Nog niet iedereen is bekend met de voordelen van tactische personeelsplanning (TPP), de planning tussen SPP en OPP. Daarom introduceerden wij onlangs de eerste in een reeks blogs over tactische personeelsplanning: Kennismaken met tactische personeelsplanning. In het blog van vandaag zoomen we in op het speelveld binnen tactische personeelsplanning. Wie zijn bij tactische personeelsplanning betrokken en hoe kunnen zij tactische planning op de middellange termijn inzetten?
Wat is het speelveld binnen tactische personeelsplanning?
De tactische personeelsplanner bevindt zich in het speelveld tussen de klant, de medewerkers en de organisatie zelf. Een tactische planner stelt zichzelf daarbij bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Kun je afspraken met de klant op de lange termijn verschuiven?
- Hoe pas je de inzet van een medewerker op middellange termijn aan?
- Welke maatregelen kun je binnen de organisatie nemen die op de middellange termijn positieve gevolgen hebben voor de bezetting?
Kun je afspraken met de klant op de lange termijn verschuiven?
De organisatie maakt afspraken met de klant over leveringen, services en kwaliteit. Hierbij verwacht de klant een betrouwbare en kwalitatief goede service. Op de korte termijn kunnen afspraken niet meer worden aangepast en zullen zij dus moeten worden nagekomen. Immers, de klant heeft zelf ook afspraken gemaakt met klanten, afnemers of andere organisaties.
Op de lange termijn zijn er echter wel mogelijkheden om afspraken wat te vervroegen of vertragen. Dit biedt organisaties mogelijkheden om drukke of rustigere periodes anders in te richten. Denk hierbij aan het eerder of later leveren van bepaalde goederen (bijvoorbeeld in de industrie), het beschikbaar zijn op andere tijdstippen (bijvoorbeeld beveiliging) of het verplaatsen van een bepaalde service (bijvoorbeeld dagbehandeling in de zorg). Ook aan zomerkorting valt te denken, om de hoeveelheid werk beter te managen.
Op voorwaarde dat een aanpassing past in de situatie van de klant, zijn er dus op langere termijn mogelijkheden om activiteiten te verplaatsen, zonder kwaliteitsverlies. En omdat deze aanpassingen door tactisch te plannen op de middellange termijn al worden ingepland, komt de klant niet voor vervelende verrassingen te staan op de korte termijn.
Hoe pas je de inzet van een medewerker op middellange termijn aan?
Op het gebied van inzetbaarheid van medewerkers liggen er veel mogelijkheden op de middellange termijn. Omdat er lang vooruit wordt gekeken zijn er mogelijkheden om regelingen te treffen met het personeel omtrent bijvoorbeeld vakanties, opleidingen, maar ook met Jaaruren-systematiek (JUS). JUS houdt in dat over een bepaalde periode (doorgaans een jaar) een medewerker een kortere periode minder uren werkt dan contractueel afgesproken, zodat in drukkere periodes de medewerker meer uren kan werken. Hoe organisaties invulling mogen geven aan JUS, staat in de CAO beschreven. Naast een JUS moet er ook een gedegen vakantieplanning zijn en de opleidingsplanning moet in lijn zijn met de tactische personeelsplanning en de capaciteitsplanning.
Je kunt echter ook afspraken maken over het tijdelijk omscholen of minder inzetten van medewerkers. Voor sommige maatregelen moet de organisatie wel de ondernemingsraad of een vergelijkbare medewerkersvertegenwoordiging betrekken.
Welke maatregelen kun je binnen de organisatie nemen die op de middellange termijn positieve gevolgen hebben voor de bezetting?
Een stabiele organisatie kijkt vooruit en stuurt op basis van onderzochte scenario’s. Op deze manier blijft er rust en stabiliteit in de organisatie. Als er op de korte termijn, bijvoorbeeld morgen, moet worden gestuurd (cancelen van een scholingsdag of overwerk accepteren), dan zorgt dat voor onrust binnen de organisatie, zeker als dit vaak voorkomt. Als organisatie wil je dit voorkomen, en daar zijn verschillende mogelijkheden voor.
Kijkend naar de middellange termijn kan een organisatie besluiten om bijvoorbeeld:
- werving- en selectieprocedures te starten;
- het vakantiebeleid en/of het opleidingsbeleid aan te passen;
- het ouderenbeleid aan te passen;
- afspraken over externe inhuur aan te scherpen;
- strakker te gaan sturen op ziekte;
- flexibiliteitinstrumenten (bijvoorbeeld een flexpool) in te voeren;
- het voorspelbaar maken van werk en personele inzet;
- het evalueren van prestatiemetingen.
De organisatie moet hierbij wel rekening houden met de Wet op de ondernemingsraad (WOR), waarin wordt aangegeven op welke aspecten een ondernemingsraad instemming moet geven.
Meer weten?
Meer weten over tactische personeelsplanning? Of wil je op weg geholpen worden met je planning? Neem gerust contact met ons op.
Mogelijk ook interessant voor u:
DEEL I – Kennismaken met tactische personeelsplanning
Steeds meer organisaties besteden aandacht aan Strategische Personeelsplanning (SPP) en aan Operationele Personeelsplanning (OPP). Maar de planning tussen SPP en OPP wordt nog te vaak over het hoofd gezien. Het gaat hierbij om de tactische personeelsplanning waar nog een wereld te winnen is. Daarom introduceren wij een reeks blogs over tactische personeelsplanning, met vandaag: wat is tactische personeelsplanning?
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
