Steeds meer organisaties besteden aandacht aan strategische personeelsplanning (SPP) en aan operationele personeelsplanning (OPP). Maar de planning tussen SPP en OPP wordt nog te vaak over het hoofd gezien. Het gaat hierbij om de tactische personeelsplanning waar nog een wereld te winnen is. In het eerste deel van een serie blogs over dit onderwerp, gaan wij dieper in op dit belangrijke, maar vaak vergeten, onderwerp.
Wat is tactische personeelsplanning?
Tactische personeelsplanning heeft betrekking op personeelsplanning op middellange termijn. Bij tactische personeelsplanning richt de planner of het management zich in de eerste plaats op de verwachtingen in werk én de beschikbare medewerkers voor de periode van een jaar. Tactische personeelsplanning (TPP) is de cruciale schakel tussen de strategie en visie van een organisatie en de dagelijkse personeelsplanning. Welke tactiek hanteert een organisatie om de strategie op middellange termijn tot uitwerking te krijgen? Hierbij is het essentieel om te meten of de doelen zijn behaald. Als organisatie wil je wettelijke kaders zo veel mogelijk borgen door middel van begrijpelijke handboeken en instructies. Ook wil je uiteraard planmethodieken optimaliseren. Je wilt scenario’s kunnen draaien op het gebied van werkaanbod en personele inzet: capaciteitsplanning. Daarnaast wil je jouw planners opleiden én het planproces faciliteren met de best passende software. Als je als organisatie bovengenoemde zaken goed inricht, loopt het in de operatie goed en draagt dit dagelijks bij aan het behalen van de strategische doelen. Zonder de juiste tactiek, kabbelt de operatie door en worden doelen niet behaald.
Het doel van TPP
Met een tactische personeelsplanning (TPP) krijgen organisaties een goed inzicht van eventuele onder- en overbezetting op bepaalde momenten in het operationele proces. Het werk én de personele beschikbaarheid worden namelijk inzichtelijk gemaakt tot ongeveer een jaar vooruit.
In een situatie waarbij een organisatie te kampen heeft met personeelstekort of juist overbezetting, kan het management bijtijds handelen. Bijvoorbeeld door het opschuiven van opleidingen of het in handen nemen van interim medewerkers. De tactische personeelsplanning zorgt ervoor dat management inzicht heeft in de mogelijke gevolgen van correctieve acties en, waar nodig, op tijd bijstuurt.
Het doel van tactische personeelsplanning is dat een organisatie kan sturen en besluiten kan nemen door:
- gefundeerde keuzes te maken over het uit te voeren werk: Is het mogelijk om werk te verplaatsen (in de tijd)? Kunnen afspraken met klanten of leveranciers worden aangepast?
- gefundeerde keuzes te maken over het inzetten van het personeel: Is het mogelijk om de beschikbaarheid van het personeel anders te verspreiden in de tijd? Moeten medewerkers worden omgeschoold of moet er een werving- en selectieprocedure worden opgestart? Hoe passen wij een jaarurensystematiek toe?
Waarom kiezen voor tactische personeelsplanning?
Organisaties kiezen ervoor om vooruit te plannen om ad hoc issues in de personele bezetting zo veel mogelijk te vermijden. Dit geeft inzicht in de te verwachten situatie binnen een bedrijfsonderdeel of afdeling en geeft mogelijkheden om te sturen. Organisaties koppelen het vooruit plannen aan een (budgettair) jaarplan, zodat zij verwachtingen kunnen vertalen in budgetten. Ook is er ruimte om doelstellingen bij te sturen.
Deze doelstellingen zijn gemaakt op strategisch niveau en gelden voor meerdere jaren. Direct gerelateerd aan deze doelstellingen, zijn de doelstellingen over de personele inzet. Deze kaders worden vertaald naar doelstellingen voor het komende jaar en zijn leidend voor de tactische personeelsplanning. Aan de hand van prestatie-indicatoren (KPI’s) kunnen de doelstellingen meetbaar worden gemaakt en worden gevolgd.
Aanleidingen
De input van een jaarplan komt vanuit het strategisch niveau, waarin scenario’s worden uitgewerkt. Hierdoor krijgen organisaties op middellange termijn inzicht in de werkzaamheden, personele beschikbaarheid en vastgestelde prestatie-indicatoren (KPI’s). TPP zorgt ervoor dat vroegtijdig risico’s inzichtelijk worden gemaakt en, door middel van het uitwerken van scenario’s, de risico’s kunnen worden afgedekt. Het management krijgt hierdoor sturingsmogelijkheden om KPI’s te verbeteren.
Naast het jaarplan, zijn er nog meer aanleidingen om een goede tactische personeelsplanning op te stellen en te beheren:
- een (sterk) wisselend werkaanbod. Door een gedetailleerde capaciteitsplanning op te stellen krijgt de organisatie inzicht in het uit te voeren werk en de beschikbaarheid van het personeel;
- over- en onderbezetting. Vaak zijn er periodes in bijvoorbeeld het jaar of op bepaalde momenten van de dag dat er een tekort of een overschot aan personeel. Op het laatste moment is het lastig om nog mensen in te huren of vrij te geven. Als dit vroegtijdiger kan worden gedaan, hoeven er minder vaak/minder veel uitzendkrachten ingezet te worden.
- (structureel) overwerk. Overwerk lijkt soms onvermijdelijk, zeker in drukke periodes of in bijvoorbeeld vakantieperiodes. Toch kan er op middellange termijn goed gestuurd worden op overwerk, mits inzichtelijk is wanneer en in welke mate dit voorkomt;
- (structurele) problemen tijdens de zomervakantie (vakantieplanning). Een rommelige vakantieplanning, met veel last-minute wijzigingen of klachten onder medewerkers, levert naast frustratie ook vaak extra inhuur op;
- aangepaste doelstelling. Doelstellingen die vanuit strategisch oogpunt worden aangepast, zullen uitwerking hebben op tactisch en operationeel niveau. Deze aanpassingen zullen moeten worden verwerkt in bijvoorbeeld de formatieberekening of een rooster. Als bijvoorbeeld de doelstelling over externe inhuur wordt aangescherpt, dan heeft dit direct invloed op roosters, procedures bij ziekmelding of de vakantieplanning. Omgekeerd kunnen scenario-berekeningen ook bijdragen aan het maken van strategische keuzes;
- opleidingen die de operatie verstoren. Als een opleidingsplanning niet aansluit op de operationele planning, zodat bijvoorbeeld in drukke periodes allerlei opleidingen worden ingepland, leidt dit tot onnodige onderbezetting. Juist een goede afstemming van opleidingen, operatie en vakantie maakt het mogelijk om bijvoorbeeld onder- en overbezetting te minimaliseren.
Meer weten?
Meer weten over tactische personeelsplanning? Of wilt u op weg geholpen worden met uw planning? Neem gerust contact met ons op.
Mogelijk ook interessant voor u:
4 tips voor gezondere ploegendienst medewerkers
Ploegendiensten brengen niet alleen fysieke, maar ook mentale en sociale gevolgen met zich mee. Lees hier 4 tips voor vitale ploegendienst medewerkers.
‘Must knows’ van de Arbeidstijdenwet (ATW)
Iedere werkgever is verantwoordelijk voor een zorgvuldige urenregistratie van zijn werknemers (zoals begin- en eindtijden diensten, pauzes en oproepen). Deze registratie is één van de belangrijkste eisen van de Arbeidstijdenwet, want het daadwerkelijk gelopen rooster moet voldoen aan alle wettelijke regelgeving. In de praktijk is het vaak een uitdaging om te voldoen aan de ATW, met name bij onregelmatige diensten.
