Medewerkers die zelf hun werktijden kunnen bepalen, houden werkstress makkelijker buiten de deur. Maar hoe creëer je regelvrijheid als medewerkers gebonden zijn aan roosters? Als oplossing laat Sanquin haar medewerkers nu zelf hun roosters maken (zelfroosteren).
Duurzame inzetbaarheid
Vitaliteit en gezondheid spelen bij Sanquin een grote rol. De non-profitorganisatie voor bloedvoorziening wil de duurzame inzetbaarheid van haar medewerkers stimuleren en een aantrekkelijke werkgever zijn. Om dit te bereiken geeft de organisatie haar werknemers onder andere veel regelmogelijkheden om tijd- en plaatsonafhankelijk te werken.
Maar flexwerken zit er voor sommigen niet in. Zo zijn medewerkers van de bloedbank gebonden aan een vaste werklocatie en vaste openingstijden. Om deze groep toch een bepaalde mate van vrijheid te bieden, besloot de organisatie om hen te laten zelfroosteren.
Sanquin vraagt Déhora ter ondersteuning
Sanquin wilde het zelfroosteren beginnen met een pilot. “Maar hoe zetten we een pilot op die bij onze organisatie past? Dat was de vraag”, zegt Bianca Karssenberg, Programmamanager Gezondheid en Vitaliteit bij Sanquin. Voor dit vraagstuk riep de organisatie de hulp in van Déhora.
In overleg met de consultants van Déhora koos Sanquin voor een methodiek die medewerkers de grootste mate van regelvrijheid geeft. Medewerkers krijgen hierin een open rooster die ze gezamenlijk invullen. Eventuele gaten worden in overleg opgevuld, in het uiterste geval schiet de roosteraar te hulp. Karssenberg: “Deze methodiek past het meest bij ons doel: we willen medewerkers echt de regie teruggeven.”
Pilot zelfroosteren
Om de pilot in goede banen te leiden werd een werkgroep aangesteld, bestaande uit leidinggevenden en medewerkers van de bloedbank. Ook werd een stuurgroep aangesteld om de planning en financiën in de gaten te houden.
Voor de werkgroep organiseerden de consultants van Déhora in samenwerking met Sanquin een aantal heidagen. Tijdens deze bijeenkomsten bepaalden de werkgroepleden de spelregels voor de pilot. De consultants begeleidden dit proces en legden de voor- en nadelen van alle keuzes uit.
“Bijzonder vruchtbaar”, noemt Karssenberg de heidagen. “Ze hebben ons veel draagvlak opgeleverd. Door medewerkers al in zo’n vroeg stadium te betrekken, konden zij het zelfroosteren op een positieve manier overbrengen op hun collega’s.”
Ook kregen de medewerkers een workshop om de nieuwe werkwijze te kunnen toepassen en paste Déhora de huidige roostersoftware aan op het zelfroosteren. Ten slotte voerde Déhora via vragenlijsten een tevredenheidsonderzoek uit onder medewerkers. Via zowel een nul- als een eindmeting werd de voortgang van de pilot gemeten.
Positieve reacties op zelfroosteren
Vanaf november 2016 maken de pilot-teams van de bloedbank maandelijks hun eigen rooster. Vanaf 1 januari 2017 zijn deze nieuwe roosters daadwerkelijk van kracht.
Ondertussen zijn de eerste resultaten zichtbaar. “Een van de teams was vanaf het begin heel enthousiast”, zegt Karssenberg. “Dit team kreeg hun rooster de eerste keer al helemaal zelf rond. Zónder tussenkomst van de roosteraar.”
Bianca Karssenberg, Programmamanager Gezondheid en Vitaliteit bij Sanquin:
”De ondersteuning van de heidagen was echt fantastisch. Niet alleen hebben de consultants van Déhora enorm veel kennis, ze nodigen mensen ook echt uit om te participeren. Dat was ontzettend belangrijk voor het creëren van draagvlak.”
