In tijden van personeelstekort en onzekerheid moeten organisaties slim en flexibel zijn. Een goede Workforce Management (WFM) strategie, in combinatie met de juiste processen en cultuur, is daarbij van cruciaal belang om de personeelsinzet te optimaliseren en bedrijfsdoelstellingen te behalen. Het gaat daarbij om een breed scala aan processen, tools en methodologieën die zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat de juiste mensen, met de juiste vaardigheden, op het juiste moment aanwezig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Eén van de instrumenten die binnen WFM wordt gebruikt, is de RACI-matrix.
De RACI-matrix vormt een essentieel instrument in zowel organisatorische processen als projectmanagement. Het doel ervan is het helder definiëren van de verantwoordelijkheden en betrokkenheid van individuen of groepen bij diverse taken en besluiten binnen een specifiek project of bedrijfsprocessen. In de onderstaande afbeelding worden de letters van de afkorting verklaard.
In het kader van WFM kan de RACI-matrix op verschillende manieren en niveaus worden toegepast. Zo speelt deze bijvoorbeeld een belangrijke rol in het definiëren van duidelijke verantwoordelijkheden en rollen bij het maken van een planning en het ontwerpen van werkroosters. Als het gaat om deze laatste kan de invulling van de matrix er bijvoorbeeld als volgt uitzien.
Degenen die verantwoordelijk zijn (Responsible) voor het opstellen van werkroosters zijn de planners, die zich baseren op vraagvoorspellingen ten aanzien van het werkaanbod en de beschikbaarheid van medewerkers. De eindverantwoordelijke (Accountable) is de leidinggevende of manager, die de goedkeuring geeft aan de werkroosters en ervoor zorgt dat ze voldoen aan de operationele behoeften en (juridische) kaders. De HR-afdeling en teamleiders worden geraadpleegd (Consulted) voor beleidsrichtlijnen en input over de behoeften van het team. Ten slotte worden medewerkers geïnformeerd (Informed) over hun toegewezen diensten.
Het gebruik van de RACI-matrix helpt om duidelijkheid te bieden over wie welke rol speelt bij verschillende aspecten en onderdelen van het WFM. Taken kunnen efficiënter worden uitgevoerd en alle belanghebbenden zijn goed geïnformeerd over hun verantwoordelijkheden. De matrix kan daarnaast op alle niveaus binnen een organisatie ingezet worden. Naast het opstellen van de operationele planning bijvoorbeeld ook in het kader van strategische personeelsplanning en capaciteitsplanning.
Door WFM te combineren met de RACI-matrix kunnen organisaties hun personeelsbeheer stroomlijnen, processen optimaliseren en de algehele operationele effectiviteit verbeteren. Het is een waardevolle tool om de complexiteit van personeelsbeleid te beheren en tegelijkertijd duidelijkheid en transparantie te bieden binnen de organisatie. Deze combinatie van gedegen WFM, duidelijke processen en een passende cultuur vergroten de flexibiliteit en veerkracht en dragen bij aan het behalen van bedrijfsdoelstellingen.
Mogelijk ook interessant voor jou:
Plannen met rust, overzicht en continue verbetering door de PDCA-cyclus
Als je werkt volgens de PDCA-cyclus is het gemakkelijker alle factoren die bijdragen aan het succes van de planning in de gaten te houden.
5 veelgemaakte fouten bij personeelsplanning
Er komt veel kijken bij het maken van een personeelsplanning. Denk aan onverwachte wijzigingen in het rooster, problemen met materialen, over- of onderbezetting. Hoewel elke planner streeft naar een optimale planning en goede roosters, loopt het niet altijd zoals gewenst. Welke fouten worden het meest gemaakt en hoe los je dit op? Een gewaarschuwde planner is er twee waard.
