Zorgorganisaties en ziekenhuizen zitten met een groot dilemma. Ons land kampt momenteel met een personeelstekort in de zorgsector. Uit marktonderzoeken van ABN Amro blijkt dat ook na de lockdown de krapte in deze sector hoog blijft. Door de coronacrisis is het een uitdaging om werk en personeel weer in balans te krijgen. Daarom is een goede personeelsplanning juist nu — in deze bizarre tijden —essentieel. In deze blog bespreken wij 3 manieren waarop zorgorganisaties het best om kunnen gaan met een personeelstekort en de planning rond kunnen krijgen. Wij geven adviezen over hoe je weer grip kunt krijgen op je personeelsinzet en werkroosters.
Regeren is vooruitzien, plannen ook
Goed nieuws, organisaties kunnen zelf het een en ander aan dit dilemma doen. Zorgorganisaties en ziekenhuizen kunnen namelijk zelf de druk op hun medewerkers en op de planning verlichten door verder vooruit te kijken. Dit betekent verstoringen in de eigen organisatie op tijd aanpakken om zo meer capaciteit over te houden voor de zorg en de gezondheid van de eigen medewerkers.
Cruciale rol capaciteitsplanning en formatieberekening
Om een stabiel rooster te maken dat de druk op de medewerkers verlicht, moeten er een aantal zaken goed geregeld worden. Belangrijke onderdelen zijn de capaciteitsplanning en een gedetailleerde formatieberekening. Door hiermee 6 tot 18 maanden vooruit te kijken, zie je knelpunten eerder aankomen en heb je meer tijd om ze op te lossen.
Beter plannen?
Laten we maar meteen heel eerlijk tegen elkaar zijn: een chronisch tekort aan personeel kun je niet oplossen door beter of anders te gaan plannen. Een tekort is een tekort. Het is wel zo dat een goede planning kan helpen en erg belangrijk is. Als je een goed beeld kunt creëren van je tekort en weet waar dat tekort precies zit, ben je in ieder geval al een flinke stap verder dan degene die alleen maar weet te constateren dat er ergens een tekort is. Met een goed beeld van de capaciteit die wel beschikbaar is, heb je een belangrijke bouwsteen in de hand om toe te werken naar het zo goed mogelijk benutten van die beschikbare capaciteit. Ondanks het tekort.
De trend van de laatste jaren om zorgpersoneel steeds meer te belasten met allerlei niet-zorggerelateerde taken, heeft ook niet echt geholpen. Eigenlijk vererger je zo het tekort, omdat de zorgmedewerkers die er wel zijn een deel van hun tijd moeten spenderen aan andere zaken dan het verlenen van zorg.
Plannen is een vak
Bij Déhora zijn we ervan overtuigd dat plannen een vak is. Een vak dat in grote mate de resultaten van organisaties bepaalt. Terwijl finance, HR en operations bijna altijd wel een plaats hebben in de directiestructuur van organisaties, hoor je eigenlijk nooit van een directeur planning of een Chief Planning Officer (CPO). En dat is jammer, want als planning binnen een organisatie de plaats en aandacht krijgt die het verdient, worden organisaties daar –ook financieel– alleen maar beter van.
Juist nu, met alle uitdagingen in de zorgsector, is het misschien wel meer dan ooit de tijd voor organisaties om –al dan niet tijdelijk– mensen met verstand van zaken integraal verantwoordelijk te maken voor de planning. Nogmaals, een chronisch tekort los je daar zeker niet mee op, maar het biedt wel perspectief om mooie stappen te zetten. Déhora heeft daar legio praktijkvoorbeelden van. Ook in de zorg.
3 Tips voor planning bij personeelstekort
Als planner heb je in deze rumoerige tijden geen makkelijke taak. De vraag naar zorg groeit en cliënten/patiënten moeten geholpen worden. Aan de andere kant is het moeilijk om het personeel te laten meegroeien met de vraag. Het ziekteverzuim onder personeel blijft stijgen, wat leidt tot veel en langdurig uitval. Het plannen van personeel is een grote puzzel die je niet altijd makkelijk kunt oplossen. Hoe kan je hier het best mee omgaan?
1. Breng werk en personeel in kaart
Om een stabiel rooster te maken dat de druk op de medewerkers verlicht, moeten er een aantal zaken goed geregeld worden.
- Allereerst is het van belang om het werk en de beschikbaarheid van de medewerkers in kaart te brengen. Wees hier transparant over. Definieer het aantal uren werk per tijdsinterval en per kwalificatie. Baseer je op de benodigde minimumbezetting.
- Kwantificeer vervolgens de beschikbaarheid aan mensuren volgens contracttype. Breng dagelijks het tekort aan personeel in kaart, zodat jouw beeld van de situatie realistisch is en blijft.
- Koppel het werk aan beschikbaar personeel. Vergelijk het aantal uren aan werk (het werkaanbod) met het beschikbaar aantal mensuren (het personeel). In een oogopslag zie je waar de verschillen zitten en waar je kunt bijsturen.
- Tot slot is het verstandig om een risicoanalyse te maken. Maak voor jouw organisatie een aantal korte termijn scenario’s. Dit doe je voor extra en minder diensten. Houd de planperiode op twee weken. Vooruit plannen in deze snel veranderende tijden is minder doeltreffend.
Een goede, ervaren personeelsplanner maakt het verschil. Komt de personeelsplanner er niet helemaal uit? Of heeft jouw organisatie hulp nodig? Schakel dan een specialist in die de organisatie op weg kan helpen met knelpunten in het rooster.
2. Ploegendiensten anders organiseren
Wat doe je wanneer je plotseling met minder menskracht dezelfde bezettingseisen moet afdekken? Er zijn een aantal mogelijkheden om dit op te lossen. Bijvoorbeeld:
- Een 5-ploegensysteem met 8 uursdiensten. Als een situatie erom vraagt, kun je de shift van medewerkers verlengen met 4 uur. Er zijn geen extra opkomsten waardoor medewerkers écht kunnen herstellen op vrije dagen. Tenzij er meer dan 50% afwezigen zijn.
- Een 12-urige dienst heeft uitzonderlijk de voorkeur als er (te) veel werk is. Het voordeel hiervan is dat je een dag extra kunt inplannen voor of na een blok, zonder dat de reeks te lang wordt. Het nadeel is dat je medewerkers niet enkele uren langer kan laten werken wanneer een collega onverwachts ziek wordt.
- Continue 4-ploegendienst. In een systeem van 4 ploegen zijn de ploegen groter. Hierdoor hoef je minder snel medewerkers te vervangen vanuit een andere ploeg. Extra opkomen of shiften verlengen tot 12 uur gaat uiteraard niet bij reeksen van 7 werkdagen van 8 uur. Wanneer afwezigen niet gelijk verdeeld zijn over de ploegen, is dit geen goede oplossing. Je kunt nooit meer dan 40% afwezigen in een 4-ploeg vervangen.
- Stand–by diensten. De opvang van zieke collega’s wordt lastig als je al vol in de uren zit. Dit probleem kun je tijdelijk verhelpen door ploegroosters te maken met veel uren; een overbezetting. Een deel van de medewerkers staat in zo een geval op stand-by of als reserve om eventuele zieken in het team op te vangen.
Het aanpassen van ploegdiensten vereist binnen veel organisaties maatwerk. Het advies is om de aanpassingen onder begeleiding van ervaren specialisten uit te voeren. Mocht jouw organisatie hier hulp bij nodig hebben, neem vrijblijvend contact op met de deskundigen van Déhora.
3. Interim personeelsplanner inschakelen
Planners hebben in deze tijden, waarin niks zeker is, een cruciale rol. Hoe plan je mensen zo effectief mogelijk in? Veel organisaties doen hun uiterste best om de personeelsplanning rond te krijgen. Dat gaat niet altijd op een effectieve en efficiënte manier. Vooral organisatie waarbij de planning er door een werknemer “bij” wordt gedaan en niet tot de hoofdtaken behoort, ervaren nu de consequenties. Om het planningsproces zo goed mogelijk te laten verlopen, is expertise en kennis op dit vlak zeker geen overbodige luxe. Het is zelfs een must!
Wanneer je als organisatie kampt met een tekort aan personeel waardoor de planning in de knel zit, is ons advies: schakel een interim personeelsplanner in. Ook organisaties die slechts één planner in dienst hebben, komen al gauw in de knel met de planning wanneer er sprake is van ziekte bij deze medewerker. Het is raadzaam om in deze tijden een ervaren interim personeelsplanner in te schakelen. Het voordeel van een interim planner is dat zij kunnen ondersteunen bij de coronapiek voor een bepaalde periode. Ervaren interim planners hebben veel ervaring opgedaan binnen diverse organisaties, waardoor zij een frisse blik met zich meenemen. Geen enkel planningsprobleem is nieuw voor hen.
De Interim planners van Déhora staan direct voor u klaar
Is het lastig om een ervaren planning professional te vinden die voor een korte duur, of voor een niet vastgestelde periode, de planning kan verzorgen? Dan kan Déhora hierbij helpen. Wij hebben een team van specialisten klaarstaan, met de juiste kennis en ervaring om jouw organisatie per direct te ondersteunen. Déhora ondersteunt al ruim 30 jaar organisaties met knelpunten in het rooster. Deze kennis passen wij toe bij iedere opdracht. Onze personeelsplanners beschikken over kennis van diverse plansoftware, en hoeven nauwelijks ingewerkt te worden. Zij kunnen per direct aan de slag.
Wil jij meer weten? Je kunt ons bereiken via het contactformulier of via het telefoonnummer +31 (0) 20 213 68 88 voor een vrijblijvend gesprek.
Mogelijk ook interessant voor u:
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
Herstel na corona vraagt om Strategische Personeelsplanning
Succesvolle organisaties herbezinnen zich met regelmaat op de gekozen bedrijfsstrategie en stellen deze zo nodig bij. De onzekerheid rond de wijze van herstel na corona is hiervoor een sterke aanleiding. Bijsturen van de strategie kan serieuze gevolgen hebben voor de toekomstige benodigde workforce in omvang, competenties en wendbaarheid. Om een nieuwe bedrijfsstrategie tot een succes te kunnen maken, is een aansluitende workforce strategie een vereiste. Enkel de organisaties die hun koers tijdig en effectief aanpassen aan de steeds sneller wijzigende omgeving, zullen op termijn overleven.
