Op weg naar toekomstbestendig roosteren bij Arkin

Arkin is een organisatie die hoogwaardige geestelijke gezondheidszorg biedt in een grootstedelijke omgeving. De organisatie omvat 12 onderdelen die samen het hele spectrum van de GGZ beslaan. Van preventie en GGZ-basiszorg tot specialistische psychiatrie en verslavingszorg en van forensische en intensieve zorg tot reclasseringstoezicht en spoedeisende hulp. De samenwerking met cliënten, naasten, partners en stakeholders staat voor Arkin centraal. Een goede afstemming tussen de planning van werknemers is dan ook erg belangrijk bij zo’n omvangrijke organisatie als deze. Onder Arkin vallen onder andere de volgende zorgverleners, ieder met een specifiek specialisme: Jellinek, Sinai en Mentrum.

Een nieuwe koers inslaan

Arkin schakelde de expertise van Déhora in om hulp te krijgen op verschillende onderdelen. Enerzijds was er een tekort aan planners met de juiste kennis. Anderzijds heerste er ontevredenheid onder het personeel over het rooster. Daarnaast wilde Arkin van koers veranderen. Het was dan ook een strategische doelstelling van het management om meer aandacht te besteden aan de duurzame inzetbaarheid van en de binding met de medewerkers. In dit proces van verandering diende Déhora als kennispartner om een hoger volwassenheidsniveau te bereiken.

Verandertraject

Hoewel er bij Arkin voldoende mankracht was om de planningstaken uit te voeren, waren er niet voldoende planners in huis met de juiste kennis om een professionele planning te maken. Déhora is ingeschakeld om een professionaliseringsslag te maken en de kwaliteit van het roosteren te verbeteren. Om het tekort aan professionele planners te verhelpen, heeft Déhora allereerst en vrijwel direct eigen interim planners ingeschakeld. Vervolgens hebben onze recruiters nieuwe planners geworven en geselecteerd. “In totaal zijn er bij Arkin 2 planners geplaatst en 3 komen nog in vaste dienst in de loop van dit jaar”, aldus Edwin Haast (Projectleider ‘Betere Zorg door Slimmer Roosteren’). Na deze professionaliseringsslag, werd het tijd voor de volgende fase. Déhora ging van start met het veranderingsproces.

Toekomstbestendig roosteren

Als onafhankelijk inhoudelijk expert is Déhora ingeschakeld om o.a. een nieuwe manier van roosteren uit te werken en te introduceren. Hier is het idee van “mee-roosteren” ontwikkeld. Bij Arkin loopt er momenteel een pilot, bij 6 verschillende teams. Met mee-roosteren, oftewel zelfroosteren, hebben medewerkers meer zeggenschap over hun werktijden en daardoor een betere werk-privé balans. Dit wordt als erg fijn ervaren door verschillende organisaties en medewerkers die op deze manier roosteren.

Déhora had in dit proces de taak om een toekomstbestendige manier van roosteren uiteen te zetten. Samen met een werkgroep is de methodiek vormgegeven en zijn de spelregels opgesteld. Om het plan werkbaar te maken heeft Déhora gewaarborgd dat de methodiek en de spelregels passen binnen de dynamische omgeving van de GGZ. Zo heeft elke afdeling een eigen set aan spelregels, om de verschillen tussen de teams op te vangen. Immers is geen afdeling hetzelfde!

Van centraal naar decentraal

Daarnaast gaat Arkin de inzet van externe flexibele krachten decentraal beleggen op de afdelingen. In de huidige situatie gebeurt dat vanuit een centraal Flexbureau. Déhora begeleidt de transitie van centraal naar decentraal, samen met het Flexbureau en HR.

Bijscholing van de planners

Tot slot was het de taak van Déhora Academy, het opleidingsinstituut van Déhora, om de kennis onder de planners van Arkin te verbreden. Het zou een professionaliseringsslag worden met als doel om de kennis, die zo ontbrak, in huis te halen. De trainers van Déhora Academy hebben op maat gemaakte opleidingen ontworpen en verzorgd. Met als doel om een hoger volwassenheidsniveau te behalen binnen de planningsafdeling.

“Wij zijn aardig op weg dankzij Déhora. Het verandertraject is nog niet volledig afgerond. Wel kunnen we al constateren dat de veranderingen die zijn doorgevoerd, steeds beter worden opgepakt en gewaardeerd door ons personeel, en daar zijn wij erg blij mee”, aldus Edwin Haast.