Planning Service Center van Déhora Consultancy ondersteunt nu bij het finaliseren van de planning en het verwerken van veranderingen in het lopende rooster. Dit geeft leidinggevenden meer ruimte om zich te richten op hun kerntaken, zoals het begeleiden en ondersteunen van medewerkers.
Zelfroosteren als onderdeel van de personeelsplanning
UMCG Ambulancezorg werkt al enige tijd met zelfroosteren, een methodiek die medewerkers de mogelijkheid biedt om hun voorkeuren voor werktijden en diensten aan te geven. Dit proces bestaat uit drie fasen:
- het opstellen van een persoonlijk wensrooster,
- het optimaliseren van het gezamenlijke rooster en
- uiteindelijk het definitief maken van het rooster.
In de praktijk bleek het echter uitdagend om een sluitend rooster te maken dat zowel aan de wensen van medewerkers als aan de behoeften van de organisatie voldoet.
Déhora Consultancy werd ingeschakeld om te adviseren en praktisch te ondersteunen in dit proces. Waar UMCG Ambulancezorg de eerste twee fasen van het roosteren zelf uitvoert, namelijk het verzamelen van voorkeuren en het opstellen van een conceptrooster, neemt het Planning Service Center van Déhora Consultancy de derde en laatste fase op zich: het definitief maken van een sluitend rooster en roosterbeheer. Zo wordt niet alleen rekening gehouden met medewerkersvoorkeuren, maar ontstaat er ook een efficiënte verdeling van personeel over de benodigde diensten.
Geleerde lessen en zichtbare resultaten
Hoewel Planning Service Center van Déhora Consultancy als de stabiele en ondersteunende factor wordt gezien, ligt een belangrijk deel van de verbetering ook bij UMCG Ambulancezorg zelf. Door teamleiders een duidelijke rol te geven in het roosterproces, hebben medewerkers nu een aanspreekpunt. Dit heeft geleid tot een professionelere werkwijze en een sterkere interne structuur.
De samenwerking heeft al significante verbeteringen opgeleverd. Medewerkers ervaren minder onzekerheid en stress rondom hun roosters, doordat de planning betrouwbaarder en transparanter is geworden. Dankzij de aanpak van Déhora Consultancy is de tevredenheid over de roosters dus merkbaar toegenomen. De effecten van de samenwerking zijn ook zichtbaar in de continuïteit van de zorg. Doordat het personeel beter is verdeeld, kunnen de diensten eenvoudiger worden gevuld, wat de continuïteit van de zorg voor patiënten ten goede komt.
Een krachtige samenwerking
De samenwerking tussen UMCG Ambulancezorg en het Planning Service Center van Déhora Consultancy benadrukt het belang van een strategische aanpak in de zorgsector. Door elkaars expertise te benutten en open gesprekken te voeren, is er een stevige basis gelegd voor blijvende verbeteringen.
“Het is fijn om samen te werken met Déhora Consultancy omdat ze niet alleen praktische oplossingen bieden, maar ook echt met ons meedenken over de lange termijn,” aldus Robert van Barneveld.
UMCG Ambulancezorg en Déhora Consultancy bewijst met deze vooruitstrevende samenwerking dat personeelsplanning meer is dan een operationele uitdaging; het is een instrument om zowel de werkomstandigheden van medewerkers te verbeteren als de continuïteit van zorg voor patiënten te waarborgen.
Plannen voor de toekomst
Hoewel de samenwerking al veel heeft opgeleverd, blijven UMCG Ambulancezorg en Déhora Consultancy continu streven naar verdere verbetering. De focus voor de komende periode ligt op het verder ontwikkelen van zelfroosteren en capaciteitsmanagement.
“Er zijn nog zoveel ideeën die we samen kunnen uitwerken,” vertelt Robert van Barneveld.
Beide organisaties kijken ernaar uit om de personeelsplanning verder te optimaliseren, zodat ze nog beter kunnen inspelen op de veranderende behoeften in de zorg.
