Tijd voor ontwikkeling: volg een opleiding bij Déhora Academy
Een bekend probleem: de planning klopt op papier, maar in de praktijk loopt het stroef. Afdelingen werken langs elkaar heen, overleg kost meer tijd dan het oplevert en niemand weet precies wie waarvoor verantwoordelijk is. Het gevolg: dubbel werk, over- of ondercapaciteit, slechte samenwerking, een deuk in het vertrouwen en frustratie.
Toch hoeft dat niet zo te blijven. Door helderheid, vertrouwen en een goede afstemming tussen niveaus te creëren, kan een organisatie écht in flow komen.
Hoe je dat kan bereiken? Dat bespraken wij in onze webinar.
Wat is flow?
Veel mensen en organisaties ervaren tijdsdruk. Er is vaak te weinig tijd, de agenda zit vol en het werk lijkt nooit af. Tegelijkertijd gaan we vaak achteloos met tijd om: we vergaderen te lang en raken verstrikt in mailverkeer. Die paradox, drukte ervaren maar tijd verspelen, is herkenbaar én hardnekkig.
De weg naar flow begint bij het doorbreken van die achteloosheid. Organisaties die hun tijdsbewustzijn vergroten, krijgen zicht op waar tijd daadwerkelijk naartoe gaat. Vanuit dat bewustzijn groeit tijdsbekwaamheid: het vermogen om op tijd bij te sturen, te plannen en te prioriteren.
Met die bekwaamheid wordt tijd efficiënt, effectief en betekenisvol benut. Dát is het moment waarop flow kan ontstaan: wanneer alles klopt. Processen lopen soepel, mensen werken met vertrouwen samen en beslissingen worden op het juiste moment genomen. Tijd voelt niet langer als iets wat opraakt, maar als iets wat richting geeft.
Van strategie tot operatie: de PDCA-cyclus en plandoelstellingen
Om als organisatie in flow te komen, moeten de verschillende niveaus op elkaar aansluiten. Op strategisch niveau worden doelen en richting bepaald, op tactisch niveau wordt capaciteit verdeeld en op operationeel niveau wordt het werk uitgevoerd.
De Plan-Do-Check-Act-cyclus (PDCA) brengt structuur en samenhang tussen de niveaus. Elk niveau plant, voert uit, evalueert en stuurt bij. Pas wanneer die niveaus met elkaar communiceren, ontstaat echte verbinding en kunnen plannen worden verbeterd met inzichten van de werkvloer.
Belangrijk is dat doelstellingen niet vaag blijven, maar worden vertaald naar concrete plandoelstellingen. Zo wordt duidelijk wat de planning moet bereiken, waarom dat belangrijk is en hoe dat bijdraagt aan het grotere geheel.
Heldere verantwoordelijkheid: werken met de RACI-matrix
Een organisatie raakt uit flow als niet duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Taken worden dubbel uitgevoerd of juist vergeten. Dat leidt tot frustratie en verlies van tijd.
De RACI-matrix maakt dit concreet. Voor elke taak wordt vastgelegd wie het uitvoert (Responsible), wie eindverantwoordelijk is (Accountable), wie geraadpleegd moet worden (Consulted) en wie op de hoogte moet blijven (Informed).
Door dit voor alle belangrijke processen vast te leggen, weet iedereen waar hij aan toe is.
Samenwerking en cultuur: van silo’s naar één organisatie
Veel organisaties werken nog in silo’s: afdelingen die goed draaien op zichzelf, maar weinig verbinding hebben met elkaar. Dat lijkt efficiënt, maar het zorgt vaak voor dubbel werk, misverstanden en onnodige kosten.
Flow vraagt juist om samenwerking over afdelingen heen. Dat begint met inzicht in de keten: hoe hangt het werk van de ene afdeling samen met dat van een andere? Waar ontstaan knelpunten, en wie heeft invloed op de oplossing?
Een praktijkvoorbeeld: bij een gemeente waren de planning en teamleiding allebei verantwoordelijk voor ziekmeldingen. Zonder het van elkaar te weten, regelden ze soms twee vervangers voor dezelfde dienst. Door duidelijke afspraken te maken en elkaar vaker te spreken, verdween dat probleem.
Dat is de stap van silo’s naar flow: van losse afdelingen naar één organisatie die op elkaar is afgestemd.
Het vraagt om een cultuur waarin medewerkers elkaars werk begrijpen, bereid zijn om samen te verbeteren en open communiceren over wat beter kan.
Wat levert het op?
Wanneer een organisatie in flow is, merk je dat in alles. Medewerkers ervaren meer rust en tijd wordt bewuster ingezet. Dat heeft effect op álle niveaus, voor de mens én voor de organisatie.
Voor medewerkers
- Minder tijdverspilling
- Minder tijdsdruk en stress
- Hogere productiviteit
- Betere werkbeleving
- Samenwerking en verbinding
Voor de organisatie
- Tijdwinst en betere afstemming
- Weg van eilandjes of silo’s
- Minder verzuim
- Hogere productiviteit en klanttevredenheid
- Open cultuur
Wil je het volledige webinar nog eens zien?
Verder praten over flow binnen jouw organisatie?
Wil je sparren over hoe jouw organisatie beter kan samenwerken tussen strategie, tactiek en operatie? Of hoe plandoelstellingen en verantwoordelijkheden beter kunnen worden ingericht? Neem dan contact met ons op. We kijken graag samen naar de mogelijkheden binnen jouw organisatie.
Contact
Tijd om verder te lezen?
Forecasting en capaciteitsplanning als concurrentievoordeel
Organisaties die forecasting en capaciteitsplanning integreren in hun strategische personeelsplanning, kijken verder dan de uitdagingen van vandaag. Zo kunnen ze tijdig inspelen op veranderingen, personeel en middelen efficiënter inzetten en beter voorbereid zijn op de toekomst. Dit levert niet alleen rust en voorspelbaarheid op, maar ook een duurzaam concurrentievoordeel.
De planningsafdeling als ruggengraat: zo bouw je aan stabiliteit en flow
De planningsafdeling is essentieel voor rust, ritme en stabiliteit in organisaties, maar krijgt vaak te weinig aandacht. Deze blog laat zien waar het misgaat en hoe je met gerichte stappen een sterke, toekomstbestendige planningsstructuur opbouwt.
Van silo’s naar flow: de organisatie van de toekomst
Ziekteverzuim kan effectief worden verminderd door tijdintelligentie, waarbij bewust omgaan met tijd, werk en mensen centraal staat. Flexibele werkroosters, zelfroosteren, en het slim inzetten van technologie dragen bij aan een betere werk-privébalans, verhoogde motivatie, en een gezondere werkcultuur, wat resulteert in lager ziekteverzuim en hogere productiviteit.
