Van versnippering naar samenhang in de planning

Een stad als Amsterdam schoon en leefbaar houden is een belangrijke dagelijkse opgave van formaat. Achter de schermen werken honderden medewerkers bij de gemeente op de afdeling Afval & Grondstoffen met toewijding aan deze missie. Maar als de samenwerking tussen al deze schakels hapert, komt de uitvoering onder druk te staan.

Bij Afval & Grondstoffen groeide de behoefte aan meer structuur, duidelijke verantwoordelijkheden en betere afstemming tussen de planning en uitvoering. Déhora Consultancy werd gevraagd om de situatie te analyseren en concrete verbeteradviezen te geven. Door inzichten uit de praktijk te vertalen naar haalbare oplossingen, is een stevige basis gelegd voor een planningsproces dat werkt voor iedereen. Zo kunnen teams beter samenwerken, met duidelijkere verantwoordelijkheden en directere communicatie.

Samen werken aan een schone stad

De medewerkers van Afval & Grondstoffen in Amsterdam zetten zich dagelijks in voor een stad die schoon en leefbaar blijft. Van chauffeurs en teamleiders tot planners en routebeheerders: allemaal werken ze met toewijding aan hun taak. Tegelijkertijd merken medewerkers in de praktijk dat de samenwerking tussen de vele verschillende teams niet altijd soepel verloopt. Er is sprake van afstand tussen de planners en de uitvoering, zowel fysiek als in de samenwerking. De rol- en taakverdeling is niet altijd helder, er wordt met verschillende werkwijzen gewerkt en de afstemming tussen afdelingen verloopt niet optimaal. Dit zorgt voor ruis in de communicatie en het gevoel dat de samenwerking beter kan.

Hoewel er al initiatieven waren ondernomen en verschillende partijen hadden meegedacht, bleef de behoefte aan structuur, afstemming en overzicht bestaan. Daarom besloot Gemeente Amsterdam om Déhora Consultancy in te schakelen om mee te denken over een betere inrichting van het proces en concrete verbeteringen.

Onderzoek en inzichten

Samen met medewerkers van verschillende afdelingen ging Déhora Consultancy aan de slag. Er werden interviews gehouden met planners, teamleiders, routebeheerders, directieleden en andere betrokkenen. Daarnaast werd het hele planproces onder de loep genomen.

“De aanpak was gedegen en grondig. Déhora Consultancy had snel door waar de kern van het probleem lag.” – Roland Heijnen, Directeur Afval & Grondstoffen

Wat opviel: de inzet en betrokkenheid van medewerkers was groot, net als de motivatie om het samen beter te doen. Tegelijkertijd waren rollen en verantwoordelijkheden niet altijd scherp afgebakend, wat leidde tot dubbel werk of juist gaten in de planning. Ook de samenwerking tussen teams kon soms efficiënter. Zo had de personeelsplanner vaak beperkt contact met de medewerkers die ingepland werden en verliep de communicatie veelal via tussenpersonen. Dat kostte tijd en zorgde soms voor verwarring.

Inzicht en structuur in een complex proces

Déhora Consultancy adviseerde om structuur aan te brengen met behulp van een tijdlijn: vijf tijdframes die samen het gehele planningsproces bestrijken, van vijf jaar vooruit tot de dag zelf. Per fase wordt benoemd welke rol in de lead is, welke verantwoordelijkheden daarbij horen en welke samenwerking nodig is. Zo wordt duidelijk wie wanneer aan zet is en ontstaat er ruimte voor een betere afstemming en efficiëntere samenwerking.

Ook deed Déhora Consultancy aanbevelingen voor het herinrichten van de overlegstructuur en het herdefiniëren van functieprofielen. Eén van de adviezen was om planners deels op de werf te laten werken, zodat het contact met chauffeurs directer en effectiever wordt en de fysieke afstand tussen planning en uitvoering kleiner wordt. Zo leren planners de details van de operatie beter kennen, wat de samenwerking ten goede komt. Tot slot zijn er adviezen gegeven over het opstellen en borgen van de capaciteitsplanning, zodat de organisatie minder ad hoc hoeft te handelen en meer sturing kan geven op de lange termijn.

“De rollen in het proces zijn duidelijk omschreven evenals de wijze waarop planning en uitvoering met elkaar zouden moeten samenwerken.” – Roland Heijnen, Directeur Afval & Grondstoffen

De volgende stap

De bevindingen en aanbevelingen zijn inmiddels gepresenteerd aan de directie en operationele teams. Het draagvlak is groot: veel medewerkers herkennen zich in de knelpunten en in de voorgestelde oplossingen. De volgende stap is de daadwerkelijke implementatie van de plannen.

“Het idee is om de aanbevelingen daadwerkelijk te gaan implementeren, en vooral ook hands-on ondersteuning te bieden aan de keyspelers in het proces, zodat de nieuwe werkwijze en rolinvulling echt een succes kunnen worden.” – Roland Heijnen, Directeur Afval & Grondstoffen

Zo helpen we samen het planningsproces weer terug in de flow te brengen, met meer rust, helderheid en ruimte voor samenwerking. Voor een stad die elke dag opnieuw vraagt om een slimme, betrokken en goed georganiseerde dienstverlening.