Een goede personeelsplanning kan zorgen voor betere bedrijfsresultaten en een hogere medewerkers- en klanttevredenheid. Het zal u dus vast niet verbazen dat organisaties hier steeds meer aandacht aan besteden. Toch komt het nog regelmatig voor dat de planning er door een werknemer ‘bij’ wordt gedaan en niet behoort tot de hoofdtaken. Met alle gevolgen van dien. Om het planningsproces zo goed mogelijk te laten verlopen is expertise en kennis op dit vlak dus zeker geen overbodige luxe.
Outsourcing van de personeelsplanning kan voor veel organisaties een goede uitkomst bieden. De behoefte om het planningsproces uit te besteden wordt de afgelopen jaren steeds groter. Het Planning Service Center (PSC) van Déhora ondersteunt organisaties op dit gebied. Maar wat ligt er ten grondslag aan deze groeiende vraag? Wanneer zou een organisatie outsourcing moeten overwegen? Voor welke diensten kunnen zij terecht bij het PSC, en wat zijn de voordelen? Wij namen een kijkje achter de schermen, en interviewden hiervoor Brian, ervaren planning professional bij het PSC in Amsterdam.
Wat doet het Planning Service Center?
Bij het PSC kunnen organisaties de gehele planning, of onderdelen hiervan, onderbrengen. Deze afdeling verzorgt en beheert de planning op afstand en werkt met verschillende professionele planningsystemen. Brian: “In sommige gevallen wil een organisatie juist dat wij hun eigen planningsysteem gebruiken om de planning over te nemen. Bij langdurige ziekte van een vaste planner komt deze wens vaak voor. Wij leveren maatwerk, dus die optie bieden wij ook”.
De planning professionals van het PSC houden zich dagelijks bezig met het maken van een capaciteitsplan en roosters voor verschillende klanten. “Onze opdrachtgevers kunnen zelf aangeven waar zij behoefte aan hebben. Voor sommige organisaties betekent dat het overnemen van de hele planning. Maar het komt ook regelmatig voor dat een bedrijf het juist fijn vindt om de touwtjes in eigen handen te houden. Als blijkt dat ze bepaalde expertise missen op het gebied van planning, dan ondersteunen wij ze daarbij. De termijn mogen zij zelf aangeven. Voor het ene bedrijf is dat een paar maanden, maar wij hebben ook opdrachtgevers waar wij al jaren werk voor leveren”, aldus Brian. Daarnaast verzorgen de planning professionals van het PSC iedere maand een overzicht van de inhuur, ATW overtredingen en gerealiseerde roosters.
De werkzaamheden van onze planners gaan veel verder dan alleen het maken van basisroosters. De overige taken zien er als volgt uit. Het PSC:
- geeft advies over de verschillende scenario’s voor de vaste bezetting;
- bewaakt de inzet van flexwerkers;
- verzorgt noodzakelijke data voor de administratie van de opdrachtgever;
- verzamelt data en maakt rapportages;
- draagt verbetervoorstellen aan voor op de langere termijn.
Wanneer is outsourcing van de planning een goede optie?
Dat een goede personeelsplanning zorgt voor betere bedrijfsresultaten, tevreden opdrachtgevers en klanten is een bekend gegeven. Maar wanneer zou een organisatie moeten overwegen om de planning uit te besteden?
- Kostenbesparing
Sommige organisaties kiezen ervoor om zelf een planner in dienst te nemen. Maar met name voor kleinere organisaties is het niet haalbaar om een fulltime planner aan te nemen, en ook nog eens te investeren in een duur softwarepakket. “In zulke gevallen bieden wij een uitkomst. Onze opdrachtgevers kunnen namelijk zelf het aantal uur bepalen waarvoor zij een planner nodig hebben. Daarnaast beschikken wij over softwarepakketten die bedrijven zelf niet hoeven aan te schaffen en maken daarmee een professionele personeelsplanning”. In de outsourcingformule van het PSC zit de personele en softwarematige kant dus versleuteld in de dienstverlening. Ook komt het regelmatig voor dat een werknemer de planning er “gewoon even bij” doet. Het gevolg hiervan kan een planning zijn die niet klopt. Brian: “Dat is het moment dat je ontevreden medewerkers en klanten krijgt. Dat moet je als organisatie niet willen. Je kunt dan overwegen om de planning over te laten aan planning professionals. Als je dat niet doet, loop je al gauw het risico dat je medewerkers en klanten verliest aan de concurrent. En dat wil natuurlijk niemand!”
- Professionaliseringsslag
Ook organisaties die een professionaliseringsslag willen maken, komen volgens Brian vaak terecht bij het PSC. “Vanuit bedrijven krijgen wij regelmatig de vraag of wij willen beoordelen of hun personeelsplanning goed is opgesteld, of het voldoet aan de wetten en regels en of deze gezond is. Wanneer er bijvoorbeeld een hoog verloop van medewerkers te zien is, of als er sprake is van een hoog ziekteverzuim of ontevredenheid bij het personeel, dan komt vaak de vraag naar boven of dat te maken heeft met het rooster. Wij nemen de roosters waar voor organisaties die deze deskundigheid niet (voldoende) in huis hebben. Met onze specialisatie kunnen wij gemakkelijk constateren waar de verbeterpunten liggen”.
- Tekort aan planners bij ziekte en bij vakantieperiodes
Een organisatie die slechts één planner in dienst heeft, komt al gauw in de knel met de planning wanneer er sprake is van ziekte bij deze medewerker of tijdens vakantieperiodes. “We zien vaak dat teamleiders met hun handen in het haar zitten wanneer dit gebeurt. Het is lastig om een ervaren planning professional te vinden die voor een korte duur, of voor een niet vastgestelde periode, de planning kan verzorgen. Regelmatig springen wij in deze situaties bij, daar zijn wij voor!”
Voordelen van outsourcing van de planning?
Het besef dat plannen veel verder gaat dan alleen “een rooster maken”, komt de laatste jaren steeds meer. Met het uitbesteden van planning weet je zeker dat je dat goed hebt geregeld. Het is dan ook een strategische keuze om het buiten de eigen organisatie te beleggen bij een volwaardige WFM business partner. Déhora biedt in deze gevallen de oplossing door het overnemen van de personeelsplanning. Van kleine taken tot het geheel uitbesteden van de personeelsplanning.
Welke voordelen heeft het voor jouw organisatie?
- Déhora heeft ruim 30 jaar ervaring op het gebied van workforce planning en workforce management. Deze kennis passen wij toe bij iedere opdracht;
- Door het uitbesteden van de planning kan de organisatie zich focussen op de eigen kerntaken;
- transparante en schaalbare kosten. Je betaalt ons per uur en onze diensten zijn maandelijks opzegbaar;
- je beschikt over de nieuwste plansoftware zonder investering;
- jouw medewerkers hebben altijd en overal toegang tot hun planning.
Brian: “Je kiest met het PSC voor de beste planners, maar geen salariskosten. De nieuwste software, maar zonder investering.” Enthousiast voegt hij eraan toe: “Dat is toch fijn!”
Meer weten?
Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie? Dan kun je ons bereiken via het telefoonnummer: 020 404 4042. Neem ook een kijkje op onze website voor meer informatie over het PSC.
Wellicht ook iets voor u:
4 tips voor gezondere ploegendienst medewerkers
Ploegendiensten brengen niet alleen fysieke, maar ook mentale en sociale gevolgen met zich mee. Lees hier 4 tips voor vitale ploegendienst medewerkers.
6 kwaliteiten van een goede planner
De planner heeft uiteenlopende rollen. Hij adviseert en ondersteunt het management bij de organisatie van het werk. Tevens functioneert hij als een klankbord voor het personeel. Om de werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren, zijn er een aantal kwaliteiten van groot belang
