Vakantieplanning
Hoe ga je slim, gezond en flexibel met tijd om in de vakantieperiode? Het maken van een vakantieplanning kan, door de vele afwezigen, een grote uitdaging zijn. De planning heeft invloed op de organisatie als geheel, maar ook op de managers, planning professionals en individuele medewerkers. Het is daarom van belang dat er goede beleidskaders zijn opgesteld rondom de aanvraag van vakanties. Daarom hebben wij een aantal punten op een rij gezet om rekening mee te houden, voor een passende planning in vakantieperiodes.
Een vakantie- of verlofaanvraag?
Bij de aanvraag is het belangrijk dat er duidelijkheid is over het verschil tussen een vakantie- en verlofaanvraag. Een verlofaanvraag wordt vaker in een later stadium gedaan, terwijl een vakantieaanvraag meestal al geruime tijd van te voren bekend is. Bij een vakantieaanvraag is het ook van belang om duidelijk aan te geven ‘vanaf en tot en met wanneer’ de medewerker niet aanwezig is.
Voor het maken van een succesvolle vakantieplanning is tijdige bekendheid over de vakantieaanvragen noodzakelijk. Geef daarom duidelijk aan tot wanneer medewerkers vakantieaanvragen en -wensen in mogen dienen en hoe je omgaat met medewerkers die te laat zijn. Tip: Houd hierbij rekening met verlofwijzigingen, want waarschijnlijk is het niet in één keer rond.
Wie is er bij de planning betrokken?
In het proces zijn de planners, locatiemanagers en de medewerkers verantwoordelijk. Er dient vastgesteld te worden wie de definitieve beslissing neemt over het akkoord van de aangevraagde vakanties, wie de lead heeft in het verzamelen van de vakantieaanvragen en wie meedenkt met de medewerkers om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen. Het is hierbij wel van belang dat alle partijen zich bewust zijn dat een goede vakantieplanning noodzakelijk is om de werkzaamheden binnen de organisatie gestroomlijnd door te kunnen laten gaan.
Indeling van de planning
Hoeveel medewerkers per week op vakantie kunnen is vaak een percentage van de gehele pool aan medewerkers. Helaas is het niet mogelijk om een vast percentage te maken voor ieder bedrijf, locatie of afdeling. Alle teams zijn verschillend, waardoor er kritisch naar de minimale personele behoefte per team gekeken moet worden.
Er komt veel data bij kijken, zoals kwantiteit van de pool, kwaliteit van de pool, bruto- en netto-bezetting. Aan de hand van een capaciteitsdocument, breng je beschikbare data op een ordelijke en overzichtelijke wijze samen. Dit helpt de betrokkenen om de juiste keuzes te maken.
Kwantiteit en kwaliteit
Kwantiteit planning
Hoeveel uur moet er minimaal netto per week ingezet worden. Zijn er gedurende weken in het jaar een lagere bezetting of wellicht een hogere bezetting.
Kwaliteit planning
Hoeveel kwaliteit (functie) moet er op de planning aanwezig zijn om om het werk goed uit kunnen voeren? Kijk niet alleen naar de kwantiteit van de medewerkers die vrij vragen, maar ook naar de kwaliteit.
Een middel dat ingezet kan worden om te sturen op beschikbare uren is JUS. Zo kunnen er min-uren opgebouwd worden om medewerkers extra in te zetten gedurende de vakantieperiodes.
Hoe om te gaan met weekendbezetting?
In sommige weekenden kan de bezetting laag zijn, omdat vakantieaanvragen van medewerkers overlappen. geef je aan medewerkers om de balans tussen tevreden medewerkers en de bedrijfsbelangen te vinden? Je kunt met de medewerkers afspreken dat in bepaalde (vakantie)perioden men één weekend voorafgaand of aansluitend aan zijn/haar vakantie werkt. Daar kunnen aanvullende afspraken bij horen als moet er dan sprake zijn van een minimale vakantie duur en voor welke periodes geldt deze afspraak.
Hoe om te gaan met cruciale weken?
Het is in cruciale weken belangrijk om rekening te houden met korte verlofaanvragen, opleidingen en trainingen en medewerkers die te laat hun vakantieaanvraag indienen. Binnen het jaar zijn er een aantal cruciale weken voor vakantieaanvragen:
De schoolvakanties
Houd hierbij rekening met vakantieaanvragen van medewerkers met kinderen. Denk hierbij aan zomervakantie, meivakantie, herfstvakantie, kerstvakantie, etc.
De periode vlak voor en na de schoolvakantie
Rondom de periodes vlak voor en na de schoolvakanties kan er een verhoging zijn in vakantieaanvragen van medewerkers zonder kinderen die buiten de schoolvakanties op vakantie gaan.
Feestdagen
Het is belangrijk om rekening te houden met de periodes rondom de feestdagen die volgens de CAO zijn vastgelegd, denk aan Pasen, Hemelvaart en Bevrijdingsdag etc. In deze periode zouden de vakantieaanvragen kunnen toenemen. Ook is het belangrijk om tijdig duidelijk te maken wie in welk weekend en met welke feestdag moet werken.
Hoe om te gaan met onvoorziene zaken?
Met een goede vakantieverdeling ben je er nog niet. Bouw daarom ruimte in de planning om onvoorziene zaken op te kunnen vangen, zoals verlofaanvragen. Zorg ervoor dat er medewerkers (vast personeel, flex of PNIL) klaar staan die het werk kunnen doen en beschikken over de juiste kennis en kunde. Houd hierbij de en cao regelgeving goed in de gaten.
De vakantie is voorbij, en nu?
Evaluatie is key! Keuzes worden al ver van tevoren gemaakt, beslissingen zijn al genomen en pas achteraf kan je de balans opmaken en weet je of de juiste keuzes zijn gemaakt. Neem als betrokkenen de tijd om de vakantieperiodes te bespreken. Wat ging goed, wat kon beter en welke feedback geven de medewerkers? Maar vergeet niet de afspraak van de evaluatie van de vakantieperiodes op tijd in te plannen.
Voor meer informatie neem gerust contact met ons op via onderstaand contactformulier.
Meer weten?
Voor planners is het een hele klus om alle vakantieplannen van het personeel op elkaar af te stemmen, bijvoorbeeld voor de aankomende zomer. Déhora geeft u graag een aantal tips om de vakantieplanning overzichtelijk te maken.
