Tijdstudie: inzicht in werkdruk en efficiency
In veel sectoren kunnen personeelskosten oplopen tot 40-60% van de totale kosten. Uw medewerkers zijn dus een belangrijk deel van uw kapitaal. Maar heeft u voldoende inzicht in hoe de werkdag van uw medewerkers eruit ziet? Hoe veel tijd zijn zij bijvoorbeeld kwijt aan taken die weinig bijdragen aan het behalen van uw organisatiedoelstellingen? Passen hun werkzaamheden bij hun (kennis)niveau? En kunnen processen misschien efficiënter worden ingericht? Wanneer u begrijpt hoe en waaraan medewerkers hun tijd besteden, kunt u uw mensen daar inzetten waar zij het meeste waarde toevoegen.
Tijdstudie als veelzijdig instrument
Afhankelijk van het beoogde doel van een tijdstudie kunnen verschillende methoden gebruikt worden om tijdsbesteding in kaart te brengen. We noemen er hier twee:
Een Multi Moment Opname (MMO)
In een MMO wordt op vaste tijden, zoals iedere vijf minuten of ieder half uur, geregistreerd wat medewerkers op dat moment aan het doen zijn. Het resultaat is een compleet beeld van de tijdsbesteding van medewerkers gedurende hun dienst. Hierbij wordt vaak een onderscheid gemaakt tussen drie soorten werkzaamheden:
- Tijd die wordt besteed aan primaire werkzaamheden die direct bijdragen aan het primaire proces van de organisatie.
- Tijd die wordt besteed aan secundaire werkzaamheden die het primaire proces ondersteunen, zoals administratie of training.
- Tijd die wordt besteed aan tertiaire werkzaamheden die geen bijdrage leveren aan de organisatie, zoals wachttijd.
Een MMO maakt de verhoudingen tussen deze drie tijdsbestedingen inzichtelijk. Ook kunnen statistische modellen gebruikt worden om de resultaten van een MMO te relateren aan andere metingen, zoals bijvoorbeeld omzet of klanttevredenheid. Hiermee kan in kaart worden gebracht hoe de hoeveelheid tijd die aan bepaalde taken wordt besteed samenhangt met het behalen van organisatiedoelstellingen.
Een continue tijdstudie (CTS)
Een tweede vorm van tijdstudie die we hier willen noemen is een continue tijdstudie (CTS). Hierbij wordt herhaaldelijk gemeten hoe lang een representatieve medewerker nodig heeft om een bepaalde taak uit te voeren. Deze metingen worden vervolgens gebruikt om een standaard op te stellen van de benodigde tijd voor verschillende taken en activiteiten. Een CTS is met name waardevol voor activiteiten die volgens een standaardprocedure worden uitgevoerd en een grote impact hebben op het tijdsbeslag van medewerkers. De standaardtijden die op deze manier zijn afgeleid, worden dan bijvoorbeeld gebruikt bij het berekenen van de benodigde arbeidscapaciteit.
Onze integrale aanpak
Om een representatief beeld van tijdsbesteding te krijgen, is het cruciaal om een tijdsonderzoek goed te positioneren bij managers en medewerkers. Met deze aanpak begrijpen zij dat de studie niet bedoeld is om individuen te beoordelen. Bij Déhora vullen we een tijdstudie aan met interviews, vragenlijstonderzoek of focusgroepsgesprekken onder managers en medewerkers. Hun ervaringen zijn onmisbaar om de resultaten te interpreteren en in context te plaatsen. Medewerkers hebben immers het beste beeld van de situatie op de werkvloer. Zij kunnen vaak inzichtelijk maken waarom processen op een bepaalde manier worden doorlopen. Bovendien geeft dit betrokkenen de kans om hun ervaringen en interpretatie van de resultaten te delen. Hierdoor wordt het draagvlak voor het onderzoek vergroot.
Welke resultaten kunt u verwachten?
Een beter inzicht in de tijdsbesteding van uw medewerkers kan u op veel terreinen winst opleveren, zoals:
- Het vaststellen van de tijd die verschillende taken in beslag nemen, kan bijvoorbeeld de basis vormen voor uw capaciteitsplanning.
- U kunt uw efficiëntie verbeteren door kritisch te kijken naar het niveau waarop taken worden uitgevoerd, de tijd die wordt besteed aan het doorlopen van verschillende processtappen en de tijd die medewerkers moeten wachten om verder te kunnen met hun werkzaamheden.
- Door de relatie tussen tijdsbesteding en bedrijfsdoelstellingen in kaart te brengen, kunt u beter bepalen hoe uw medewerkers het meeste waarde toevoegen.
Meer weten over de toepassing van tijdstudies?
Wilt u weten hoe tijdstudies uw organisatie verder kunnen helpen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
