Zelfroosteren is een moderne roostermethodiek waarbij medewerkers deels zelf hun eigen werkrooster kunnen bepalen. Wat betekent dit voor de rol van de personeelsplanner? Is er dan helemaal geen personeelsplanner meer nodig? Een planner is zeker nog nodig, maar de rol krijgt wel een andere invulling. Benieuwd naar de 7 succesfactoren voor zelfroosteren? Lees dan hier ons andere blog.
Traditioneel gezien is de planner verantwoordelijk voor de indeling van werknemers over taken, diensten of activiteiten. In sommige gevallen maakt de planner zelfs deel uit van het team, waarbij hij of zij een leidinggevende rol op zich neemt, zoals een ploegleider of hoofdverpleegkundige. Hij of zij maakt de personeelsroosters en houdt dagelijks de wijzigingen bij, denk aan ruilverzoeken en verandering in beschikbaarheid personeel of beschikbaarheid werk.
Naast het beheer van het rooster omvat de klassieke rol van de planner ook het beheren van verlofaanvragen, het registreren/controleren van gewerkte uren, het monitoren van prestaties, het managen van ziekteverzuim en het verzorgen van communicatie omtrent de planning. Maar als je gebruik gaat maken van de roostermethodiek zelfroosteren verschuiven een aantal van die taken en verantwoordelijkheden.
Personeelsplanner: van roostermaker naar coördinator
Bij de invoering van zelfroosteren gaat de rol van de personeelsplanner er anders uitzien. De rol van de planner verandert van een roostermaker naar een facilitator en coach. In plaats van de personeelsplanning volledig zelf te maken, stimuleert en faciliteert de planner het proces van zelfroosteren in de organisatie.
Waar voorheen de traditionele planner dus nauw betrokken was bij elk detail van het rooster, moedigt de planner bij zelfroosteren medewerkers aan om flexibiliteit te omarmen en onderling diensten te ruilen om een optimaal rooster te creëren. De focus ligt op het fungeren als een gids en kwaliteitsbewaker, waarbij knelpunten worden geïdentificeerd, oplossingen worden aangedragen en richtlijnen worden geboden om het zelfroosteren te bevorderen.
De planner speelt uiteraard echter wel een centrale rol bij het finaliseren van het rooster. Hier ligt de nadruk op het controleren van alle ingevulde uren en het indien nodig aanpassen van diensten om de vereiste bezetting te garanderen. Hierbij maakt de planner gebruik van objectieve systemen om eerlijkheid en duidelijkheid te waarborgen.
Rol van de planner bij de roostermethodiek zelfroosteren
Fase 1: ‘Mijn ideale rooster’
Tijdens de ‘Mijn ideale rooster’ fase kiezen werknemers (via online roostersoftware) beschikbare diensten om zo hun éigen ideale rooster op te stellen. Het is cruciaal dat werknemers zelf hun diensten kiezen, zodat deze het beste aansluit op hun wensen en behoeften. De planner stimuleert en ondersteunt hen hierbij, bewaakt de voortgang en controleert een week voor het einde van deze periode of iedereen zijn voorkeuren heeft doorgegeven. De rol van de planner is om medewerkers te motiveren om op tijd hun ideale rooster op te stellen.
Fase 2: ‘Ons ideale rooster’
Werknemers krijgen vervolgens een overzicht van openstaande diensten en overbezette tijden. Elke werknemer bepaalt dan voor zichzelf of hij of zij bepaalde aanpassingen wil maken. Met als uiteindelijke doel om het globale rooster beter te maken. De rol van de planner in deze fase is wederom het stimuleren en faciliteren van het zelfroosterproces. De planner signaleert de belangrijkste knelpunten in het rooster en kan suggesties doen voor oplossingen en medewerkers aanmoedigen om zélf aanpassingen te doen. Via vooraf opgestelde ‘spelregels’ kunnen werknemers gestimuleerd worden om zich flexibel op te stellen.
Fase 3: ‘Het finale rooster’
In deze laatste fase finaliseert de planner het rooster. Hij controleert eerst of alle medewerkers voldoende uren hebben ingevuld. Indien nodig schuift de planner vervolgens met diensten om de vereiste bezetting rond te krijgen. Om die ingreep van de planner zo eerlijk mogelijk te laten gebeuren kan een objectief ‘puntensysteem’ worden toegepast. Aan het einde van deze fase wordt het rooster voor de komende roosterperiode gepubliceerd.
Meer tijd en ruimte voor grote planvraagstukken
Een bijkomend voordeel van de overstap naar zelfroosteren, is dat de planner meer tijd en ruimte heeft om zich te focussen op overkoepelende personeelskwesties. Hierbij kan gedacht worden aan het proactief optimaliseren van de bezettingseisen op basis van historische gegevens en toekomstige prognoses. Deze verschuiving naar een meer strategische rol stelt de planner in staat om beter in te spelen op de veranderende behoeften van de organisatie en werknemers op lange termijn.
Met het gebruik van zelfroostersoftware wordt het planningsproces nog soepeler en objectiever. Door de integratie van passende softwareoplossingen kunnen planners efficiënter werken en de kwaliteit van de planning verbeteren. Het biedt niet alleen een gestroomlijnde aanpak voor het maken van roosters, maar stelt ook in staat om data-gedreven beslissingen te nemen die bijdragen aan een effectievere personeelsinzet.
Mogelijk ook interessant voor jou:
Deeltijd werken in een ploegenrooster
Tegelijkertijd streven organisaties naar het verbeteren van het welzijn van werknemers, het bevorderen van een goede werk-privé balans en het…
Download whitepaper “Samen naar een optimale personeelsplanning”
Hoe mooi zou het zijn? Een nauwe samenwerking tussen alle afdelingen, waarbij de planning, gemaakte keuzes en de inhoud op elkaar afgestemd zijn en de personeelsplanning een integraal onderdeel uitmaakt van de totale bedrijfsvoering.
5 veelgemaakte fouten bij personeelsplanning
Er komt veel kijken bij het maken van een personeelsplanning. Denk aan onverwachte wijzigingen in het rooster, problemen met materialen, over- of onderbezetting. Hoewel elke planner streeft naar een optimale planning en goede roosters, loopt het niet altijd zoals gewenst. Welke fouten worden het meest gemaakt en hoe los je dit op? Een gewaarschuwde planner is er twee waard.
