Test jouw kennis van burn-out preventie
Steeds meer organisaties zien het belang en de impact van de optimale inzet van hun mensen, waardoor vaker afspraken, regels en kaders vastgelegd worden. Maar het opstellen hiervan blijkt vaak nog een uitdaging. Deze trend zien Bert ter Maat en Esther van Gils, Planmanagers bij Déhora, ook. Ze merken dat veel organisaties geen volledig planbeleid hebben en dat de afspraken die wel zijn vastgelegd, niet voldoende concreet of compleet zijn of dat de bijbehorende processen en cultuur niet aanwezig zijn om conform beleid te werken.
In het planbeleid van een organisatie staan alle afspraken, kaders en regels rondom de planning. Een planbeleid is een gemeenschappelijke basis waardoor op een uniforme manier gewerkt wordt, die bijdraagt aan de medewerkerstevredenheid, gezonde roosters en die houvast geeft voor organisaties om de doelstellingen te behalen en processen te optimaliseren. Kortom, een planbeleid heeft veel voordelen, maar aan de andere kant kan het ook tot veel uitdagingen leiden.
Is er binnen jouw organisatie ook behoefte aan meer afspraken, kaders en regels rondom de planning? Maar blijkt dat toch een grote uitdaging te zijn? Benieuwd hoe Déhora te werk gaat om binnen organisaties een planbeleid op te stellen en te implementeren? Lees dan verder!
Allereerst is het belangrijk om te weten wat er precies in een planbeleid staat. Volgens Esther en Bert bestaat een volledig planbeleid onder andere uit uitleg over wat een planbeleid is, welke disciplines hierbij betrokken zijn en de taken van de verschillende disciplines. Ook staan processen duidelijk beschreven, evenals hoe de planning en een rooster ontstaan en hoe om te gaan met planbare en niet-planbare verstoringen. Verder worden verschillende afspraken vastgelegd, zoals over vakantie, verlof en over plus- en min uren. Rechten en plichten rondom dienstpatronen, basisroosters, perioderoosters en ad-hoc worden ook vermeld. Uiteraard wordt in het planbeleid ook aandacht besteed aan de wet- en regelgeving en de cao.
Hoe kom je tot een planbeleid?
Bij alles wat binnen een organisatie speelt is van belang om met de volgende vraag te beginnen: “Welke doelen willen we bereiken?” Het is belangrijk dat het opgestelde beleid bijdraagt aan deze doelen. Nadat de doelstellingen op een rij staan, is de eerste stap in het proces naar een planbeleid een overzicht maken van alle informatie die beschikbaar is binnen een organisatie over de huidige werkwijze. Door middel van het overzicht wordt duidelijk welke afspraken al vaststaan en waarover nog geen of onduidelijk beleid is. Hierbij is het ook belangrijk om te kijken of de afspraken nog kloppen volgens de huidige wet- en regelgeving en de cao.
Bij het opstellen van beleid is belangrijk dat het begrepen en gedragen wordt door anderen binnen de organisatie, een tweede stap in het proces is daarom het formeren van een projectgroep en het houden van gesprekken met verschillende partijen. Vaak worden (afgevaardigden) van verschillende afdelingen bij het project betrokken: denk hierbij aan management, de afdeling verantwoordelijk voor de planning, HR, de Ondernemingsraad, Finance en een werknemer van de werkvloer. Het doel van deze gesprekken is het aanvullen van de missende informatie rondom het huidige planbeleid en de meningen en visie van de verschillende afdelingen in kaart brengen. De vraag die tijdens dit proces wordt beantwoord is: ‘’Hoe kunnen we een planbeleid ontwikkelen, waarin alle partijen vertegenwoordigd zijn, dat de organisatie doelstellingen ten goede komt, zorgt voor ergonomische en gezonde roosters voor medewerkers en bijdraagt aan de optimalisatie van processen, cultuur en de inzet van personeel?’’
Nadat alle informatie verzameld is en gesprekken zijn gevoerd, wordt het beleid opgesteld en begint het implementatieproces binnen de organisatie. Naast de implementatie is het ook belangrijk om te weten wat het effect is van opgesteld (plan)beleid en hoe ermee gewerkt wordt. Wanneer je niet weet hoe met het beleid gewerkt wordt, waar werknemers eventueel tegenaan lopen en wat er nog aangescherpt kan worden, bestaat het risico dat het beleid een ‘slapend document’ wordt, waar werknemers zich niet (helemaal) aan houden. Dan is er wel nieuw beleid, maar wordt er niet mee gewerkt en dat is zonde. Daarom is het belangrijk om, na de implementatie, terugkoppeling te vragen en aan de hand daarvan bij te sturen. Voor het updaten en evalueren van het planbeleid wordt een verantwoordelijke binnen de organisatie aangewezen. Je kunt het beleid dus levend en passend houden door het mee te nemen in de Deming Cycle: Plan-Do-Check-Act.
Esther: “Door middel van het proces wordt het een gedragen planbeleid dat opgeleverd gaat worden. Vanuit iedere discipline kan er direct gekeken worden of de lijnen en de afspraken zo horen te lopen, je kan snel zaken afstemmen en iedereen is gelijk op de hoogte. Het toevoegen van een lid van de OR in de projectgroep heeft tot voordeel dat wanneer het concept beleid langs de OR gaat, er al een afgevaardigde zit die weet waarom bepaalde dingen zo omschreven en/of afgesproken zijn. Hierdoor wordt het proces van goedkeuren versoepeld.”
Bert: “Hoe een planbeleid echt een succes wordt? Met elkaar in gesprek gaan over hoe alle partijen in een organisatie aankijken tegen gezond roosteren in relatie tot de organisatie doelstellingen. In hoeverre verwacht je flexibiliteit van medewerkers, en in hoeverre is de organisatie flexibel? Wanneer kijken we naar het collectief van medewerkers, wanneer individueel? Het belangrijkste punt voor de medewerker is de afstemming met de privé-situatie, en die is voor elke medewerker anders. In hoeverre bied je als organisatie daar ruimte voor?”
Beleid maken is natuurlijk één ding, maar hoe zorg je ervoor dat het goed wordt geïmplementeerd? Want gedrag veranderen doe je niet zomaar.
Bert: “In het proces om het beleid te implementeren is het belangrijk dat managers, planners en de OR op een lijn zitten, eenduidig uitleg kunnen geven over het beleid en de reden dat het beleid belangrijk is. Als je namelijk gezamenlijk weet waar je naartoe wil als organisatie en hoe je dit weg kunt zetten in taak, tijd en verantwoordelijkheid, ga je elkaar beter begrijpen en zijn issues lang niet altijd issues meer. Let wel: een planbeleid kan veel oplossen, maar niet alles! Discussie over roosters zal altijd blijven.”
Esther: “Goede vraag. Het beleid implementeren in een organisatie vraagt veel tijd. Het is ook zeer belangrijk om goed te communiceren, mensen erbij te betrekken en open te zijn. Hierbij komt ook weer het belang van een projectgroep naar voren. Vanuit de stakeholders hoor je namelijk al wat er speelt op de verschillende afdelingen, waarmee je dus al rekening kunt houden. Daarnaast is het goed om te zorgen dat de personen die het beleid moeten gaan uitdragen, goed op de hoogte zijn van het beleid, het belang en de inhoud. Het beleid wordt dan ook altijd gepresenteerd aan de verschillende afdelingen. De planners moeten ook weten wat er in het beleid staat en moeten het kunnen toepassen en uitleggen. Vaak ga ik met de planner van een afdeling mee naar een teamoverleg van de afdeling om samen de belangrijkste punten uit het planbeleid te presenteren aan de medewerkers. En om vragen en dergelijke te kunnen beantwoorden.”
Soms hoor je dat een planbeleid als een harnas wordt gezien, ervaren jullie dat ook en hoe gaan jullie hiermee om?
Bert: “Ja dat hoor ik inderdaad, en dat is ook een risico van beleid. Aan de ene kant bieden beleidskaders duidelijkheid en dat is belangrijk, maar aan de andere kant kun je ook niet alles voorzien en vastleggen, dus flexibiliteit is nog steeds nodig. Daarom is het belangrijk een laagje dieper te kijken, naar de bedoeling en de visie van de organisatie en hoe we dit met elkaar willen organiseren. Een harnas kan beperken en demotiveren, terwijl je juist op zoek wil naar tevreden en gemotiveerde werknemers. Als organisatie heb je de uitdaging om in een planbeleid kaders vast te leggen rond gezonde roosters en daarin flexibel om te gaan met de privé-situatie van de medewerker en hierop in te kunnen spelen. Als je dat lukt, gaat dat zich terugbetalen en zullen medewerkers (de meeste althans) ook de ruimte voelen om flexibel in te spelen op de vraag vanuit de organisatie.”
Esther: “Dit is inderdaad een reactie die ik vaak hoor. Ik leg altijd uit dat het planbeleid een kader is. Waar je als afdeling gaat zitten in het kader maakt niet uit. Ga je rechtsonder in het kader zitten of linksboven, als je je maar aan de basis houdt. Per afdeling kunnen er wel afspraken (binnen de kaders) gemaakt worden. Deze dienen vastgelegd te worden en half jaarlijks geëvalueerd te worden. Dit om ervoor te zorgen dat er zicht blijft op de afspraken en te monitoren of ze nog binnen de kaders passen.”
Na het volgen van de stappen is alle informatie inzichtelijk gemaakt rondom planning binnen een organisatie, is in kaart gebracht welke informatie nog ontbreekt, wordt er een nieuw planbeleid opgesteld, is de implementatie van het beleid begonnen en is duidelijk wie verantwoordelijk is voor het updaten van het beleid. De volgende stap is de uitvoering van het beleid, voornamelijk de planners merken daar de voordelen van. Het zorgt onder andere voor meer duidelijkheid rondom de kaders die de planners handhaven en wat de rol van de planner is.
Wat is volgens jullie de positie van de planners voor en na een opgesteld planbeleid?
Esther: “Vaak als ik in een opdracht kom, wordt de planafdeling verantwoordelijk gehouden voor alles. Ze moeten een goed rooster opleveren en daarnaast aan alle wensen voldoen van onder andere managers, medewerkers en client- of productstroom. Doordat niet alles gekaderd is, is het voor een planner vaak lastig om dan keuzes te maken. Als er eenmaal een vastgesteld beleid ligt, dan is gelijk inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor welke gedeelte in het planproces. Dan zie je dat de juiste verantwoordelijkheden bij de planner en andere disciplines liggen. De planners komen zo meer in hun rol, omdat de kaders en de afspraken duidelijk zijn. De planners kunnen dan doen wat zij moeten doen, namelijk adviseren en ondersteunen bij het maken van een rooster.”
Bert: “Planners hebben vakkennis en spelen een belangrijke rol voorafgaand aan het opstellen van een planbeleid. Zij weten vaak de vinger op de zere plek te leggen waar zaken niet goed geregeld zijn binnen de organisatie. Dat maakt de inspraak van planners bij het opstellen van een planbeleid noodzakelijk én waardevol. Op deze manier wordt het beleid en de gevolgen voor de doelstellingen goed doordacht, zodat het beleid uiteindelijk goed gevolgd kan worden door de planners en ook daadwerkelijk meer duidelijkheid creëert.”
Is er binnen jouw organisatie ook behoefte aan meer duidelijkheid? Wil je ook werken aan duurzame inzetbaarheid? En herken jij deze uitdagingen rondom het planbeleid? Kom dan naar ons vernieuwde PLAN! Event op 5 oktober in Sneek!
Tijdens deze bijeenkomst draait alles om “De kracht van beleid en processen binnen de planorganisatie”. Door het delen van kennis, inzichten en best practices wordt ook jouw planorganisatie naar een hoger niveau getild.
Kun je er niet bij zijn in Sneek? Er volgt nog een nieuwe bijeenkomst wat zuidelijker in het land. Houd onze website in de gaten voor meer informatie!
Mogelijk ook interessant artikelen voor jou
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
