Te hoge inzet uitzendkrachten

Een verslavingskliniek in het midden van het land wilde zijn planafdeling optimaliseren. De teammanagers waren niet tevreden over de opgeleverde roosters, er was een formatietekort en flexibele contracten binnen de flexpool waren uitgeput. Roosters werden gemaakt op basis van beschikbaarheid van de medewerkers in plaats van de bezettingseis. Er waren geen uniforme werkwijzen, roosterafspraken en capaciteitsplanningen. Tevens werden er veel uitzendkrachten ingezet, terwijl voor vaste medewerkers minuren ontstonden.

Onvoldoende controle over de planning

Door de bovenstaande situatie konden de planners hun hoofd nauwelijks boven water houden. Veel kostbare tijd werd verspild aan ad hoc planning waardoor roosters niet op tijd werden geleverd. Tevens waren er veel overtredingen op de Arbeidstijdenwet (en Arbeidstijdenbesluit Zorg). De extra hoge inzet van uitzendkrachten zorgden voor een slechte verdeling vaste zorgmedewerkers versus uitzendkrachten en veel te hoge kosten. De verslavingskliniek heeft een beroep gedaan op de expertise van Déhora voor een analyse van het planproces en voor de implementatie van mogelijke verbeteringen.

Optimalisatie planning

De consultants van Déhora zijn samen met de teammanagers aan de slag gegaan om de planorganisatie te optimaliseren om zodoende de kosten beter onder controle te krijgen. Om de inzet van medewerkers te verbeteren en te flexibiliseren is de capaciteitsvraag per afdeling in kaart gebracht. Hierbij is de benodigde personele capaciteit gebaseerd op de bezettingseis.

Verder zijn de volgende verbeteringen doorgevoerd:

• nieuwe roosterafspraken zijn gemaakt en er is een uniforme werkwijze geïntroduceerd voor het maken van roosters;
• er zijn nieuwe basis- en periode roosters gemaakt en gepland aan de hand van de minimale bezettingseis. Personeel wordt nu alleen ingezet waar het nodig is, met de bijbehorende kwaliteit en tegen zo laag mogelijke kosten;
• teammanagers worden nu actief bij het planningsproces betrokken;
• één planner heeft de Opleiding Personeelsplanner gevolgd en van één planner is afscheid genomen;
• de planner geeft vakkundig advies en maandelijks wordt het rooster gezamenlijk afgesloten en vooruit gekeken naar nieuwe planuitdagingen.

“Wat jammer dat we niet eerder wisten dat Déhora bestond.”