Er komt veel kijken bij het maken van een personeelsplanning. Denk aan onverwachte wijzigingen in het rooster, problemen met materialen, over- of onderbezetting. Hoewel elke planner streeft naar een optimale planning en goede roosters, loopt het niet altijd zoals gewenst. Welke fouten worden het meest gemaakt en hoe los je deze op? Een gewaarschuwde planner is er twee waard.
1. Niet op tijd beginnen
Dit is misschien wel de meest gemaakte fout onder de planners. Regelmatig komt het voor dat planners opgeslurpt worden door dagelijkse onverwachte gebeurtenissen. En zoveel bezig zijn met het blussen van brandjes dat zij te laat starten met de personeelsplanning. Ook komt het vaak voor dat het plannen bewust wordt uitgesteld als buffer tegen ‘onvoorziene situaties’. Omdat het rooster te laat wordt verspreidt, weten de medewerkers niet bijtijds wanneer ze moeten werken. Hierdoor ontstaat er een tijdsdruk bij de medewerkers en moeten zij hun werktaken ad hoc inplannen. Dit leidt uiteraard tot frustratie bij het personeel.
Hoe los je dit op?
Plan een vast tijdstip in je agenda om tot een ‘definitieve’ versie van het rooster te komen. Kies een bepaalde dag, of een uur van de dag. Geef jezelf en je medewerkers een deadline voor o.a. het inplannen van diensten of taken. Zo ontstaat er een routine en komen problemen sneller aan het licht.
2. In paniek raken bij last-minute wijzigingen
Je hebt de planning voor de volgende dag/periode gemaakt, je hebt je medewerkers op de hoogte gesteld. Plotseling valt een medewerker uit, worden belangrijke materialen niet op tijd geleverd, of komt er een dringende oproep binnen van een belangrijke klant die ab-so-luut niet kan wachten. Jouw planning valt in duigen! Op dat moment wordt er beroep gedaan op jou als leidinggevende of planner om tot een oplossing te komen. Het zweet staat op je voorhoofd. De druk en de stress neemt toe.
Hoe los je dit op?
Stom maar waar: stay calm en plan! Neem een stap terug en bekijk verschillende oplossingsrichtingen. Ga vooral niet haastig te werk. Doe eventueel een beroep op je leidinggevende of je collega’s om knopen door te hakken. Het heeft geen zin om in paniek tal van berichtjes en e-mails over en weer te sturen. Dit kost niet alleen tijd, maar kan ook zorgen voor verwarring.
3. Onvoldoende (open) communicatie over de personeelsplanning
Voor planners is communiceren met werknemers, het management en klanten over beslissingen vaak een verbeterpunt. Ben jij altijd transparant over de wijze waarop beslissingen zijn genomen? Waarom moet die éne medewerker bijvoorbeeld een moeilijke taak uitvoeren? Of een extra rit doen? Vaak wordt er ook niet (voldoende) gerapporteerd aan het management. Dit zorgt er weer voor dat een tekort aan personeel en overige problemen te laat worden gesignaleerd. We zien ook regelmatig dat de eindklant door ‘planningsdruk’ niet (tijdig) wordt geïnformeerd bij eventuele wijzigingen.
Hoe los je dit op?
Begin met open communicatie. Vertel de medewerkers waarom er komend weekend meer personeel nodig is dan normaal. Of waarom iemand een extra opdracht erbij krijgt. Als je medewerkers begrijpen hoe de planning is gemaakt en waarom op die manier, tonen ze meer sympathie. Betrek hen bij de planning. Plan op vaste tijdstippen een overlegmoment in met de leidinggevende om pijnpunten en uitdagingen in de planning te bespreken, en om tot oplossingen te komen. Wees ook te allen tijde professioneel naar klanten toe, hoe lastig ze soms ook doen. Toon begrip als ze met een probleem zitten en reik een tastbare oplossing aan.
4. Communicatie rondom roosterwijzigingen
Een werkrooster verandert voortdurend. Hoe vaker het rooster wijzigt, hoe groter de kans dat een medewerker de wijzigingen over het hoofd ziet. Het is vervelend als een medewerker een (melding voor) een nieuw rooster ontvangt als de wijzigingen helemaal niet op hem of haar van toepassing zijn. Het is minstens even vervelend om als medewerker ‘s ochtends vast te stellen dat je dagplanning er plots toch helemaal anders uit ziet.
Hoe los je dit op?
Het online beschikbaar maken van je planning biedt al enorme hulp. Zo heeft iedereen eenvoudig toegang. Dankzij een goede online tool kan je automatisch een bericht sturen naar individuele medewerkers met het meest actuele rooster, ook wanneer dit op het laatste moment verandert. Spreek een tijdstip af waarop je de planning van de komende periode of dag afsluit.
5. Waan van de dag
Het richten op een korte termijnplanning heeft veel gevolgen. Denk aan: veel uitzendkrachten, pieken en dalen die niet worden opgevangen, verlofuren die niet worden opgenomen, herstellingen of taken die moeten blijven wachten, onrust in de personeelsplanning. Een gebruikelijke benadering van veel planners (uiteraard niet allen!) is dat ze de problemen pas aanpakken wanneer ze een kritiek stadium bereiken. En dan is het te laat. Openstaande diensten of niet-ingeplande taken zijn een helder signaal dat je omzet misloopt.
Als planner kijk je constant vooruit en moet je dagelijks anticiperen. Maar wanneer je de hele dag bezig bent met het beantwoorden van vragen van je collega’s, problemen bij de klant of incidenten binnen het team, heb je weinig tijd om vooruit te plannen. Weet je hoeveel werk je verwacht in een bepaalde periode? Heb je inzicht in de beschikbaarheid van medewerkers? Heb je oplossingen voor pieken en dalen in het werk? Dit zijn allemaal vragen waar je als planner vooraf over na moet denken.
Hoe los je dit op?
Tijd vrijmaken voor proactieve planning en risicobeoordeling. Dit zal zorgen voor meer rust en minder stres bij onvoorziene omstandigheden. Breng in kaart hoeveel personeel je beschikbaar hebt en hoeveel werk je verwacht. Hierbij kan je bijvoorbeeld kijken naar de cijfers van dezelfde week van het voorgaande jaar. Is er sprake van pieken en dalen in het werk? Zijn er bepaalde taken of activiteiten die je van tevoren kan inplannen? Maak je planning inzichtelijk en maak afspraken. Signaleer problemen en draag oplossingen (met onderbouwing) aan bij het management.
Mogelijk ook iets voor u:
6 kwaliteiten van een goede planner
De planner heeft uiteenlopende rollen. Hij adviseert en ondersteunt het management bij de organisatie van het werk. Tevens functioneert hij als een klankbord voor het personeel. Om de werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren, zijn er een aantal kwaliteiten van groot belang
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
