Planning professionals houden rekening met enorm veel praktische aspecten bij het plannen van mensen en middelen in de tijd. Denk aan plus- of min-uren, gaten in het rooster, inzet en kosten van externe krachten en dan ook nog zorgen dat een gezond en sociaal rooster ontstaat. Hierdoor dreigen minder acute zaken uit beeld te raken, zoals de samenhang met de capaciteitsplanning en organisatiedoelen.
Als je werkt volgens de PDCA-cyclus is het gemakkelijker alle factoren die bijdragen aan het succes van de planning in de gaten te houden. Om te beginnen is het daarbij van belang om te bepalen wanneer we vinden dat een planning een succes is. Dit betreft dan onder andere de aansluiting bij de organisatiedoelstellingen en de capaciteitsplanning en het verwerken daarvan in het uiteindelijke rooster.
Rooster is maar een onderdeel
Een rooster maken dat aan de genoemde voorwaarden voldoet is slechts één aspect van de planning. Het is eveneens van belang om na te gaan hoe het rooster in de praktijk gewerkt heeft voor de werknemers. En daarom is het noodzakelijk regelmatig het gemaakte rooster te evalueren en daarvan te leren, zodat nieuwe inzichten in een nieuw rooster verwerkt kunnen worden.
Evalueren is leren
Het belang van een evaluatie en leren van de uitkomsten wordt door (vrijwel) iedereen onderschreven en toch komt het er in de praktijk geregeld niet van. Daardoor blijft de cyclus van de roosteropstelling onveranderd en zullen dezelfde uitdagingen terugkeren. In de hectiek van de dag stelt de planner een rooster op en deelt dit met het team, en is tegelijk al bezig met het volgende rooster, volgens dezelfde uitgangspunten.
Elke fase een eigen frase
Het is nuttig om voor elke ronde jezelf de juiste controlevragen te stellen. Is de capaciteitsplanning nog wel actueel? Is de sleutel voor het rooster (werkaanbod en bezettingseisen) nog geldig? Klopt de verhouding tussen bruto- en netto-uren nog? Werken we met de juiste cijfers? Als bijvoorbeeld het ziekteverzuim op papier 5% bedraagt dan is de gewenste capaciteit daarop bepaald. Op de afdeling of locatie kan ondertussen het daadwerkelijke ziekteverzuim 12% zijn, waardoor er altijd tekorten zijn.
De Deming- of PDCA-cyclus
De Deming-cyclus, ook bekend als de PDCA-cyclus, is een beproeft handvat waarmee grip gehouden kan worden op alle factoren. Aan de hand van onderstaande afbeelding verklaren we deze cyclus.
Plan
Aan de hand van de organisatiedoelen, jaardoelen en de capaciteitsplanning maakt de planning professional een rooster. De wensen van de medewerkers zijn in kaart gebracht en met het team afgestemd, dus de diensten kunnen worden verdeeld onder de medewerkers.
Do
Zodra het rooster is gedeeld met het team, vinden er vaak veel veranderingen plaats. Diensten worden geruild, medewerkers worden ziek, diensten worden langer of korter vanwege verschillende omstandigheden, enzovoort. De planner, en of medewerker zelf, verwerkt al deze mutaties in het rooster. Aan het eind van de maand blijkt dat het rooster dat aan het begin van de maand is vrijgegeven behoorlijk is veranderd.
Check
Dit is het moment om even afstand te nemen van de dagelijkse hectiek en te onderzoeken wat er precies is gebeurd. Waarom zijn diensten langer of korter gemaakt? Klopt de roostersleutel nog wel? Worden er veel ruilingen gedaan en kloppen de wensen van de medewerkers dan nog wel? Een medewerker had aan het begin van de maand al zijn geplande uren in het rooster, maar aan het eind van de maand heeft hij min-uren. Wat is daar de oorzaak van? Zijn deze veranderingen structureel of incidenteel?
Op basis van de analyse die de planner maakt, kan er advies worden gegeven voor toekomstige roosters zodat deze met de juiste uitgangspunten worden gemaakt. Om een goed beeld te krijgen van wie bij deze besprekingen betrokken moeten worden en hoe gezamenlijk tot een betere planning gekomen kan worden, is het raadzaam om de whitepaper “Samen naar een optimale personeelsplanning” te raadplegen.
Act
De planner bespreekt het advies met de teamleider en/of manager. Dankzij dit inzicht en het advies kan de teamleider en/of manager stappen ondernemen. Op deze manier wordt bijgestuurd, zodat er in de planfase met andere normen (n.a.v. de analyse en het advies) gepland kan worden. Door elke maand de PDCA-cyclus te doorlopen, wordt er gericht gestuurd op doelen, normen en kwaliteit.
Een goede planning en de bijbehorende evaluaties leveren aanzienlijke voordelen op en zorgen voor meer rust en overzicht. Daarom is het essentieel om de gerealiseerde roosters te evalueren en na te denken over een solide basis voor het nieuwe jaar. Dit kan worden bereikt door middel van een goede capaciteitsplanning en een basisrooster dat regelmatig wordt bijgewerkt volgens de PDCA-cyclus.
Heb je hier geen tijd voor of ontbreekt het aan de expertise? Een ervaren planning professional van Déhora kan snel en effectief assisteren bij deze taken. In veel organisaties hebben we gezien dat de extra inzet zichzelf terugverdient en bijdraagt aan meer rust en overzicht binnen de organisatie.
Mogelijk ook interessant voor jou:
Beleid voor het optimaliseren van processen, de cultuur en de inzet van personeel
Is er binnen jouw organisatie ook behoefte aan meer afspraken, kaders en regels rondom de planning? Ontdek hoe Déhora te werk gaat.
5 veelgemaakte fouten bij personeelsplanning
Er komt veel kijken bij het maken van een personeelsplanning. Denk aan onverwachte wijzigingen in het rooster, problemen met materialen, over- of onderbezetting. Hoewel elke planner streeft naar een optimale planning en goede roosters, loopt het niet altijd zoals gewenst. Welke fouten worden het meest gemaakt en hoe los je dit op? Een gewaarschuwde planner is er twee waard.
