7 planning tips voor een goed vakantierooster

gouden tips voor een optimaal vakantierooster

De zomervakantie staat voor de deur. Een tijd waarin veel medewerkers genieten van een zorgeloze vakantieperiode. Een ontspannen periode voor de medewerkers, maar ook een hoop gepuzzel met planningen. Vanaf december zitten veel planners al met hun handen in het haar. “Wat staat ons aankomende zomer weer te wachten?” Voorkom zweten van de stress in de zomermaanden. Met deze gouden tips kun je als planner zorgeloos iedere vakantie door met een goed vakantierooster.

1. Begin op tijd

De meest belangrijke tip: begin op tijd! Communiceer een uiterste datum waarop personeel een vakantieaanvraag kan indienen. Inventariseer enkele maanden vooraf wanneer de medewerkers op vakantie gaan. Zodra alle vakantieverzoeken zijn ontvangen, kan je beginnen met de opmaak van je vakantieplanning. Uiteraard probeer je zoveel mogelijk aanvragen in te willigen.

2. Minimale capaciteit en bezetting

Een vakantieperiode gaat vaak gepaard met een toename (cfr. horeca) of juist een afname (cfr. bouwsector) van de hoeveelheid werk. Maak op voorhand een goede inschatting van de werkzaamheden, gebaseerd op het werkaanbod van voorgaande jaren. Of beter nog, voer een werkaanbodanalyse uit. Dit is een model dat Déhora veelvuldig in de vakantieproblematiek succesvol toepast. Naar aanleiding van de uitkomsten van zowel deze analyse als een inventarisatie van de vakantiewensen, wordt een vakantierooster (zomerrooster) ontwikkeld.

3. Benoem knelpunten

Start met het invullen van een basisrooster aan de hand van de verlofaanvragen. Op deze wijze heb je een goed zicht op de beschikbare medewerkers in een desbetreffende periode. Al snel zal duidelijk worden waar de knelpunten liggen, en waar er sprake is van onderbezetting. De krapte dient in beeld gebracht te worden, zodat je hier in een vroeg stadium op kan anticiperen (zie tip 5). Ook zie je in een oogopslag waar je eventueel meer personeel ter beschikking hebt dan in feite nodig is, vanwege een rustige vakantieperiode. In dit geval is het een goede gelegenheid om secundaire taken uit te voeren die in dat jaar zijn blijven liggen.

4. Beperk werkzaamheden (indien van toepassing)

Beperk bepaalde werkzaamheden tijdens de grote vakantieperiode. Om potentiële onderbezetting op te vangen kan je o.a. bijsturen op het niveau van het werk. Plan bijvoorbeeld geen onderhoud in of beperk de productie waar mogelijk. Bied geen cursussen of trainingen aan in de zomer wanneer je een personeelstekort verwacht.

5. Betrek het personeel

Kom je er toch niet uit, dan ga je eerst bij je personeel ten rade. Ga na of je werknemers er onderling uit komen. Betrek hen bij het planningsprobleem. Bij een methode zoals het zelfroosteren kan dit onderling goed afgestemd worden.

Lukt dat niet? Dan is het aan de werkgever om te beslissen welke vakantieaanvragen niet (volledig) worden goedgekeurd. Houd daarbij rekening met de regelgeving vanuit de cao en individuele arbeidsovereenkomsten, want verlof mag je uiteraard niet zomaar weigeren. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen voorrang.

6. Tijdelijke versterking

Blijven er gaten over? Misschien kan je vragen aan parttime krachten om extra uren te werken. Vaak staan parttimers daar positief tegenover. Er is altijd nog een mogelijkheid om beroep te doen op uitzendkrachten, stagiaires of studenten.

7. Communiceer de vakantieplanning

Wees transparant over de vakantieplanning. Maak de definitieve planning voor iedereen zichtbaar, bijvoorbeeld via intranet en/of hang een afgedrukte versie op een centrale plek. Zo weten collega’s wanneer medecollega’s op vakantie zijn. Bij ziekte zien ze ook direct wie er beschikbaar is voor vervanging.

 

Wij adviseren u graag!

De adviseurs van Déhora kunnen u  uitstekend van dienst zijn. Met onze expertise ondersteunen wij bij de ontwikkeling van een passend vakantierooster. Desgewenst adviseren wij u over het efficiënter inrichten van werkzaamheden of andere maatregelen.

  • Onze incompany workshop ‘Zomerrooster maken‘ is wellicht een goede oplossing om uw organisatie ieder jaar optimaal voor te bereiden op de zomerperiode.
  • Heeft u problemen met de vervanging van uw planners tijdens de vakantieperiode? Déhora levert ook interim planners die direct inzetbaar en snel ingewerkt zijn.

 

Voor meer informatie of een vrijblijvend oriëntatiegesprek kunt u contact met ons opnemen.

Mogelijk ook interessant voor u:

zomertijd biologische klok
Switch naar de zomertijd. Is dat wel zo eenvoudig?

Invloed personeelsplanning Voor wat betreft de personeelsplanning zullen de meeste plansystemen zich automatisch op de zomertijd aanpassen. Er zijn verschillende…

interim extra capaciteit
Extra handen nodig binnen uw planorganisatie?

Ook managers van planningsafdelingen maken uiteraard een jaarplan en jaarplanning. Op iedere planningsafdeling zijn er verbeterplannen die extra werk met zich meebrengen in een vaak al hectische dagelijkse praktijk. Hoe plant de manager zijn of haar eigen fluctuerende werkaanbod?