Stichting Time Design: Onderzoek naar tijdintelligentie en bedrijfsprestaties
In veel organisaties worden dagelijks keuzes gemaakt om medewerkers tegemoet te komen. Keuzes die voortkomen uit betrokkenheid, uit de wens om flexibel te zijn of om werk en privé beter in balans te brengen. Op papier zijn die keuzes vaak goed verdedigbaar: logisch, mensgericht en redelijk.
Toch blijken ze in de praktijk regelmatig te wringen. Een medewerker met een 36-uur contract die graag vrij wil zijn op vrijdag, terwijl de diensten op die dag slechts zes uur duren. Of iemand die uitsluitend op één locatie inzetbaar wil zijn, met als gevolg een structurele opbouw van minuren. Individueel zijn deze wensen begrijpelijk, maar op teamniveau kunnen ze leiden tot onrust, disbalans of frictie.
Wat in zulke situaties vaak ontbreekt, is overzicht op de samenhang tussen individuele voorkeuren, teamcapaciteit en het rooster als geheel. En juist dát overzicht is cruciaal. Want zonder inzicht in het grotere geheel ontstaan er ongemerkt knelpunten. De werkdruk verschuift, voorspelbaarheid verdwijnt en teams raken uit balans.
Kortom: wat goed voelt voor één persoon, kan ten koste gaan van de werkbaarheid voor het collectief.
Van uitvoerend naar strategisch
Een belangrijke oorzaak ligt in hoe planning wordt benaderd. Nog te vaak wordt het gezien als een uitvoerende taak, een puzzel die pas aan bod komt als alle keuzes al gemaakt zijn. Dan volgt de vraag aan de planner: “Kun je dit rond maken?” Maar juist daar worden waardevolle kansen gemist.
De werkelijke kracht van planning ligt niet in het schuiven met diensten, maar in het slim verbinden van mensen, tijd en organisatie. Wanneer keuzes worden gemaakt vanuit overzicht en samenhang, ontstaat er ruimte voor duidelijkheid, stabiliteit en keuzes die op de langere termijn blijven werken.
Want planning is geen achterafklus. Het is een strategisch gesprek dat organisaties helpt om in flow te komen. Daardoor werken teams soepeler samen, blijft de werkdruk beheersbaar en sluit de inzet beter aan bij de praktijk.
Wat kunnen we dan wél doen?
Gelukkig zijn er manieren om deze knelpunten niet alleen op te lossen, maar ook te voorkomen. Hieronder volgen zes inzichten om bewuster te kijken naar de rol van planning in het bredere geheel, waardoor ruimte voor betere afstemming ontstaat.
1. Betrek planners aan het begin van het gesprek
Roosterwensen of contractuitbreidingen worden vaak al afgesproken vóórdat een planner wordt geraadpleegd. Maar planners beschikken over belangrijke kennis. Zij zien dagelijks waar het schuurt, waar ruimte zit en wat realistisch is. Door hen vroegtijdig te betrekken ontstaan er slimmere keuzes, nog vóórdat knelpunten ontstaan.
2. Maak gebruik van de data die al beschikbaar is
Roostersystemen bevatten waardevolle signalen. Wie bouwt structureel minuren op? Welke dagen zijn lastig te vullen? Welke contractvormen sluiten niet aan bij het roosterbeeld? Door deze data actief te gebruiken, wordt het gesprek objectiever. Het gaat dan niet meer alleen over gevoel, maar over zichtbare patronen die vragen om actie.
3. Stem contracten en diensten beter op elkaar af
Een medewerker die 36 uur wil werken, terwijl diensten gemiddeld 6 uur duren, moet in feite zes dagen per week worden ingezet. Als daar ook nog een vaste vrije dag bijkomt, ontstaat er spanning.
Een goed beginpunt is het roosterbeeld: welke inzet is nodig om het werk rond te krijgen? Door dit al tijdens het sollicitatiegesprek of een contractaanpassing bespreekbaar te maken, ontstaat er helderheid. Dat voorkomt onrealistische verwachtingen en zorgt voor afspraken die daadwerkelijk uitvoerbaar zijn.
4. Koppel individuele wensen aan het teamresultaat
Voorkeuren van medewerkers verdienen aandacht. Tegelijkertijd is het belangrijk om de impact van die wensen zichtbaar te maken. Bijvoorbeeld: alleen op één locatie willen werken kan betekenen dat het niet lukt om voldoende uren te maken. Door zulke gevolgen open te bespreken, worden voorkeuren een gezamenlijke puzzel, in plaats van een individuele claim.
5. Plan regelmatig een gezamenlijke ‘roosterreality-check’
De realiteit verandert voortdurend. De teamverdeling, beschikbaarheid en dienstlengtes verschuiven allemaal met de tijd mee. Wat maanden geleden logisch leek, kan nu knellen. Door periodiek met elkaar te kijken naar wat werkt en wat niet, blijft het rooster in beweging. Zo worden kleine knelpunten geen grote frustraties.
6. Werk met duidelijke, werkbare kaders
Maatwerk is belangrijk, maar vraagt om grenzen. Door samen te bepalen wat als werkbaar wordt gezien, ontstaat er helderheid. Denk bijvoorbeeld aan afspraken zoals minimale inzet op twee locaties, of het uitgangspunt dat roosterwensen mogelijk zijn zolang tachtig procent van het rooster daarmee gevuld raakt. Zo weten planners, teams en medewerkers waar ze aan toe zijn.
Tot slot
Planning is geen sluitstuk, geen lastige puzzel die aan het eind nog even gelegd moet worden. Het is een integraal onderdeel van hoe een organisatie functioneert. Door planners al vroeg te betrekken als strategische gesprekspartners, ontstaan betere beslissingen: gebaseerd op inzicht, afgestemd op capaciteit en gericht op wat op de lange termijn werkt. Dit creëert ruimte voor een betere samenwerking en roosters die écht kloppen. Geen ad-hoc geregel, maar een organisatie die in flow is.
Tijd om verder te lezen?
De operationele planner en de capaciteitsplanner: het verschil
In deze blog bespreken we wat de functies operationeel planner en capaciteitsplanner inhouden, hun onderlinge verschillen en waarom ze beide nodig zijn voor een organisatie.
Beleid voor het optimaliseren van processen, de cultuur en de inzet van personeel
Is er binnen jouw organisatie ook behoefte aan meer afspraken, kaders en regels rondom de planning? Ontdek hoe Déhora te werk gaat.
5 veelgemaakte fouten bij personeelsplanning
Er komt veel kijken bij het maken van een personeelsplanning. Denk aan onverwachte wijzigingen in het rooster, problemen met materialen, over- of onderbezetting. Hoewel elke planner streeft naar een optimale planning en goede roosters, loopt het niet altijd zoals gewenst. Welke fouten worden het meest gemaakt en hoe los je dit op? Een gewaarschuwde planner is er twee waard.
