Het personeelstekort op de arbeidsmarkt is zelden zo groot geweest en wordt, mede door de vergrijzing, alsmaar groter. Ook binnen de zorgsector neemt het tekort aan personeel schrikbarend toe. Als zorgorganisatie is er een aantal zaken waarmee je kunt inspelen op het personeelstekort. Zo kun je bijvoorbeeld al enorme voordelen behalen met vaste medewerkers. Dit kun je doen door te werken met capaciteitsmanagement. In deze blog gaan wij hier dieper op in en leggen wij door middel van voorbeelden uit hoe capaciteitsmanagement een bijdrage levert aan een optimale personele inzet en planning.
Wat is capaciteitsmanagement?
Capaciteitsmanagement is het structureel beheersen en op elkaar afstemmen van enerzijds het werkaanbod en anderzijds de hoeveelheid beschikbaar personeel. De uitdaging is ervoor te zorgen dat precies voldoende medewerkers op het juiste moment, op de juiste afdeling, voor de juiste handeling beschikbaar is. Dat is belangrijk vanuit personeelsbeleid, kwaliteit van zorg en kostenoogpunt.
Capaciteitsmanagement begint op strategisch niveau, als middel om strategische doelstellingen te bereiken en de randvoorwaarden te creëren die het voor het tactische en operationele niveau van de organisatie mogelijk maken om dit in te vullen. Geen trucje of theoretisch model, maar een manier van werken die door iedereen in organisatie omarmd wordt. Van directie, via management, door de hele lijn tot de planners en medewerkers in de uitvoering. Een bewuste keuze om de hele organisatie zo in te richten dat de juiste kennis en kunde aanwezig is en dat processen aanwezig zijn om het optimale resultaat uit de beschikbare capaciteit te halen.
Capaciteitsmanagement op alle niveaus
De directie heeft vanuit strategisch oogpunt een visie van drie tot vijf jaar en brengt de strategische doelstellingen op het gebied van personele inzet in kaart. Vaak zijn deze doelen gerelateerd aan financieel gezond blijven en rust in roosters, wat bijdraagt aan hoge medewerkerstevredenheid, goed werkgeverschap en lager verzuim en daarmee gepaarde kosten.
Management kijkt naar de tactische invulling, een tijdspanne van één, hooguit twee jaar. Met als hoofdvraag: hoe richten we de organisatie in om tot een optimale personele inzet en planning te komen, waarmee het maximale uit de beschikbare capaciteit wordt gehaald? Een planner, die zich bezighoudt met de operationele uitvoering van dit beleid, zorgt dat roosters kloppend en passend zijn binnen de doelstellingen van de organisatie. Uiteraard rekening houdend met de geldende cao’s, wet -en regelgeving én de wensen van de medewerkers en cliënten.
Capaciteitsmanagement geeft sturing aan de organisatie
Vaak zien organisaties capaciteitsmanagement als sturing op financiën. En financieel gezond worden of blijven is zeker een doelstelling waar capaciteitsmanagement aan kan bijdragen. Maar naast het financiële overzicht, geeft het ook een helder overzicht van de medewerkers en de cliënten binnen de organisatie.
Belangrijk bij het goed kunnen sturen op capaciteit is dat de kaders en normen goed beschreven staan. Bijvoorbeeld: waar sturen we als organisatie op, hoe sturen we en wat doen we als we afwijken van de norm? Eventueel wordt dit gekoppeld aan een dashboard voor snel en makkelijk inzicht in de data. Met capaciteitsmanagement breng je in kaart waar je eventueel op kunt bijsturen als organisatie, wat al dan niet efficiënt is en waar je op moet ingrijpen. Het werken met een beleid waarbij de kaders en normen zijn vastgelegd geeft veel rust in een al dynamische werkomgeving.
Hoe richt je capaciteitsmanagement in?
Om capaciteitsmanagement zo goed mogelijk in te richten, is het belangrijk dat de juiste stakeholders in het proces aansluiten en het op alle niveaus van de organisatie gedragen wordt. Denk aan de directie en de afdelingen HR, Finance en Planning. Gezamenlijk met HR breng je de situatie van de medewerkers in kaart. Waar zitten de medewerkers? Hoe zijn de kwalificaties/niveaus van het personeel verdeeld over de locaties? Wellicht kom je tot de conclusie dat de ene locatie te weinig personeel voor een bepaalde handeling heeft en de andere locatie juist te veel.
Ook kijk je met een kritisch oog naar de bruto/netto verhouding. Het bruto aantal contracturen verminder je hierbij met het aantal uren overleg, opleidingen, verlof en ziekte. Zo kom je op het netto aantal uren dat jouw medewerkers inzetbaar zijn. Door HR te laten aansluiten bij de capaciteitsgesprekken, maak je de gemaakte keuzes transparant en kun inzichtelijk maken hoe het personeel op de gewenste plek wordt ingezet. Zo zorg je ervoor dat de personele bezetting beter verdeeld is over de gehele organisatie.
Rol van de leidinggevende en het personeel
Als leidinggevende is het raadzaam om regelmatig in gesprek te gaan met medewerkers. Hierdoor kun je de wensen en behoeften goed in kaart brengen, maak je keuzes transparant en kun je daar op inspelen. Zitten de medewerkers nog op hun plek? Zijn ze tevreden met hun contractgrootte en wat zijn hun ambities wat betreft zelfontwikkeling? Iemand kan toe zijn aan een volgende stap in zijn/haar carrière en wil hij/zij daar wel een (interne) opleiding voor volgen. Of is het mogelijk om nieuwe afspraken met een medewerker te maken die meer uren wil werken. Het gevolg ervan is dat je met jouw eigen personeel het tekort aan capaciteit (deels) kunt opvangen.
Voorbeeld
Om het bovenstaande goed in kaart te brengen, geven wij een voorbeeld van wat wij vaak in praktijk tegenkomen. Bij het aangeven van de strategische kaders wordt een opleidingsplan gemaakt, inclusief belangrijke keuzes over budget en opleidingsrichting. Op tactisch niveau volgt daaruit de opleidingsplanning, wie volgt welke opleiding en wanneer? Er kan bijvoorbeeld in een vroeg stadium rekening worden gehouden met het verlopen van BIG-registraties. Als dit op strategisch en tactisch niveau niet goed geregeld is, wordt dit op operationeel niveau zichtbaar.
Opleidingen passen niet meer in de planning, komen op het laatste moment tussendoor of een BIG-registratie moet op het laatste moment verlengd worden. Het verwijt is dan vaak dat de planning niet goed is, maar in feite is de capaciteitsmanagement niet goed ingericht en de juiste voorwaarden niet gecreëerd.
Daarnaast valt uit gesprekken met medewerkers over hun contractgrootte regelmatig winst te behalen. Nog een voorbeeld; stel je hebt een organisatie van 450 medewerkers. Door in gesprek te gaan blijkt dat 15% van deze medewerkers vier uur extra wil werken. Dan heb je dus 7,5 fte aan eigen medewerkers die openstaande uren kunnen opvullen! De rekensom: 450 medewerkers x 0,15 x 4 uur = 270 uur. 270/36 uur = 7,5 fte. Kortom: geen inwerkdagen, vaste gezichten voor de cliënten én minder inzet aan personeel dat niet in loondienst is.
Inventariseer cliënt behoefte
Capaciteitsplanning is een proces om de inzet van je medewerkers aan te laten sluiten op de zorgvraag. Goed om te weten is dat je aan de cliëntkant ook enorme voordelen kunt creëren in de personeelsplanning. Zo is in capaciteitsplanning de indicatie van de cliënt gekoppeld aan zorgbehoefte en uiteindelijk aan een passend dienstenpatroon. Als organisatie is het een vereiste om regelmatig na te gaan of de indicatie per cliënt nog kloppend is. Wellicht kom je tot de conclusie dat de zorgvraag is toegenomen.
In dergelijke gevallen is het raadzaam om de indicatie opnieuw aan te vragen. Een cliënt kan namelijk meer handen aan het bed nodig hebben dan in eerste instantie begroot is. Hierdoor mist de juiste afstemming tussen beschikbaar personeel en benodigde zorg. Met negatieve gevolgen voor het personeel zelf, de kwaliteit van zorg en uiteindelijk ook kosten.
Hoe zien jouw piekmomenten eruit?
Zoals aangegeven wordt er in de capaciteitsplanning gekeken naar de indicatie en daarmee het dagprogramma van de cliënt. Door ook kritisch naar het dagprogramma te kijken én met de cliënt of dienstverwant om de tafel te gaan, kunnen ook hier verschuivingen plaatsvinden. Wij zien in de praktijk namelijk veel dat de wensen van cliënten kunnen veranderen. Bijvoorbeeld van douchen in de ochtend naar de avond, door andere zorgbehoefte in de ochtenduren. Dit soort verschuivingen kunnen de piekmomenten binnen een organisatie reduceren. Zo ontstaat er een betere verdeling over de gehele dag.
Wet- en regelgeving en cao’s
Een belangrijk aandachtgebied waar je in capaciteitsmanagement rekening mee moet houden, is wet- en regelgeving en de geldende cao. Er worden namelijk regelmatig nieuwe wetten doorgevoerd of gewijzigd. Denk hierbij aan de WAB of de WWZ. Ook worden de cao’s regelmatig herzien. Belangrijk is om als organisatie in te spelen op deze wijzigingen en samen met de OR opnieuw de kaders te bepalen.
PLAN! kennisnetwerk voor planning professionals
Houdt u zich professioneel bezig met workforce planning en management, word dan lid van PLAN!, het kennisnetwerk voor planning professionals. Déhora organiseert regelmatig PLAN! bijeenkomsten voor verschillende sectoren zoals voor de Zorg, het Openbaar Vervoer, maar ook voor bedrijven op Schiphol.
Wilt u niets missen, meldt u zich dan kosteloos aan voor het PLAN! netwerk. Wij houden u graag op de hoogte van alle nieuwe evenementen en PLAN! bijeenkomsten.
Mogelijk ook interessant voor u:
6 kwaliteiten van een goede planner
De planner heeft uiteenlopende rollen. Hij adviseert en ondersteunt het management bij de organisatie van het werk. Tevens functioneert hij als een klankbord voor het personeel. Om de werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren, zijn er een aantal kwaliteiten van groot belang
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
