Test jouw kennis van burn-out preventie
Hoe ga je slim, gezond en flexibel met tijd om in de vakantieperiode? Het maken van een vakantieplanning kan, door de vele afwezigen, een grote uitdaging zijn. De planning heeft invloed op de organisatie als geheel, maar ook op de managers, planning professionals en individuele medewerkers. Het is daarom van belang dat er goede beleidskaders zijn opgesteld rondom de aanvraag van vakanties. Daarom hebben wij een aantal punten op een rij gezet om rekening mee te houden, voor een passende planning in vakantieperiodes.
Bij de aanvraag is het belangrijk dat er duidelijkheid is over het verschil tussen een vakantie- en verlofaanvraag. Een verlofaanvraag wordt vaker in een later stadium gedaan, terwijl een vakantieaanvraag meestal al geruime tijd van te voren bekend is. Voor het maken van een succesvolle vakantieplanning is tijdige bekendheid over de vakantieaanvragen noodzakelijk. Geef daarom duidelijk aan tot wanneer medewerkers vakantieaanvragen en -wensen in mogen dienen en hoe je omgaat met medewerkers die te laat zijn.
Hoeveel medewerkers per week op vakantie kunnen is vaak een percentage van de gehele pool aan medewerkers. Helaas is het niet mogelijk om een vast percentage te maken voor ieder bedrijf, locatie of afdeling. Alle teams zijn verschillend, waardoor er kritisch naar de minimale personele behoefte per team gekeken moet worden.
Met een goede vakantieverdeling ben je er nog niet. Bouw daarom ruimte in de planning om onvoorziene zaken op te kunnen vangen, zoals verlofaanvragen. Zorg ervoor dat er medewerkers (vast personeel, flex of PNIL) klaar staan die het werk kunnen doen en beschikken over de juiste kennis en kunde. Houd hierbij de en cao regelgeving goed in de gaten.
In het proces zijn de planners, locatiemanagers en de medewerkers verantwoordelijk. Er dient vastgesteld te worden wie de definitieve beslissing neemt over het akkoord van de aangevraagde vakanties, wie de lead heeft in het verzamelen van de vakantieaanvragen en wie meedenkt met de medewerkers om aan zoveel mogelijk wensen te voldoen.
Vanaf december zitten dus veel planners al met hun handen in het haar. “Wat staat ons aankomende zomer weer te wachten?” Voorkom zweten van de stress in de zomermaanden door onderstaande gouden tips:
1. Begin op tijd
De meest belangrijke tip: begin op tijd! Communiceer een uiterste datum waarop personeel een vakantieaanvraag kan indienen. Inventariseer enkele maanden vooraf wanneer de medewerkers op vakantie gaan. Zodra alle vakantieverzoeken zijn ontvangen, kan je beginnen met de opmaak van je vakantieplanning. Uiteraard probeer je zoveel mogelijk aanvragen in te willigen.
2. Minimale capaciteit en bezetting
Een vakantieperiode gaat vaak gepaard met een toename (cfr. horeca) of juist een afname (cfr. bouwsector) van de hoeveelheid werk. Maak op voorhand een goede inschatting van de werkzaamheden, gebaseerd op het werkaanbod van voorgaande jaren. Of beter nog, voer een werkaanbodanalyse uit. Dit is een model dat Déhora veelvuldig in de vakantieproblematiek succesvol toepast. Naar aanleiding van de uitkomsten van zowel deze analyse als een inventarisatie van de vakantiewensen, wordt een vakantierooster (zomerrooster) ontwikkeld.
3. Benoem knelpunten
Start met het invullen van een basisrooster aan de hand van de verlofaanvragen. Op deze wijze heb je een goed zicht op de beschikbare medewerkers in een desbetreffende periode. Al snel zal duidelijk worden waar de knelpunten liggen, en waar er sprake is van onderbezetting. De krapte dient in beeld gebracht te worden, zodat je hier in een vroeg stadium op kan anticiperen (zie tip 5). Ook zie je in een oogopslag waar je eventueel meer personeel ter beschikking hebt dan in feite nodig is, vanwege een rustige vakantieperiode. In dit geval is het een goede gelegenheid om secundaire taken uit te voeren die in dat jaar zijn blijven liggen.
4. Beperk werkzaamheden (indien van toepassing)
Beperk bepaalde werkzaamheden tijdens de grote vakantieperiode. Om potentiële onderbezetting op te vangen kan je o.a. bijsturen op het niveau van het werk. Plan bijvoorbeeld geen onderhoud in of beperk de productie waar mogelijk. Bied geen cursussen of trainingen aan in de zomer wanneer je een personeelstekort verwacht.
5. Betrek het personeel
Kom je er toch niet uit, dan ga je eerst bij je personeel ten rade. Ga na of je werknemers er onderling uit komen. Betrek hen bij het planningsprobleem. Bij een methode zoals het zelfroosteren kan dit onderling goed afgestemd worden.
Lukt dat niet? Dan is het aan de werkgever om te beslissen welke vakantieaanvragen niet (volledig) worden goedgekeurd. Houd daarbij rekening met de regelgeving vanuit de cao en individuele arbeidsovereenkomsten, want verlof mag je uiteraard niet zomaar weigeren. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen voorrang.
6. Tijdelijke versterking
Blijven er gaten over? Misschien kan je vragen aan parttime krachten om extra uren te werken. Vaak staan parttimers daar positief tegenover. Er is altijd nog een mogelijkheid om beroep te doen op uitzendkrachten, stagiaires of studenten.
7. Communiceer de vakantieplanning
Wees transparant over de vakantieplanning. Maak de definitieve planning voor iedereen zichtbaar, bijvoorbeeld via intranet en/of hang een afgedrukte versie op een centrale plek. Zo weten collega’s wanneer medecollega’s op vakantie zijn. Bij ziekte zien ze ook direct wie er beschikbaar is voor vervanging.
Wij adviseren u graag!
De adviseurs van Déhora kunnen u uitstekend van dienst zijn. Met onze expertise ondersteunen wij bij de ontwikkeling van een passend vakantierooster. Desgewenst adviseren wij u over het efficiënter inrichten van werkzaamheden of andere maatregelen.
- Onze PLAN! Event. Hij is terug, in een nieuw jasje. Bekijk het komende event hier.
- Onze incompany workshop ‘Zomerrooster maken‘ is wellicht een goede oplossing om uw organisatie ieder jaar optimaal voor te bereiden op de zomerperiode.
- Heeft u problemen met de vervanging van uw planners tijdens de vakantieperiode? Déhora levert ook interim planners die direct inzetbaar en snel ingewerkt zijn.
Voor meer informatie of een vrijblijvend oriëntatiegesprek kunt u contact met ons opnemen.
