Vakantieplanning kan een uitdaging zijn vanwege de vele afwezigen, en het heeft invloed op zowel de organisatie als individuele medewerkers. Het is essentieel om beleidskaders te hebben voor vakantieaanvragen. Déhora deelt graag enkele tips voor een overzichtelijke vakantieplanning.
Bij het indienen van verlofaanvragen is het cruciaal om het onderscheid tussen vakantie- en verlofaanvragen duidelijk te maken. Verlofaanvragen worden vaak later ingediend, terwijl vakantieaanvragen doorgaans ruim van tevoren bekend zijn. Bij vakantieaanvragen is het tevens van essentieel belang om de exacte periode van afwezigheid (‘vanaf en tot en met’) duidelijk aan te geven.
Wie is er bij de planning betrokken?
In het proces hebben planners, locatiemanagers en medewerkers elk hun verantwoordelijkheid. Het is belangrijk om te bepalen wie uiteindelijk de definitieve beslissing neemt over de goedkeuring van vakantieaanvragen, wie de leiding heeft bij het verzamelen van deze aanvragen en wie actief meewerkt om aan de wensen van medewerkers tegemoet te komen. Alle betrokken partijen moeten zich ervan bewust zijn dat een effectieve vakantieplanning noodzakelijk is om de activiteiten binnen de organisatie soepel te laten verlopen.
Bepalen benodigde capaciteit
Het is heel reëel dat een vakantieperiode gepaard gaat met een toename of juist een afname van het werkaanbod. Voordat er een goede afweging kan worden gemaakt over het benodigde aantal medewerkers, is het essentieel om inzicht te krijgen in de werkzaamheden gedurende de vakantieperiode. Dit inzicht is snel te verkrijgen door het uitvoeren van een werkaanbodanalyse: een model dat Déhora veelvuldig in de vakantieproblematiek succesvol toepast. Naar aanleiding van de uitkomsten van zowel deze analyse als een inventarisatie van de vakantiewensen, wordt een vakantierooster (zomerrooster) ontwikkeld.
Afhankelijk van de complexiteit van de roosters kan er ook een kleine of grote wijziging in het reguliere rooster worden aangebracht. Ook is het vaak mogelijk om de werkzaamheden efficiënter of anders in te richten waardoor er meer ruimte ontstaat in de personeelsplanning. Hierbij is het wel van belang om rekening te houden met uw cao en/of interne bedrijfsregels.
Hoe om te gaan met onvoorziene zaken?
Een doordachte vakantieverdeling is een goed begin, maar niet voldoende. Het is belangrijk om flexibiliteit in de planning in te bouwen om onverwachte gebeurtenissen, zoals verlofaanvragen, op te kunnen vangen. Zorg ervoor dat er gekwalificeerde medewerkers (zowel vast personeel, flexwerkers als PNIL) beschikbaar zijn om het werk uit te voeren en dat ze over de vereiste kennis en vaardigheden beschikken. Houd hierbij nauwlettend de regelgeving uit de cao in de gaten.
Succesfactoren voor een goede vakantieplanning
- Tijdig inventariseren van de vakantiewensen. Probeer zo vroeg mogelijk een beeld te krijgen wanneer uw personeel op vakantie gaat.
- Honoreer zoveel mogelijk van de vakantiewensen. Dit zal resulteren in een hogere medewerkerstevredenheid.
- Inventariseer hoe het werkaanbod zich in de vakantieperiode zal ontwikkelen. Afhankelijk van de branche, kan het werkaanbod in de zomervakantie toenemen (bijvoorbeeld horeca) en in andere branches kan het juist afnemen (bouwsector).
- Maak de benodigde personele capaciteit inzichtelijk ten opzichte van de beschikbare capaciteit.
- Onderzoek de mogelijkheden om onderbezetting op te lossen, zoals het beperken van onderhoudswerkzaamheden of opleidingen en trainingen, zodat het werkaanbod kan worden verlaagd.
- Inventariseer welke maatregelen er genomen kunnen worden om eventuele personeelstekorten op te lossen. Denk aan tijdelijk andere roosters of aan de inhuur van uitzendkrachten, vakantiehulpen of stagiaires. Je kunt ook vragen of jouw parttime medewerkers tijdelijk extra willen werken.
Advies of workshop voor een zomerrooster
Déhora biedt duurzame oplossingen die de verhouding van de hoeveelheid werk versus gekwalificeerde mensen in balans houdt. De adviseurs van Déhora kunnen u daarbij uitstekend van dienst zijn. Met onze expertise ondersteunen wij bij de ontwikkeling van een passend vakantierooster. Desgewenst adviseren wij u over het efficiënter inrichten van werkzaamheden of andere passende maatregelen.
Onze incompany workshop ‘Zomerrooster maken‘ is wellicht ook een goede oplossing om uw organisatie optimaal voor te bereiden op de aankomende zomer. Maatwerk is mogelijk, zodat het goed aansluit bij de situatie van uw bedrijf.
Heeft u problemen met de vervanging van uw planners tijdens de vakantieperiode? Déhora levert ook interim planners die direct inzetbaar zijn en snel zijn ingewerkt.
Voor meer informatie of een vrijblijvend oriëntatiegesprek kunt u contact met ons opnemen.
