Roosteren naar de hoeveelheid werk bij gemeente ’s-Hertogenbosch

Het stadhuis van de gemeente ’s-Hertogenbosch is een plek die dagelijks druk wordt bezocht. Het is de plek waar men komt om te vergaderen met ambtenaren, raadsleden, burgemeester en wethouders, om trouwgeloftes af te leggen, waar raads- en commissievergaderingen worden gehouden en waar met regelmaat allerlei meer of minder plechtige ontvangsten en bijeenkomsten plaatsvinden.

De bodes – gastheren van de gemeente – openen en sluiten het stadhuis. Een volledige dagbezetting door deze groep is dan ook écht noodzakelijk om de uitvoering van al deze activiteiten te kunnen faciliteren. De van oudsher gehanteerde methode van roosteren paste echter niet meer bij deze tijd. Déhora schoot Gemeente ‘s-Hertogenbosch te hulp voor het opstellen van een modern en flexibel rooster.

Onvoorspelbaar rooster & ATW-overtreding

Het werk in het stadhuis kan soms erg onvoorspelbaar zijn voor de bodes. Zij weten bijvoorbeeld vooraf niet precies hoe laat een dienst is afgelopen, en of ze al dan niet moeten overwerken. Zo kan er op het laatste moment een vergadering plaatsvinden die tot in de late uren doorgaat. Omdat er altijd een bode aanwezig dient te zijn, en het team uit vijf personen bestaat, hadden zij regelmatig lange werkdagen. Hierdoor werd de Arbeidstijdenwet met enige regelmaat overtreden. Weliswaar in het kader van ‘nood breekt wet’ maar iets wat de werkgever een doorn in het oog was. Ook maakten de bodes soms werkdagen van 10 tot 12 uur, en was er een personeelsoverschot tijdens vakantieperiodes en een tekort bij ziekte van het personeel. Kortom, er moest iets veranderen. En aan Déhora de taak om deel uit te maken van dit proces.

Verandermanagement proces

De consultants van Déhora zijn allereerst gestart met een open gesprek met de betrokken partijen. Tijdens deze gesprekken werden de wensen van zowel de werknemers als de werkgever in kaart gebracht. Vervolgens zijn we van start gegaan met het verandermanagement proces. Er is een andere manier van roosteren toegepast. Gezamenlijk werd een jaarplanning vastgesteld. Ook hebben de consultants geholpen om de ad hoc planning om te zetten naar een gestructureerd planningssysteem, voor zover dat kan. Want uiteraard moet er wel ruimte zijn voor flexibiliteit in de planning. Zo werd er bijvoorbeeld gezamenlijk met de bodes in kaart gebracht welke taken al vastliggen voor het jaar en deze zijn zoveel mogelijk vooruit gepland. Het doel van Déhora was om te ondersteunen bij het introduceren van roosteren naar de hoeveelheid werk, en hiermee een verandering teweeg te brengen waardoor er niet meer werd gepland puur om op papier een volledige bezetting te hebben voor de hele dag. En dat is gelukt! Ook kunnen collega’s met het systeem van Déhora diensten openstellen en elkaar vervangen. Tijdens vakantieperiodes heerst er geen spanning meer als iemand op vakantie wil of ziek is. Dit heeft veel onrust weggenomen.

Huidige situatie

“Als klein team ben je ontzettend kwetsbaar, vandaar dat we de hulp hebben ingeschakeld van planning professionals. Nu is er meer vrijheid ontstaan voor de bodes om zelf hun diensten te regelen. De collega’s worden niet meer onnodig belast en er zijn geen diensten van 10 tot 12 uur meer. Dus geen arbeidstijdovertredingen meer bij gemeente ‘s-Hertogenbosch! Het roosteren naar hoeveelheid werk in plaats van het op papier dekken van de mogelijk benodigde inzet, dient het belang van zowel de organisatie als het bodenteam en dat is heel fijn”, aldus (François, Hoofd Bureau Ondersteuning College en Coördinator Evenementen en Ontvangsten).