Organisaties moeten van ‘cost-based’ naar ‘time-based’
Door Ben Jansen*
De ergernis over de wachtrijen en uitvallende vluchten op Schiphol is enorm. Zeker na een lange periode van het moeten opschorten van reisbehoeften is dat begrijpelijk. Veel van de discussies over de problematiek gaan over de mogelijkheden op korte termijn tot een oplossing te komen. Denk aan de recente banenmarkt op onze luchthaven. Prima. Naar mijn mening wordt echter nog te weinig aandacht besteed aan de langere termijn. Want veel van de huidige problemen hadden voorkomen kunnen worden wanneer strategische personeelsplanning een integraal onderdeel van het beleid van organisaties zou vormen.
Kortetermijndenken
Ondanks de vele pleidooien van experts om de middellange en lange termijn bij de besluitvorming in organisaties structureel een grote rol te laten spelen, blijkt de praktijk weerbarstig. Zelfs in een tijd waarin duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog op agenda’s staan, kiest menige organisatie voor het korte termijn resultaat wanneer het echt spannend wordt. Wanneer die langere termijn bijvoorbeeld om een investering vraagt die niet direct oplevert. Dat deze keuzen in belangrijke mate door de korte ‘zittingsduur’ van topmanagers en het door relevante stakeholders gehanteerde remuneratiebeleid van deze personen veroorzaakt worden, lijkt daarbij steeds duidelijker. Aan deze constatering gevolg geven blijft echter veelal uit.
Behoefte wendbaarheid en veerkracht
Kijken we naar de maatschappelijk-economische ontwikkelingen, dan is evident dat organisaties zonder de nodige wendbaarheid in de toekomst niet meer kunnen overleven. De Covid-periode, de oorlog in de Oekraïne, om slechts twee voorbeelden uit een rijk arsenaal te noemen, leren dat. Onvoorspelbaarheid in marktomstandigheden vragen om, wat veel management goeroes op dit moment noemen, ‘resiliency’, of te wel veerkracht/wendbaarheid. Kort gezegd heeft dit voor organisaties als consequentie dat zij anders dan in het verleden georganiseerd dienen te worden: meer op tijd gebaseerd (‘time-based’) en minder op kosten gebaseerd (‘cost-based’). In dit verband spreek ik over de noodzaak dat organisaties tijdintelligenter moeten gaan werken. Wendbaarheid en veerkracht zijn daar belangrijke eigenschappen van.
Wendbaarheid en veerkracht nader ingevuld
Wanneer we ons in deze bijdrage beperken tot de personele inzet dan betekent wendbaar en veerkrachtig zijn dat de personele inzet zowel qua kwantiteit en kwaliteit snel, op korte termijn, aangepast kan worden aan veranderende omstandigheden. En deze laatste kunnen liggen in alle markten. Dus niet uitsluitend aan de vraagkant van de afzetmarkt, zoals nu met name bij de Schiphol Group aan de orde. Wat we bij deze laatste organisatie zien is dat men onvoldoende voorbereid was op een enorme terugval in vraag. Dit leidde tot korte termijn beleid in de zin van mensen laten afvloeien om, wederom op die op korte termijn, de kosten te drukken. Met alle negatieve gevolgen van dien, zowel op de kortere termijn (o.a. de ontslagen medewerkers) als op de middel- en langere termijn (o.a. de huidige problemen van niet kunnen leveren).
Strategische Personeelsplanning
Om wendbaar en veerkrachtig te zijn is Strategische Personeelsplanning in organisaties van cruciaal belang. Want met deze planning wordt voorgesorteerd op een tweetal categorieën van ontwikkelingen: die met betrekking tot het personeel en die met betrekking tot het werk. Daarbij worden scenario’s ontwikkeld waarin mogelijk onverwachte gebeurtenissen, waaronder ingrijpende disrupties zoals we die eerder noemden, voor wat betreft de gevolgen voor het functioneren van de organisatie, klip en klaar in ogenschouw worden genomen. Vervolgens wordt daarop geacteerd, waardoor verrassingen voorkomen of ten minste gemitigeerd worden.
De nabije toekomst
De optimale inzet van personeel wordt de komende tijd belangrijker en complexer. Zo zal de beschikbaarheid van medewerkers, zowel überhaupt als in het 24/7 tijdvak, beperkt zijn. Dat heeft te maken met schaarste, medewerkers die kritischer zijn op hun inzet omdat zij de werkomstandigheden niet goed vinden of tijd willen besteden aan zaken buiten hun betaalde werkkring. Organisaties zullen steeds vaker hun personele inzet ‘on demand’ willen organiseren om concurrerend te blijven. En dan hebben we het nog niet eens over banen die door technologische ontwikkelingen voortdurend aan verandering onderhevig zijn. Een en ander vraagt om organisaties die tijdintelligent werken en veel aandacht hebben voor de middellange en lange termijn.
*Dr. Ing. Ben Jansen is ceo van Déhora Consultancy Group en voorzitter van de Stichting Time Design.
Mogelijk ook interessant voor u:
Strategische personeelsplanning (SPP): maak uw personeelsbestand toekomstbestendig
Strategische personeelsplanning speelt een steeds grotere rol in organisaties. Tegelijkertijd ontwikkelt de markt zich steeds sneller, waardoor het lastiger wordt om vooruit te kijken. Organisaties moeten in beweging komen om ervoor te zorgen dat zij op het juiste tijdstip de juiste mensen in huis hebben om de strategische doelen te behalen. Wilt u weten hoe? Dat leest u in dit tweeluik.
