Strategische personeelsplanning (SPP) speelt een steeds grotere rol in organisaties. Tegelijkertijd ontwikkelt de markt zich steeds sneller, waardoor het lastiger wordt om vooruit te kijken. Organisaties moeten in beweging komen om ervoor te zorgen dat zij op het juiste tijdstip de juiste mensen in huis hebben om de strategische doelen te behalen. Wilt u weten hoe? Dat leest u in dit tweeluik.
Wanneer planning professionals de vraag krijgen waarop de komende jaren meer nadruk komt te liggen in het vakgebied, wordt strategische personeelsplanning veruit het vaakst genoemd.* De verwachting daarbij is dat organisaties steeds meer zullen moeten anticiperen op de personele behoeften van de komende 3 tot 5 jaar. En dat rekening houdend met de strategische doelstellingen en de verwachte ontwikkelingen in de markt en op personeelsgebied.
Strategische personeelsplanning (SPP) in een veranderende arbeidsmarkt
Steeds meer organisaties raken dus doordrongen van het belang van strategische personeelsplanning. Tegelijkertijd wordt het lastiger om lange termijn uitspraken te doen over de verwachte vraag en het verwachte aanbod van personeel. Aan de vraagkant hebben organisaties te maken met toenemende eisen van de klant, snelle technologische ontwikkelingen en internationale concurrentie. Hierdoor moeten organisaties efficiënter opereren en snel kunnen leveren.
Bovendien stellen de huidige competenties van medewerkers niet meer per definitie de marktpositie voor de toekomst veilig. Aan de aanbodkant bestaat namelijk een groeiende behoefte aan flexibele werktijden die aansluiten bij de levensfase en gewenste werk-privébalans van betrokkenen. Daarnaast zijn medewerkers steeds beter opgeleid en stellen daarom ook hogere eisen aan de inhoud van het werk. Dit maakt het lastiger om medewerkers te behouden en hun talenten optimaal te benutten.
Aansluiting tussen medewerkers en organisatie
Bijsturen op de actualiteit van deze ontwikkelingen wordt voor organisaties steeds moeilijker. Dat terwijl de gewenste snelheid van bijsturen groter wordt. Afwachten kan dus niet meer. Om de snelheid van verandering aan te kunnen, moeten organisaties in beweging komen en ervoor zorgen dat zij op het juiste tijdstip de juiste mensen in huis hebben om de strategische doelen te behalen. Het is daarom niet meer voldoende om uitsluitend te sturen op de juiste aantallen medewerkers met de juiste kwaliteiten.
Ook de doelstellingen, behoeften, waarden en normen van medewerkers moeten aansluiten bij die van de organisatie. Arbeidstijden verdienen hierbij extra aandacht, gezien de toenemende flexibilisering en individualisering van vraag en aanbod op dit gebied.
Staan uw medewerkers in hun kracht?
Organisaties moeten dus zorgen dat zij de komende jaren het juiste “type” medewerker in huis hebben. Wanneer omstandigheden veranderen en doelstellingen moeten worden bijgesteld, zullen medewerkers die goed bij de organisatie passen beter in staat zijn om mee te bewegen. Om in strategische personeelsplanning ook het steeds urgentere thema van de aansluiting tussen medewerker en organisatie mee te nemen, heeft Déhora het 3K-model (krachtmeter) ontwikkeld. Hierin wordt naast kwaliteit en kwantiteit een derde variabele meegenomen: kracht.
Medewerkers staan in hun kracht wanneer hun doelen, wensen en voorkeuren overeenkomen met die van de organisatie. Dit kan bijvoorbeeld zijn op het gebied van werktijden, strategie, imago, werkwijzen, aansturing, samenwerking, werkinhoud, ontwikkelingsmogelijkheden of arbeidsvoorwaarden.
Wat betekent het om in je kracht te staan?
Medewerkers zijn heel verschillend in het soort organisatie en de baan waarin zij het beste op hun plaats zijn. De een vindt het bijvoorbeeld belangrijk om een rijk palet aan taken te kunnen uitvoeren terwijl de ander zich juist liever specialiseert. Sommigen werken liever volgens vastgelegde procedures waar anderen het werk naar eigen inzicht willen kunnen uitvoeren.
Ook heeft iedere medewerker een eigen ‘tijdsprofiel’ met bijvoorbeeld een voorkeur voor bepaalde werktijden, flexibiliteit en voorspelbaarheid van het rooster. Niet alleen medewerkers zelf hebben hier verschillende voorkeuren in. Ook organisaties hebben behoefte aan een bepaald ‘type’ medewerker dat aansluit bij het soort werk, de werktijden en de strategische doelen van de organisatie.
Zij willen dat medewerkers in hun kracht staan. Dat doen zij wanneer hun doelstellingen, behoeften, waarden, normen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op één lijn staan met die van de organisatie. Dit betekent dat de organisatie het beste uit de medewerkers haalt en de medewerkers het beste uit hun baan.
Hoe kracht een rol kan spelen in uw organisatie
Wanneer u aan de slag gaat met de afstemming tussen medewerker en organisatie is een eerste stap het systematisch in kaart brengen van het type medewerker dat in uw organisatie de komende jaren op zijn of haar plaats is. Het gaat hierbij niet om de taakomschrijving of de vereiste kwalificaties maar om wensen en voorkeuren die passen bij uw organisatie, bijvoorbeeld op het gebied van aansturing, samenwerking, de manier van werken, werkinhoud en persoonlijke ontwikkeling.
Een belangrijke dimensie hierin is de factor tijd: hoe wilt u dat uw medewerkers aankijken tegen onregelmatigheid, werken buiten kantooruren of overwerk? Dergelijke vragen zullen in een flexibiliserende arbeidsmarkt steeds relevanter worden. Maak waar nodig een onderscheid tussen verschillende afdelingen en functies. Maak bijvoorbeeld per groep een persona van de ‘typische’ medewerker.
De Déhora Krachtmeter®
De volgende stap in een SPP-traject is het in kaart brengen van de wensen, doelen en behoeften van uw huidige personeelsbestand. Wanneer u hier een duidelijk beeld van heeft, kunt u gericht sturen op discrepanties tussen medewerkers en de organisatie. Hiervoor heeft Déhora de Krachtmeter® ontwikkeld.
In de Krachtmeter® wordt voor een breed scala aan onderwerpen gemeten hoe medewerkers hun huidige werksituatie beoordelen, en hoe hun ideale werksituatie eruit zou zien. Hiermee ziet u precies op welke gebieden uw medewerkers in hun kracht staan en wat ervoor nodig is om ze in uw organisatie in hun kracht te brengen.
Kracht aan de basis van strategische personeelsplanning
Wanneer u inzicht heeft in de afstemming van doelen, normen en waarden kunt u in uw strategische personeelsplanning actief sturen op het behouden en vergroten van de kracht van uw medewerkers. Als uw medewerkers zich bijvoorbeeld perfect op hun plaats voelen in hun huidige functie terwijl deze functie niet langer aansluit bij de strategische doelen van de organisatie, weet u dat hier behoefte is aan verandermanagement of aan her-evaluatie van de positie van de medewerkers. Komen zij op termijn misschien elders in de organisatie beter tot hun recht?
De situatie en gevraagde strategie zijn juist weer heel anders wanneer uw medewerkers zich niet op hun plek voelen, terwijl zij een functie bekleden die voor uw organisatie van toekomstig strategisch belang is. In dit geval is het zaak om te onderzoeken hoe de functie zo kan worden ingericht dat medewerkers optimaal worden ingezet en voor de organisatie behouden kunnen blijven. Zo zijn er tal van mogelijke scenario’s en tal van manieren waarop de dimensie kracht uw strategische personeelsplanning kan verreiken. Denkt u bij het in kaart brengen van uw toekomstige personeelsbehoefte dus aan de drie K’s: kwaliteit, kwantiteit én kracht!
Meer weten?
Heb jij vragen over de strategische personeelsplanning binnen uw organisatie? Aarzel niet om contact met ons op te nemen!
*Bron: Déhora planmonitor 2020; resultaten op aanvraag verkrijgbaar
