De vakantieperiode nadert snel. Voor medewerkers is dat een periode van rust en ontspanning, maar de kans is groot dat veel collega’s in dezelfde periodes verlof op willen nemen. Hoe ga je slim, gezond en flexibel met tijd om in de vakantieperiode? Het maken van een vakantieplanning kan, door de vele afwezigen, een grote uitdaging zijn. De planning heeft invloed op de organisatie als geheel, maar ook op individueel niveau. Het is daarom van belang dat er goede beleidskaders zijn opgesteld rondom de aanvraag van vakanties. Daarom hebben wij 7 onmisbare tips op een rijtje gezet om daarbij te kunnen helpen.
Voor de collega’s die verantwoordelijk zijn voor de personeelsplanning, zorgt het rondkrijgen van de vakantieplanning voor een stressvolle periode. Specifiek kennis of ervaring kan tijdelijk ontbreken, waardoor onder- of overbezetting dreigt. Dit verhoogt de druk op aanwezige collega’s en kan leiden tot bijvoorbeeld langere wachttijden voor klanten.
Er is een duidelijk verschil tussen een vakantie- en verlofaanvraag. Een verlofaanvraag wordt vaker in een later stadium gedaan, terwijl een vakantieaanvraag meestal al geruime tijd van te voren bekend is. Gelukkig kun je dus tijdig anticiperen op de vakantieplanning. Het vereist uiteraard zorgvuldige planning, flexibiliteit, en heldere communicatie. Ontdek hier hoe je deze uitdagingen goed aanpakt.
1. Begin de vakantieplanning ruim op tijd
De belangrijkste tip: begin op tijd! Het is zo gek nog niet om in oktober al de eerste stappen te zetten voor het zomerseizoen. Een vroegtijdige planning biedt medewerkers de kans om rustig over hun vakantie na te denken en dit af te stemmen met hun thuissituatie.
Communiceer een uiterste datum waarop personeel een vakantieaanvraag kan indienen. Inventariseer enkele maanden vooraf wanneer de medewerkers op vakantie gaan. Zodra alle vakantieverzoeken zijn ontvangen, kun je beginnen met de opmaak van je (voorlopige) vakantieplanning. Door goed op tijd te beginnen creëer je een stevige basis.
2. Maak duidelijke afspraken rondom verlof
Zorg voor duidelijke afspraken omtrent verlofaanvragen, en zorg dat deze afspraken voor iedereen helder zijn. Denk hierbij aan regelingen rondom het opnemen van verlof tijdens een vakantieperiode of in het weekend. Dit voorkomt overvolle verlofpotjes aan het einde van het jaar. Het kan nuttig zijn om een schema te hanteren waarbij medewerkers bijvoorbeeld 1 week verlof opnemen in het voorjaar, 3 weken tijdens drukke periodes en 1 week in het najaar.
Een andere effectieve regeling kan zijn dat afdelingen eerst gezamenlijk overleggen voordat ze hun vakantieaanvragen indienen. Zo ontstaat er begrip en kunnen ze rekening houden met elkaars planning. Het is in elk geval van essentieel belang dat al deze afspraken met betrekking tot vakantieplanning zijn opgenomen in het roosterbeleid. Dit schept helderheid en zorgt voor een uniforme aanpak binnen de organisatie.
3. Bepaal je minimale capaciteit en bezetting
Een vakantieperiode gaat vaak gepaard met een toename (cfr. horeca) of juist een afname (cfr. bouwsector) van de hoeveelheid werk. Maak op voorhand een goede inschatting van de werkzaamheden, gebaseerd op het werkaanbod van voorgaande jaren. Een grondige analyse van je werkvolume kan hierbij helpen.
Door de minimale bezettingsgraad per afdeling of functie vast te stellen, kan je bepalen hoeveel werknemers er minimaal per dag aanwezig moeten zijn. Hierop baseer je vervolgens een basisplanning. Deze aanpak biedt niet alleen inzicht in de benodigde personeelsbezetting, maar geeft ook een helder beeld van hoeveel medewerkers je zonder zorgen verlof kan toekennen.
4. Maak gebruik van informatie uit voorgaande jaren
Met informatie uit voorgaande jaren kun je een voorspelling maken voor de komende vakantieperiodes. Wanneer is het hoogseizoen voor jouw bedrijf? Ervaar je een piek of juist een daling in activiteiten tijdens de feestdagen? Neem ook mee wanneer jouw medewerkers doorgaans vakantie opnemen. Deze situaties volgen vaak een herkenbaar patroon.
Identificeer deze patronen om mogelijke knelpunten vooraf in kaart te brengen. Neem de verlofplanning van vorig jaar onder de loep en evalueer zowel de succesvolle als minder succesvolle aspecten.
5. Plan je vervanging en versterking
Zorg tijdig voor vervanging en versterking voor je team tijdens vakantieperiodes en feestdagen door goed te plannen en afspraken te maken over de invulling van openstaande posities. Begin met het bepalen van het beschikbare budget en organiseer hoe je de vervanging van medewerkers regelt.
Het doel is altijd om zo min mogelijk afhankelijk te zijn van tijdelijke vakantiekrachten of externe hulp. Probeer in plaats daarvan je eigen team in te zetten, maar zorg ervoor dat dit binnen de huidige indeling past. Overweeg bijvoorbeeld om parttimers te vragen of ze extra uren willen werken tijdens de vakantie, vaak staan zij hier positief tegenover. Vaak kan ook een interne flexpool een oplossing bieden. Schat vooraf goed in hoeveel ondersteuning je nodig hebt en benader de flexpool tijdig, aangezien anderen ook om hulp zullen vragen.
Tot slot kun je gebruik maken van vakantiekrachten of uitzendkrachten. Een handige tip: laat uitzendkrachten al voor de vakantieperiode meedraaien, zodat ze tijdens de vakantieperiode of feestdagen direct goed ingewerkt zijn.
6. Betrek het personeel bij de planning
Blijkt het toch lastig om de planning rond te krijgen? Geef je team de kans om er onderling uit te komen. Je kunt collega’s actief betrekken bij het opstellen van de vakantieplanning en – roosters door bijvoorbeeld zelfroosteren.
Lukt dat niet? Dan is het aan de werkgever om te beslissen welke vakantieaanvragen niet (volledig) worden goedgekeurd. Houd daarbij rekening met de regelgeving vanuit de cao en individuele arbeidsovereenkomsten, want verlof mag je uiteraard niet zomaar weigeren. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt.
7. Communicatie en transparantie
Belangrijk is om altijd een eerlijke en open verdeling te waarborgen, én wees niet bang om eventuele uitdagingen aan te stippen. Dit vergroot de acceptatie en betrokkenheid.
Zodra de planning is opgesteld, deel deze dan zo snel mogelijk met je team. Een overzichtelijk vakantierooster biedt helderheid en rust. Je collega’s weten precies wanneer ze ingepland zijn en wie beschikbaar is voor vervanging. Door het rooster te delen, kunnen medewerkers zelf mogelijke knelpunten opmerken. Als er later wijzigingen volgen, maak daar dan duidelijke afspraken over.
Bonustip: software voor personeels- en vakantieplanning
Automatiseer je verlofaanvragen en goedkeuringsprocessen met een moderne WFM software. Kies voor software die in één oogopslag inzicht biedt in aan- en afwezigheden, vakantieverzoeken, en extra vrije dagen. Geef medewerkers de mogelijkheid om zelf verlofaanvragen of wijzigingen in te dienen. Een real-time overzicht van vakantiesaldi en andere belangrijke gegevens helpt je om altijd grip te houden op je personeelsinzet.
Mogelijk ook interessant voor u:
Switch naar de zomertijd. Is dat wel zo eenvoudig?
Door de ingang van de zomertijd werken deze nachtwerkers, die vooral werkzaam zijn in de zorg, vervoerssector, industrie en horeca,…
DEEL I – Kennismaken met tactische personeelsplanning
Steeds meer organisaties besteden aandacht aan Strategische Personeelsplanning (SPP) en aan Operationele Personeelsplanning (OPP). Maar de planning tussen SPP en OPP wordt nog te vaak over het hoofd gezien. Het gaat hierbij om de tactische personeelsplanning waar nog een wereld te winnen is. Daarom introduceren wij een reeks blogs over tactische personeelsplanning, met vandaag: wat is tactische personeelsplanning?
