Capaciteitsmanagement als oplossing voor personeelstekort?
Het personeelstekort op de arbeidsmarkt was zelden zo groot en wordt, mede door de vergrijzing, alsmaar groter. Capaciteitsmanagement kan helpen het personeel binnen jouw organisatie zo goed mogelijk in te zetten. Zo haal je het optimale uit je beschikbare medewerkers en kun je misschien niet het volledige tekort opvangen, maar wel enorme voordelen behalen.
In deze blog gaan wij dieper in op het onderwerp capaciteitsmanagement en leggen wij aan de hand van voorbeelden uit hoe capaciteitsmanagement een bijdrage levert aan een optimale personele inzet en planning.
Wat is capaciteitsmanagement?
Capaciteitsmanagement is het optimaal en integraal op elkaar afstemmen van het werkaanbod met beschikbare capaciteit van personeel, de beschikbare capaciteit van gebouwen én middelen. De uitdaging hierbij is om ervoor te zorgen dat precies voldoende medewerkers op het juiste moment, op de juiste afdeling, voor de juiste handeling beschikbaar is. Dat is belangrijk vanuit personeelsbeleid, kwaliteit en kostenoogpunt.
Capaciteitsmanagement begint op strategisch niveau, als middel om strategische doelstellingen te bereiken en de randvoorwaarden te creëren. Op tactisch en operationeel niveau kan vervolgens invulling gegeven worden aan deze randvoorwaarden. Geen trucje of theoretisch model, maar een manier van werken die door iedereen in organisatie omarmd wordt. Van directie, management tot de planners en medewerkers in de uitvoering. Een bewuste keuze om de hele organisatie zo in te richten dat de juiste kennis en kunde aanwezig is en dat processen aanwezig zijn om het optimale resultaat uit de beschikbare capaciteit te halen.
Capaciteitsmanagement op alle niveaus
De directie heeft vanuit strategisch oogpunt een visie van drie tot vijf jaar en brengt de strategische doelstellingen op het gebied van personele inzet in kaart. Vaak zijn deze doelen gerelateerd aan financieel gezond blijven en rust in roosters, wat bijdraagt aan hoge medewerkerstevredenheid, goed werkgeverschap en lager verzuim en daarmee gepaarde kosten.
Management kijkt naar de tactische invulling, een tijdspanne van één, hooguit twee jaar. Met als hoofdvraag: hoe richten we de organisatie in om tot een optimale personele inzet en planning te komen, waarmee het maximale uit de beschikbare capaciteit wordt gehaald? Een planner, die zich bezighoudt met de operationele uitvoering van dit beleid, zorgt dat roosters kloppend en passend zijn binnen de doelstellingen van de organisatie. Uiteraard rekening houdend met de geldende cao’s, wet- en regelgeving én de wensen van de medewerkers en klanten.
Capaciteitsmanagement geeft sturing aan de organisatie
Vaak zien organisaties capaciteitsmanagement als sturing op financiën. En financieel gezond worden of blijven is zeker een doelstelling waar capaciteitsmanagement aan kan bijdragen. Maar naast het financiële overzicht, geeft het ook een helder overzicht van de medewerkers en de klanten binnen de organisatie.
Belangrijk bij het goed kunnen sturen op capaciteit is dat de kaders en normen goed beschreven staan. Bijvoorbeeld: waar sturen we als organisatie op, hoe sturen we en wat doen we als we afwijken van de norm? Eventueel wordt dit gekoppeld aan een dashboard voor snel en makkelijk inzicht in de data. Met capaciteitsmanagement breng je in kaart waar je eventueel op kunt bijsturen als organisatie, wat al dan niet efficiënt is en waar je op moet ingrijpen. Het werken met een beleid waarbij de kaders en normen zijn vastgelegd geeft veel rust in een al dynamische werkomgeving.
Hoe richt je capaciteitsmanagement in?
Om capaciteitsmanagement zo goed mogelijk in te richten, is het belangrijk dat de juiste stakeholders in het proces aansluiten en het op alle niveaus van de organisatie gedragen wordt. Denk aan de directie en de afdelingen HR, Finance en Planning. Gezamenlijk met HR breng je de situatie van de medewerkers in kaart. Waar zitten de medewerkers? Hoe zijn de kwalificaties/niveaus van het personeel verdeeld over de locaties? Wellicht kom je tot de conclusie dat de ene locatie te weinig personeel voor een bepaalde handeling heeft en de andere locatie juist te veel.
Ook kijk je met een kritisch oog naar de bruto/netto verhouding. Het bruto aantal contracturen verminder je hierbij met het aantal uren overleg, opleidingen, verlof en ziekte. Zo kom je op het netto aantal uren dat jouw medewerkers inzetbaar zijn. Door HR te laten aansluiten bij de capaciteitsgesprekken, maak je de gemaakte keuzes transparant en kun inzichtelijk maken hoe het personeel op de gewenste plek wordt ingezet. Zo zorg je ervoor dat de personele bezetting beter verdeeld is over de gehele organisatie.
Rol van de leidinggevende en het personeel
Als leidinggevende is het raadzaam om regelmatig in gesprek te gaan met medewerkers. Hierdoor kun je de wensen en behoeften goed in kaart brengen, maak je keuzes transparant en kun je daarop inspelen. Zitten de medewerkers nog op hun plek? Zijn ze tevreden met hun contractgrootte en wat zijn hun ambities wat betreft zelfontwikkeling? Iemand kan toe zijn aan een volgende stap in zijn/haar carrière en wil hij/zij daar wel een (interne) opleiding voor volgen. Of is het mogelijk om nieuwe afspraken met een medewerker te maken die meer uren wil werken. Het gevolg ervan is dat je met jouw eigen personeel het tekort aan capaciteit (deels) kunt opvangen.
Voorbeeld
Om het bovenstaande goed in kaart te brengen, geven wij een voorbeeld van wat wij vaak in praktijk tegenkomen in de zorgsector. Bij het aangeven van de strategische kaders wordt een opleidingsplan gemaakt, inclusief belangrijke keuzes over budget en opleidingsrichting. Op tactisch niveau volgt daaruit de opleidingsplanning, wie volgt welke opleiding en wanneer? Er kan bijvoorbeeld in een vroeg stadium rekening worden gehouden met het verlopen van BIG-registraties. Als dit op strategisch en tactisch niveau niet goed geregeld is, wordt dit op operationeel niveau zichtbaar.
Opleidingen passen niet meer in de planning, komen op het laatste moment tussendoor of een BIG-registratie moet op het laatste moment verlengd worden. Het verwijt is dan vaak dat de planning niet goed is, maar in feite is het capaciteitsmanagement niet goed ingericht en de juiste voorwaarden niet gecreëerd.
Geïnteresseerd in het toepassen van capaciteitsmanagement binnen jouw organisatie? Houd dan rekening met de volgende aandachtspunten:
- Inventariseer regelmatig de klantvraag – Capaciteitsplanning is een proces om de inzet van je personeel beter aan te laten sluiten op de klantvraag. Het is dus van belang om regelmatig na te gaan of de klantvraag is veranderd. Door omstandigheden kan de klantvraag bijvoorbeeld meer toenemen dan oorspronkelijk was begroot.
- Hoe zien jouw piekmomenten eruit? – Door veranderingen in de klantvraag kunnen er ook verschuivingen ontstaan binnen de piekmomenten op de werkvloer. Hierbij is het dus ook aan te raden om dit regelmatig opnieuw in kaart te brengen.
- Wet- en regelgeving & cao’s – Een ander belangrijk aandachtsgebied waar je in capaciteitsmanagement rekening mee moet houden. Er worden namelijk regelmatig nieuwe wetten doorgevoerd of gewijzigd. Denk hierbij aan de WAB of de WWZ. Ook worden de cao’s regelmatig herzien. Belangrijk is om als organisatie in te spelen op deze wijzigingen en samen met de ondernemingsraad opnieuw de kaders te bepalen.
Wil je meer weten over wat capaciteitsmanagement kan betekenen voor jouw organisatie? Bekijk dan onze oplossing Analyse & Advies of neem contact met ons op!
Mogelijk ook interessant voor jou:
De nieuwe rol van de personeelsplanner bij zelfroosteren
Zelfroosteren is een moderne roostermethodiek waarbij medewerkers deels zelf hun eigen werkrooster kunnen bepalen. Wat betekent dit voor de rol van…
DEEL II – Tactische personeelsplanning: Wat is het speelveld?
Nog niet iedereen is bekend met de voordelen van tactische personeelsplanning (TPP), de planning tussen SPP en OPP. Daarom introduceerden wij onlangs de eerste in een reeks blogs over tactische personeelsplanning: Kennismaken met tactische personeelsplanning. In het blog van vandaag zoomen we in op het speelveld binnen tactische personeelsplanning. Wie zijn bij tactische personeelsplanning betrokken en hoe kunnen zij tactische planning op de middellange termijn inzetten?
DEEL I – Kennismaken met tactische personeelsplanning
Steeds meer organisaties besteden aandacht aan Strategische Personeelsplanning (SPP) en aan Operationele Personeelsplanning (OPP). Maar de planning tussen SPP en OPP wordt nog te vaak over het hoofd gezien. Het gaat hierbij om de tactische personeelsplanning waar nog een wereld te winnen is. Daarom introduceren wij een reeks blogs over tactische personeelsplanning, met vandaag: wat is tactische personeelsplanning?
