“Hoe bepaal ik de ideale bezetting om mijn bedrijf toekomstbestendig te maken?”
De vraag die bij veel opdrachtgevers van Déhora naar voren komt als ze kijken naar de uitdagende ontwikkelingen in de maatschappij en de impact daarvan op hun bedrijfsvoering. Denk aan de behoefte aan snellere leveringen, op steeds flexibelere tijden en een voortdurend kritischer wordende klant, veel van deze zaken zorgen ervoor dat bedrijven steeds vaker slim met hun tijd en personeel moeten omgaan. Om deze reden zijn bedrijven op zoek naar de ideale personeelsformatie waarmee – uiteindelijk – het rendement geoptimaliseerd wordt. De nieuwe mogelijkheden omtrent data-gedreven capaciteitsberekeningen helpen bedrijven hier zeker bij. Onderliggend zit hier echter ook een gevaar voor bedrijven, namelijk blindelings vertrouwen op cijfers. In deze blog laat Déhora zien hoe Workforce Management (WFM), in het bijzonder in combinatie met een kritische blik op bedrijfsprocessen, bijdraagt aan het behalen van een optimaal en future-proof resultaat.
Wat is Workforce Management?
WFM draait om het optimaal gebruik maken van mensen en middelen binnen een organisatie. Een goed WFM-proces richt zich op het afstemmen en samenbrengen van mensen, processen, technologie en cultuur. Toegenomen mogelijkheden op het gebied van capaciteits- en werkaanbodanalyses ondersteunen bedrijven hierbij. Data-gedreven analyses geven volgens Déhora echter vaak een beeld dat de nodige verdieping vereist om de praktijk recht te doen.
Wat is het bedrijfsproces?
Déhora is van mening dat om een optimaal rendement te behalen op het gebied van personeelsinzet, er naast data-gedreven analyses, kritisch gekeken moet worden naar de (primaire) bedrijfsprocessen. Déhora ervaart namelijk dat er vaak een discrepantie is tussen wat mensen, vanuit hun vertrouwde werkwijze en de vergaarde data, denken nodig te hebben aan personeel en wat ze daadwerkelijk nodig (gaan) hebben voor het meest optimale bedrijfsproces.
Kijkend naar het proces analyseert Déhora veelal de flow van activiteiten die benodigd is om een product of dienst met toegevoegde waarde voor de klant te leveren. Een optimaal bedrijfsproces richt zich hierbij, traditioneel gezien, op het zo efficiënt mogelijk opeen laten volgen van handelingen en het beperken van wachtmomenten (denk aan lean). Hierdoor worden de kosten geminimaliseerd en de kwaliteit en efficiëntie gemaximaliseerd.
Afstemming benodigd voor een optimaal bedrijfsproces
Neem bijvoorbeeld een grote logistieke organisatie. De organisatie bepaalt haar personeelsinzet voornamelijk vanuit een capaciteitsanalyse omtrent de benodigde uren voor het laden/lossen van goederen, vervoeren van goederen en ondersteunende werkzaamheden. Hierdoor zit de organisatie in theorie (op basis van data) op capaciteit.
De toekomst ziet er minder rooskleurig uit. Door vergrijzing van het personeel en schaarste op de arbeidsmarkt kan de gewenste capaciteit op termijn niet meer gehaald worden. Dit terwijl het werkaanbod op basis van voorspellingen niet afneemt. Waar de toekomstbestendigheid van de organisatie misschien in twijfel wordt getrokken, ziet Déhora in deze onzekerheid juist grote kansen om de interne processen onder handen te nemen.
De inzet van personeel wordt namelijk niet alleen bepaald door het werk aanbod, maar ook door alle bijbehorende beleidsvoering en processen. In de logistiek wordt het werk bijvoorbeeld sterk bepaald door afspraken met klanten/leverancier, de snelheid waarmee ondersteunende processen afgerond kunnen worden en de benodigde technologie/hulpmiddelen. Het op elkaar afstemmen van deze beleidsvoering en processen, kan onnodige wachttijden en inefficiënties verminderen, waardoor de benodigde capaciteit kan worden verlaagd. Verder bepalen de contracten, werktijd- en verlofregelingen hoe het werk afgedekt wordt. Déhora ervaart dat deze veelal niet ingericht zijn om het bedrijfsproces te ondersteunen waardoor capaciteit niet optimaal ingezet wordt.
Door kritisch te kijken naar de afstemming tussen bovengenoemde beleidsvoering, processen en het werkaanbod kan de benodigde capaciteit en inzet hiervan dus geoptimaliseerd worden.
Onze aanpak
Déhora kijkt in haar projecten niet alleen naar de inzet van data maar ook naar de inrichting en optimalisatie van het bedrijfsproces. Hierbij begint Déhora altijd met een onderzoeks- en analysefase waarin kwalitatief en kwantitatief onderzoek van het primaire proces plaatsvindt. Dit wordt gedaan door middel van:
- desktopresearch van de bedrijfs- en logistieke processen;
- interviews met management om de algehele bedrijfsvoering te doorgronden, zoals de doelstellingen, strategie, afwegingen en toekomstperspectief;
- onderzoek in het primaire proces om processtappen te valideren en waarderen en het proces te toetsen vanuit een leanmanagement-achtige benadering;
- data-analyse van het proces, doorlooptijden, waste en toetsing van de vertaling naar het werkaanbod.
De inzichten uit deze stappen worden vervolgens met elkaar vergeleken, om zo tot een gedegen bezettingseis te komen. Om dus de vraag “Hoe bepaal ik de ideale bezetting om mijn bedrijf toekomst bestendig te maken?” te beantwoorden: naast capaciteitsberekeningen vanuit huidige data is inzicht in jouw toekomstige bedrijfsproces(sen) nodig om achter de ideale bezetting van jouw toekomstbestendige bedrijf te komen.
Wil je als bedrijf inzicht verkrijgen in jouw benodigde bezetting voor de toekomst, maar is het niet duidelijk welke kritische vragen gesteld zouden moeten worden om je bedrijfsproces hierop voor te bereiden? Neem dan contact op met Déhora voor de mogelijkheden.
Mogelijk ook interessant voor jou:
Capaciteitsmanagement als oplossing voor personeelstekort?
Capaciteitsmanagement als oplossing voor personeelstekort? Het personeelstekort op de arbeidsmarkt was zelden zo groot en wordt, mede door de vergrijzing,…
Beleid voor het optimaliseren van processen, de cultuur en de inzet van personeel
Is er binnen jouw organisatie ook behoefte aan meer afspraken, kaders en regels rondom de planning? Ontdek hoe Déhora te werk gaat.
