Om personeel efficiënt en duurzaam in te zetten is het voor werkgevers van belang om personeelsroosters actueel te houden. Belangrijk hierbij is dat de gekozen inzet past bij het werk en dat deze aan wet- en regelgeving voldoet. Roosterwijzigingen hebben namelijk direct invloed op het (sociale) leven van de werknemers. Er is echter rondom deze roosterwijzigingen nog altijd veel onduidelijkheid binnen organisaties. Moeten roosterwijzigingen instemming krijgen van een medezeggenschap, zoals de Ondernemingsraad (OR)? En kunnen bepaalde wijzigingen ‘gewoon’ worden ingevoerd? Zijn veel gehoorde vragen. Wij zochten het voor u uit.
Wet op de Ondernemingsraden (WOR)
Vastgesteld in 1950: de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is een Nederlandse wet die als doel heeft om de medezeggenschap voor werknemers, werkzaam in overheidsinstellingen en grote ondernemingen, te regelen. In artikel 27 van de WOR is vastgelegd voor welke besluiten tot vaststelling, wijziging of intrekking van een regeling een ondernemer of bestuur toestemming moet vragen aan de OR. Een aantal voorbeelden van zulke regelingen zijn bijvoorbeeld regelingen op het gebied van personeelsbeoordelingen of werkoverleg, maar ook vakantieregelingen en arbeids- en rusttijden.
Instemmingsverzoek bij OR verplicht
En rondom dat laatste, arbeids- en rusttijden, zijn er binnen veel organisaties nog altijd onbeantwoorde vragen die bij het instemmingstraject voor onnodige vertraging zorgen. Heeft de werktijdenregeling ook betrekking op roosters? En betekent dit dat, mocht een werkgever een rooster aan willen passen, hiervoor eerst een instemmingsverzoek moet worden ingediend bij de OR? Veel Ondernemingsraden vinden van wel en ondernemers zijn het daar niet altijd mee eens. ”De WOR is een minimum wetgeving, wat betekent dat de Ondernemingsraad altijd de werkgever kan verzoeken om een voorgenomen besluit ter instemming aan te bieden aan de Ondernemingsraad”, stelt Bas Misset, Managing Consultant bij de Déhora Consultancy Group, specialist op het gebied van workforce planning en management. Hij vervolgt ”Omdat er binnen organisaties zoveel onduidelijkheid is rondom roostergerelateerde instemmingsverzoeken, heeft Déhora dit door juristen uit laten zoeken. Deze juristen kwamen, als het gaat om roosters, tot het volgende: roosters die een bestendig karakter hebben en die betrekking hebben op een deel van of alle medewerkers van een organisatie moeten, ongeacht de aard van de wijzigingen, eerst worden goedgekeurd door de OR door middel van een instemmingsverzoek.”
Duur van wijziging belangrijk bij indienen verzoek
Vooral belangrijk is dus het bestendige karakter van de wijziging. Dit betekent dat een wijziging voor langere tijd geldt (en dus definitief is) en dat het bijvoorbeeld geen pilot betreft. Betreft het wel een pilot of een roosterwijziging die van tijdelijke aard is, dan is het een tijdelijke maatregel en hoeft de ondernemer of het bestuur geen instemming te vragen aan de OR. Daarnaast is het toepassen van de regeling, met bijvoorbeeld dienstruilingen of verlof, niet instemmingsplichtig. Misset: ”Mijn ervaring is dat de Ondernemingsraad het voorgenomen besluit, inclusief roosters, vaak pas ziet als het instemmingsverzoek wordt ingediend. En aangezien wij in een snel veranderende wereld leven, waarbij het werk snel kan veranderen van tijdstip en intensiteit, verschillen de nieuwe roosters doorgaans behoorlijk van de huidige roosters. De impact op het sociale leven van de medewerkers is daarmee groot en dit weerhoudt een OR ervan om instemming te geven. Ook ontbreekt het de OR soms aan kennis over de Arbeidstijdenwet, CAO en roostervormgeving. Het instemmingstraject is daarmee vaak een lang en frustrerend traject. Maar dit hoeft absoluut niet zo te zijn, goede procesbegeleiding, een sterkte onderbouwing van de voorgestelde verandering en heldere feiten die draagvlak binnen de OR en organisatie realiseren, zijn hierbij echter wel essentieel.”
Déhora adviseert u graag over uw instemmingsverzoeken
Misset:
”Het opstellen van een goed onderbouwd instemmingsverzoek dat draagvlak creëert binnen de OR en de organisatie is voor de ondernemer/het bestuur van een organisatie vaak erg arbeidsintensief en soms ook lastig op te stellen door de intensieve betrokkenheid bij de eigen organisatie.”
Gelukkig kunnen de consultants van Déhora, met hun expertise en 30 jaar ervaring op het gebied van workforce planning en management, een helpende hand bieden bij dit proces. Onze consultants adviseren u graag over uw instemmingsverzoeken of begeleiden dit proces graag voor u van A tot Z. Mocht u hierover, of andere workforce planning gerelateerde onderwerpen, meer informatie willen of heeft u interesse in een vrijblijvend gesprek? Aarzel dan niet en neem contact op met ons.
Mogelijk ook interessant voor u
Arbeidstijdenwet: hoeveel aanwezigheidsdiensten mag ik draaien?
Aanwezigheidsdiensten (AWD): hoeveel uur mag er gewerkt worden en hoeveel rusturen zijn er vastgesteld? Déhora licht dit toe.
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
